Prowadzenie efektywnej prezentacji, sztuka wystąpień publicznych

Większość firmowych prezentacji jest „przegadana”. Eksperci firmowi mają problem z właściwą selekcją posiadanej wiedzy a późnej z adekwatną do celu prezentacji artykulacją przekazu – swojej idei.
Grzech nadmiaru prowadzi do śmierci

Nadmiar informacji, nawet ten prezentowany w atrakcyjnej dla oka i ucha formie nie gwarantuje realizacji celu wystąpienia. Nadmiar prezentowanych informacji zabija. Zabija odbiorców, bo Ci zamiast być zainspirowani są znużeni i zniechęceni do podejmowania jakichkolwiek działań. Zabija też prezenterów - ci "umierają " na skutek przeżywanego stresu przed i w trakcie wystąpienia.

Niestrawione fragmenty przyczyną zgagi

Krowa, podobnie jak inne roślinożerne, dysponuje kilkoma żołądkami. To dzięki nim może „przerabiać” tony trawy czy siana na mleko czy mięso. Taka krowa może pozwolić sobie na powolne metabolizowanie konsumowanej trawy. Oczywiście trwa to długo. Człowiek nie dysponuje ani tyloma żołądkami ani tak długim czasem. Przeciążony informacjami człowiek dużo lepiej trawi przetworzoną żywność. Jego nadmiernie obciążony mózg potrzebuje wysoko przetworzonych i skondensowanych treści. Wniosków popartych argumentami, które dostarczone w atrakcyjnej, przemawiającej do wyobraźni formie pomogą mu szybciej podjąć właściwe decyzje.

Prowadzenie efektywnej prezentacji, sztuka wystąpień publicznych

Co jednak dostaje podczas firmowej prezentacji?

Najczęściej mix niestrawionych przez prezenterów fragmentów informacji. Są to zwykle ciągi, raczej mniej niż bardziej przetworzonych danych, które w formie tabel, całych zdań a rzadziej wykresów. Te ostatnie prawie zawsze są także przeładowane informacyjnie. Slajdy, którymi karmione są mózgi odbiorców firmowych prezentacji, dość szybko powodują zgagę a z pewnością uczucie ciężkości. Nie jest to przyjemne odczucie i długo pozostawia niesmak. Tymczasem może być inaczej. Ktoś jednak musi odrobić zadanie domowe i nie jest to odbiorca prezentacji.

Sztuka wystąpień publicznych

Wzrost efektywności pracy przez efektywniejsze prezentacje

Współczesny polski pracownik nadal jest mało efektywny, na tle pracowników zachodu. Jedną z przyczyn niskiej efektywności jest prowadzenie mało efektywnych prezentacji. Jestem wciąż pod wrażeniem jak uparcie i konsekwentnie pracownicy polskich firm przygotowują przeładowane treścią pokazy slajdów a potem … męczą się sami i męczą odbiorców. Tymczasem by zwiększyć efektowność pracy wystarczy z większą starannością podejść do firmowych prezentacji. Nie wystarczy Ctrl+C a potem Ctrl+V by zrobić dobrą prezentację. Nie wystarcza wyczerpująco przedstawić temat „zmuszając” jednocześnie odbiorców do tego, by sami wyciągali wnioski. By zwiększyć efektywność firmowych prezentacji zachęcam do tego, aby to prowadzący wyciągali wnioski i właśnie je prezentowali podczas publicznych pokazów. To wnioski powinny być sednem prezentacji i to o wnioskach powinno się mówić podczas spotkania. O ile wzrośnie efektywność spotkania, jeśli od jego początku prowadzący przedstawi konkluzje do jakiej doszedł pracując nad „tematem” prezentacji? Ile czasu oszczędzi odbiorcom, jeśli od początku będzie wiadomo do czego zmierza?

Oczywiście wymaga to odwagi i wzięcia odpowiedzialności za poczynioną analizę. Ktoś może zakwestionować prezentowane wnioski - naszą syntezę. Słowem trzeba sporo przemyśleć, by zrobić sensowną prezentację. Kto ma czas na przygotowania? Ale czy nie za myślenie nam płacą?

W polskiej kulturze nadal bardziej ceni się działanie a nie myślenie. Jednak jeśli w tej materii nic się nie zmieni nadal prowadzący prezentacje będą:
  • Dziesiątki godzin poświęcać na przygotowanie nadmiernej ilości treści, wkładając wysiłek w to, by forma slajdów przyciągała uwagę,
  • W trakcie spotkania stawać na głowie by przy 45 slajdzie pobudzić zainteresowanie odbiorców,
  • Ponosić koszty stresu związanego z wystąpieniem i prezentacją nudnego w swej treści przekazu.
Jeśli nic się nie zmieni odbiorcy prezentacji nadal będą:
  • Cierpliwie znosić czytanie dziesiątków slajdów przez prowadzących prezentacje aż … utracą zdolność koncentracji i przestaną słuchać,
  • Trenować się w ukrywaniu innych aktywności w trakcie nudnej prezentacji (pisaniu e-maili, sms-ów, myśleniu o swoich projektach),
  • Zadawać „dziwne” pytania czy atakować prowadzącego, by dostarczyć sobie czy innym towarzyszom niedoli, co nieco rozrywki,
  • Odbywać ten sam rytuał uczestniczenia w firmowych prezentacjach, których forma i długość się nie zmienia. Ponieważ nie dają informacji zwrotnej prowadzącym (bo sami niebawem będą także prowadzić prezentacje) będą nadal uczestniczyć w chocholim tańcu,
  • Zaległości w realizacji celów czy zadań odrabiać po pracy lub kosztem innych projektów (ewentualnie rezygnując z uczestnictwa w prezentacjach innych współpracowników).

Zbawienne 15 minut

TEDex jest świetnym przykładem, tego, że prezentacje mogą być bardzo treściwe, wręcz esencjonalne a do tego niebanalne w formie. Prezentacje te trwają 15 minut i prowadzący musi się zmieścić w tym czasie. Ten reżim czasowy zmusza do przemyślenia celu swojej prezentacji. To ograniczenie wymusza wręcz przedstawianie jedynie wniosków, idei a potem do uzasadniania tychże. Występujący w TEDex w czasie 15 minut mieszczą także opowieść i wezwanie do działania. To wystarczająco dużo, by zainspirować się tymi wystąpieniami i nawet radykalnie zmienić coś w firmowych prezentacjach.

Jeśli połowa firmowych prezentacji zmieniłaby formę do TEDexowskich 15 minut to na co można by poświęcić aktualnie marnowany czas spędzony na prezentacjach? Jeśli przemnożyć oszczędzony czas przez liczbę odbiorców firmowych prezentacji to jak duży budżet czasu zyskaliby odbiorcy?

W tym wezwaniu do ograniczenia się do 15 minut nie chodzi tylko o oszczędność czasu, ale także o to, że zmiana formy zmusza do zmiany jakości prowadzonych prezentacji. Często radykalnej zmiany.

Epoka nadmiaru a ascetyzm

Żyjemy w świecie nadmiaru. Każdy z nas doświadcza nadpodaży informacji. Płyną one strumieniami od naszych współpracowników, przełożonych, klientów czy dostawców. Skoro płyną zmuszeni jesteśmy je analizować a potem podejmować decyzje. Od jakości posiadanych informacji zależy efektywność decyzji. Jednym z kluczowych źródeł informacji są firmowe prezentacje. Niestety większość z tych firmowych prezentacji jest przesycona treścią, którą jako odbiorcy jesteśmy zmuszeni analizować lub … ignorować. W kontekście wspomnianej nadpodaży wybieramy raczej tę drugą opcje.

Statystyczny pracownik ma w ciągu dnia taką ilość informacji do przeanalizowania, którą nasi przodkowie mieli w ciągu miesięcy. Cóż w związku z tym ma począć prowadzący prezentacje? Stanąć na głowie, by mimo wszystko „tłoczyć” kolejne bity informacji? Moim zdaniem wręcz odwrotnie ma się ich pozbyć. Z korzyścią dla siebie i odbiorców.

Jeśli więc zamiast mnożyć informacje, zaczniemy je syntezować radykalnie podniesie się efektywność tej formy komunikacji. Ten świadomie uprawiany ascetyzm oznacza konieczność zmiany nawyków. Na szczęście są już wyznawcy takiej wizji. Kolejni uczestnicy szkoleń, którzy wracają do mnie na kolejne szkolenie np. z zakresu storytellingu czy szlifując swój warsztat, potwierdzają słuszność mojej naczelnej tezy o konieczności selekcji informacji. Selekcja, ta podporządkowana celowi jaki ma prowadzący, przynosi jedynie korzyści.

Co dalej?

Proponuję udział w szkoleniu, które w pierwszej kolejności pozwoli na zrewidowanie dotychczasowego podejścia do tworzenia prezentacji w a drugiej na zweryfikowanie nawyków prezentacyjnych. Szkolenie, dzięki sprawdzonej formule, pozwoli na uzyskanie świeżego spojrzenia na przygotowywanie skuteczniejszych prezentacji oraz zainicjowanie zmiany nawyków komunikacyjnych podczas prowadzenia prezentacji.

Czy jesteś gotów na podjęcie wyzwania?

Wykonaj pierwszy krok na drodze do zwiększenia skuteczności wywierania wpływu podczas Twoich wystąpień. Uchroń swoich odbiorców i siebie przed śmiercią a przynajmniej przed zgagą.

Prowadzenie efektywnej prezentacji, sztuka wystąpień publicznych
Autor: Tomasz Kras

Polecamy też:

Najnowszy artykuł