By lepiej zarządzać czasem potrzebujesz zmienić coś w sobie.

Pracujesz zbyt długo?

Robi tak większość menedżerów. Zamiast 8-9 godzin przesiadują w pracy ponad 14 godzin dziennie. Najszybsi wykonują w ciągu dnia blisko 600 różnych czynności, zamiast 10-15.

Jesteśmy pracowici i naprawdę staramy się, ale czy jest to powód do dumy? Czy osiągamy rezultaty o jakich marzymy? A może nie mamy już czasu na marzenia?

Co złego jest w pracoholizmie?

Prowadzi na manowce, choć wygląda jak sposób na sukces. Za fasadą bycia wydajnym, odpowiedzialnym i niezastąpionym często kryje się prosty fakt, że trochę się zagubiliśmy. Na ogół traktujemy pracoholizm jako stan tymczasowy. Poświęcamy się w imię lepszej przyszłości. Tylko że ta przyszłość, jak fatamorgana, wciąż się oddala. Bo chociaż się staramy, jesteśmy coraz mniej skuteczni. Nie potrafimy właściwie wykorzystać danego nam czasu. Chcemy wszystko ogarnąć i wszystkiego dopilnować, nie odpuszczamy. Praca jest przecież wspaniała, kiedy tyle się dzieje i my jesteśmy w tym ważni. Pułapka jednak polega na tym, że rzucenie się w wir bieżących spraw pozwala nie zauważyć, że z czymś sobie nie radzimy. Coś ważnego umyka naszej uwadze – nie działamy strategicznie.

Jak to możliwe, że mając dobre chęci i angażując mnóstwo energii nie jesteśmy efektywni? Czy sumienność nie jest cnotą? Jest, o ile wspiera inne atuty, a nie kompensuje ich brak. Takimi cnotami dla menedżera są: umiejętność wyznaczenia strategii, nadawania priorytetów zadaniom, planowania, delegowania zadań, wzbudzania ducha zespołowości i zaangażowania, dbałość o systematyczny rozwój własny i podległych pracowników, a także zaufanie do innych i do siebie. Kiedy brakuje nam ufności to działamy tak, jakbyśmy pozostałych cnót nie mieli. W praktyce są one najczęściej składane w ofierze chronicznego gaszenia pożarów.

Kiedy bierzemy za dużo spraw na siebie i nie nadążamy ze wszystkim, uruchamiamy mechanizm błędnego koła, z którego trudno jest się samodzielnie wyzwolić. Działanie tego mechanizmu jest przewrotne. Z jednej strony wciąż karmimy się iluzją, że jeszcze trochę wysiłku i już za chwilę uda nam się wszystko poukładać i domknąć zaległe sprawy. Z drugiej strony ponosimy wysokie, ukryte koszty takiej sytuacji, które sabotują nasze nadzieje na sukces. Kosztami tymi są: stres, frustracja, negatywne emocje – jak choćby drażliwość lub niepokój o przyszłość, wypalenie, przepracowanie, utrata zdrowia, brak energii, brak satysfakcji z życia, zaniedbane relacje i wreszcie – zakurzone marzenia.

Długofalowo to błędne koło nieuchronnie obniża naszą efektywność, czemu próbujemy zaradzić zwiększając ilość godzin pracy...

Problemy z efektywnym wykorzystaniem czasu dotyczą bardzo wielu ludzi. Obecne tempo życia, rozwój mediów i nadprodukcja informacji jeszcze pogarszają sytuację. W natłoku bodźców coraz trudniej zachować koncentrację. Nie zawsze chodzi o pracoholizm, czasem bywa odwrotnie – ludzie stają się pasywni, zwlekają z działaniem, czas „przecieka im przez palce”. W przypadku menedżerów na ogół problemem jest jednak „nad-aktywność operacyjna”.

Oczywiście, od dawna rozwijane są metody, techniki i narzędzia mające nam pomóc w skutecznym zarządzaniu czasem, albo zgodnie z nową modą – zarządzaniu sobą w czasie. W istocie chodzi o systematyczne podejmowanie wiążących decyzji: co robimy, jak i kiedy, oraz czego nie robimy. (Największe problemy mamy z ostatnim rodzajem decyzji.)
Wielu autorów publikuje różne recepty na poradzenie sobie z problemem. Na ogół mają one wiele elementów wspólnych lub zbieżnych, poszerzonych o oryginalne pomysły zwiększające repertuar sposobów skutecznego postępowania.

Czego uczą nas panowie?

Steven Covey głosi: „Rób najpierw rzeczy najważniejsze”, przy czym do tych najważniejszych rzeczy zalicza także zachowanie równowagi pomiędzy dbałością o rezultaty, jak i dbałością o odtwarzanie naszej zdolności do ich osiągania. Trochę to zawiłe, ale dobrze to ilustruje zasada „ostrzenia piły”: nie można skutecznie ścinać drzew, jeśli nie będziemy robić cyklicznych przerw na naostrzenie piły. A jak ty dbasz o swoją piłę, o swój rozwój?

Z kolei Brian Tracy jest propagatorem idei, że podstawą skuteczności w życiu jest wyznaczenie spójnych celów i konsekwencja w ich realizacji. Oznacza to też niepodejmowanie działań, które do nich nie prowadzą. Jasne cele zabezpieczają nas przed rozproszeniem uwagi. Na poparcie swych tez Brian Tracy przytacza badania ludzi sukcesu, z których wynika, że czynnikiem wspólnym łączącym tych ludzi było posiadanie jasnych celów – w przeciwieństwie do większości pozostałych.

Ostatnio karierę robi metoda GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Jej podstawą jest codzienne robienie listy zadań, tzw. „koszyka” oraz jej analiza połączona z podjęciem jednoznacznej decyzji, jak należy postąpić z każdym zadaniem. Jeśli ma być wykonane, to należy od razu ustalić kto i kiedy to zrobi. Ciekawostką jest zasada „2 minut”: jeśli wykonanie zadania wymaga mniej niż 2 minuty czasu, to należy je wykonać natychmiast.

Na czym polega sekret skutecznego zarządzania czasem?

Czas na definicję:

"Zarządzanie czasem jest konsekwentnym i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce
sprawdzonych zasad i technik pracy w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez zbędnego trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystywany sensownie i optymalnie" L.J. Seiwert Najbardziej lapidarnie ujął to Peter Drucker: Wykonuj właściwą pracę, a nie jakąkolwiek we właściwy sposób.

By osiągnąć lepsze rezultaty w zarządzaniu czasem, musisz stale podejmować dobre decyzje, w co zaangażujesz swoją energię. Przyspieszanie tempa wykonywania zadań nie pomaga. Paradoksalnie, zamiast robienia więcej i szybciej, skuteczniejsze jest robienie mniej, ale rzeczy właściwych. Kluczowa jest selekcja tego czym się zajmiemy i redukcja liczby zadań, a nie ich zwiększanie. Jest wiele powszechnie znanych technik i metod zarządzania czasem: Metoda ALPEN, macierz Eisenhowera, reguły „Do it”, technika Pomodore, Ive Lee i wiele, wiele innych.

Od czego więc zacząć?

Od określenia właściwych rzeczy. Nie można efektywnie zarządzać swoim czasem jeśli się nie wiemy do czego dążymy – co chcemy osiągnąć. Ważne są więc są Twoje cele osobiste, a w kontekście pracy cele zawodowe.
Najbardziej popularną metodyką jest definiowanie celów tak, by były SMART. Twoje cele powinny być: Specyficzne, Mierzalne, Ambitne, Realistyczne i z określonym Terminem. Warto by były także zdefiniowane pozytywnie, czyli by określały co osiągniemy zamiast czego unikniemy w wyniku ich realizacji. Wskazówki te dotyczą zarówno celu nadrzędnego, czyli życiowego jak i celów operacyjnych. Załóżmy, że zdefiniowałeś swój cel nadrzędny i cele pośrednie. Wiesz co chcesz osiągnąć. Czas zatem na zaplanowanie swojej aktywności. To najbardziej klasyczna część zarządzania czasem. Część metod ogranicza się jedynie do tego aspektu.

Jak planować?

Przydana jest metoda ALPEN autorstwa Lothar'a J. Seiwert'a. Ta heurystyka postępowania służy do analizy a potem sporządzania harmonogramu Twojej aktywności. Sporządzasz go na koniec poprzedniego dnia lub tygodnia. Czas potrzebny na zaplanowanie to 10 - 20 minut dziennie. Istotne by Twoje planowanie odbywało się pisemnie. Zobaczmy jak to może wyglądać w przypadku planowania dnia:

Zrób listę zadań i zapisz je. - Na liście powinny się znaleźć zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, niezrealizowane czynności z poprzedniego dnia, czynności, które doszły dziś i są do załatwienia jutro oraz zadania rutynowe. Metodę opartą jedynie na zapisywaniu listy zadań do wykonania opracował i z powodzeniem stosował i propagował Ivy Lee.
Oszacuj czas trwania – Określ i zapisz przewidywany czas trwania każdej czynności i zsumuj czas wszystkich czynności. Przy określaniu czasów na realizację warto pamiętać o regule Parkinsona, zgodnie z którą praca rozszerza się wprost proporcjonalnie do czasu wyznaczonego na jej wykonanie. Oznacza to, że jeśli mamy określony czas wykonania pracy, to i tak najwydajniej zostanie ona wykonana tuż przy jego końcu, "na ostatnią chwilę". Uwzględniając ten aspekt, należy więc z góry zaplanować końcowy termin, swoisty deadline, którego nie możemy przekroczyć. Jeśli tego nie zrobimy, realizacja danego zadania będzie się przeciągać w nieskończoność.
Zarezerwuj czas na nieprzewidziane – Jeśli jeszcze żywisz przekonanie, że panujesz nad całym swym czasem porzuć go czym prędzej. Praktyczniej jest zaplanować jedynie 60% czasu jakim dysponujesz. Możesz być pewien, że pozostałe 40% pochłoną niepodziewane zadania, których nie jesteś w stanie dziś przewidzieć.
Wyznacz priorytety – Planując zgodnie z regułą 60:40 możemy założyć, że 5 z 8 godzin dnia pracy można efektywnie wykorzystać. By to zrobić niezbędne jest wyznaczenie priorytetów. Jak to zrobić? Niezwykle użyteczna jest metoda generała Dwighta Eisenhowera. Twoje zadania można podzielić wg dwóch kryteriów: wagi i terminowości. Zawsze więc będziesz mieć przed sobą zadania nieważne i niepilne, pilne ale nieważne, ważne i pilne oraz ważne i niepilne. Jeśli określisz do jakiej kategorii należą zapisane już wcześniej zadania będziesz mógł się odmiennie wobec nich zachować. I tak rzeczy ważne i pilne wykonuj osobiście, rzeczy nieważne ale pilne deleguj a nieważne i niepilne „wrzuć do kosza”. Kluczowa decyzja dotyczy rzeczy ważnych i niepilnych. Te bowiem zadania, w przeciwieństwie do pilnych najmniej o sobie przypominają. Byś mógł zająć się nimi jak pilnymi trzeba je umieścić w czasie i określić termin wykonania np. w swoim kalendarzu. Wówczas w stosownym czasie staną się bardziej pilne.
Kontroluj realizację działań - Jeżeli czegoś nie wykonasz w dniu w którym zaplanowałeś ustal kolejny termin. Możesz się spodziewać, że pomimo starań nigdy nie uda Ci się załatwić wszystkich spraw, które zaplanujesz na dany dzień. Umieszczenie w kalendarzu rzeczy ważnych nie oznacza, że je wykonasz.

Nawet jeśli planujesz zgodnie z powyższymi zasadami możesz dać się pochłonąć innym rzeczom i osobom. Nie będąc na „uwagowej diecie” łatwo dać się wymanewrować pożeraczom czasu.

Zmiana w zarządzaniu czasem to w rzeczywistości zmiana siebie.

Eisenhower nie znał innych metod poza swoim sposobem ustalania priorytetów i stosował ją konsekwentnie, była jego druga naturą i dlatego był skuteczny w tym jak zarządzał czasem. Co można zrobić by zbudować drugą naturę?

Definicja zarządzania czasem określa, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez zbędnego trudu. W istocie jest to nawyk, czyli zachowanie, który nie angażuje naszej uwagi, jest oparte o względnie stałe struktury układu nerwowego i jest efektywne, czyli prowadzi do realizacji celu.

Jesteśmy skuteczni, gdy robimy to co należy w sposób automatyczny, na zasadzie autopilota. Jak możemy wykształcić takiego autopilota? Sama znajomość zasad i technik nie tworzy nawyku. Potrzebny jest systematyczny, ukierunkowany wysiłek. Pomocne jest przy tym wsparcie innej osoby, która może nas pokierować i dodać nam odwagi do podjęcia mocnych zobowiązań, a także otuchy by w nich wytrwać. Taką osobą może być mentor lub coach. Podczas wspólnych sesji poddacie analizie pytania:

    *      Co mogę zacząć robić by zrealizować swój cel i zadania efektywniej?
    *      Co mogę skończyć robić by realizować zadania efektywniej?
    *      Czego mogę robić więcej żeby zrealizować swój cel?
    *      Czego mogę robić mniej żeby osiągnąć swój cel ?

Te pytania pozwalają na analizę Twojej aktywności a jednocześnie koncentrują Cię na polu rozwiązań. Cokolwiek tam znajdziesz przesunie Cię we właściwą stronę! Często najszybszy ruch zapewnia metoda małych kroków, jak uczy bajka o żółwiu i zającu.

W stronę podsumowania

Skuteczniejsze zarządzanie czasem jest efektem zmiany sposobu myślenia, ale przede wszystkim zmiany nawyków – zautomatyzowania nowych zachowań. Bez zmiany któregokolwiek z tych dwóch obszarów nie można liczyć na odczuwalną i trwałą zmianę efektywności.

To dlatego sama znajomość heurystyk - zasad i technik zarządzania czasem nie wystarcza. Są one jedynie drogowskazem, ale żaden drogowskaz nie pokonał drogi zamiast wędrowca. Jeśli naprawdę zależy ci na dotarciu do celu, warto byś pomyślał o skorzystaniu z usług przewodnika, którym może być profesjonalny coach.

Wiesław Porosło, Tomasz Kras
Artykuł ukazał się w "Marketing w Praktyce" w II 2010

do góry

Tomasz Kras