Mistrzowska prezentacja - Jak dotrzeć ze swym przesłaniem do odbiorcy?

JAK – jaka powinna być Twoja prezentacja?

Prezentacji nie prowadzi się dla nich samych. Robi się je w określonym celu. Każdy prezentujący o tym wie. Jak pokazuje praktyka odbiorcy prezentacji już tej pewności nie mają. Są w stanie powiedzieć na jaki temat była prezentacja, ale na pytanie co nią chciał osiągnąć prowadzący, zdania są bardzo podzielone. W skrajnych przypadkach pada odpowiedź: „nie wiadomo po co?” Przyczyną tego jest bardzo często niewłaściwe definiowanie celu przez prezentujących. Źle zdefiniowany lub niewłaściwy cel prezentacji w ogromnym stopniu determinuje niewłaściwą formę, czyli właśnie to JAK prezentacja będzie realizowana. Od FORMY prezentacji zależy bardzo wiele. A zależność między celem a formą jest jednokierunkowa. Cel determinuje formę. Owszem można zrobić niezwykłą prezentację, niepowtarzalną w formie. By prezentacja nie była jednak jedynie efektowna forma nie może przerastać treści a ta wynika wprost z celu. Jeśli jest niewłaściwie zdefiniowany cel to nawet zachwycająca prezentacja nie wywoła innego efektu jak zachwyt odbiorcy. Tymczasem, jeśli ma nam pomagać w realizacji celów zawodowych, zamiast efektowna powinna być efektywna. By taka była, krytyczne jest właściwe postawienie jej celu.

Z moich, dziewięcioletnich już doświadczeń w szkoleniu prezenterów wynika, że bez dobrze postawionego celu prezentacji cały czas i wysiłek włożony w opracowanie, stworzenie a potem prowadzenie prezentacji może być łatwo zmarnowany. Prezentacje czasem są nawet ciekawe, intrygujące, ale mimo to nieskuteczne. O co chodzi z tym celem? Oddaję głos prezenterom. Szkoląc pytam ich często: „jaki miałeś cel prowadząc tę konkretną prezentację?” Najczęściej słyszę, że celem było poinformowanie lub przekazanie informacji na temat: produktu, wyników swej pracy, tematu jakim się zajmują, firmy etc. „Mogłeś zatem wydrukować materiały adresatom i przesłać je e-mailem. W ten sposób ten sam cel udałoby ci się zrealizować prościej”– odpowiadam. „Nie, potrzebna była prezentacja”. Pytam dalej „dlaczego? Czy chciałeś tylko poinformować? A może chciałeś osiągnąć coś więcej”. Wówczas w odpowiedzi pojawiają się kolejne cele. Okazuje się, że prezentujący owszem chcieli powiedzieć na dany temat, ale po to by: przekonać, zachęcić, zniechęcić, skłonić do decyzji, pomóc swojemu klientowi w wyborze najlepszego rozwiązania, wzmocnić relacje, zebrać informacje, rozwiązać wspólnie ze współpracownikami problem etc. Tak więc każda prezentacja, niezależnie od tego kto jest jej twórcą, prezenterem i do kogo jest adresowana ma często mniej oczywisty cel – skłonić jej odbiorców do konkretnych zachowań. Ci z prezentujących, którzy nie tylko o tym wiedzą, ale wprost traktują w ten sposób cel swojej prezentacji, są na prostej drodze by opracować a potem poprowadzić sensowną i pragmatyczną prezentacje. Czyli prezentację nie tylko na temat, ale taka, którą prowokuje bardzo konkretne i pożądane zachowania odbiorców. Czy Twoja prezentacja też to potrafi? Czy jej forma jest podporządkowana celowi a może jest po prostu fajna, ładna może nawet niezwykła … Ale czy jest skuteczna? Jeśli jej forma nie jest podporządkowana celowi to szczerze wątpię.

DOTRZEĆ – na czym się skoncentrować by dotrzeć?

Prezentacja, by była skuteczna, musi być zaprezentowana odbiorcom. Oczekiwanie, że ci będą skoncentrowani i wszyscy, przez cały jej czas trwania będą spijać słowa z ust prowadzącego jest nierozsądne. W istocie, by DOTRZEĆ z przesłaniem uwagę odbiorców trzeba zdobyć a potem utrzymać! W jaki sposób? Moja rada: by utrzymać uwagę adresatów prezentacji trzeba skupić się na … nich. Nie na zawartości wyświetlanych slajdów, nie na własnych objawach tremy, nie na obsługiwanym sprzęcie, nawet nie na tym co i w jakiej kolejności chcemy powiedzieć. Koncentrując się na odbiorcach osiągnąć możemy dwie rzeczy: odciągnięcie uwagi od siebie samego, ale co jeszcze ważniejsze nastawienie na odbiór tego, co dzieje się z naszymi odbiorcami. Tymi, którzy tu i teraz oglądając prezentację słuchają. Co konkretnie robić, by koncentrować się właśnie na odbiorcach?

Trzeba patrzeć i słuchać co dzieje się z tymi, do których mówimy, jak reagują na kolejne kwestie, gesty, obrazy, słowa... . Jeśli zamiast tego ulegniemy pokusie skupienia się na sobie, tracimy szansę na usłyszenie i zobaczenie wskazówek od odbiorców. A to oni właśnie reagując na przygotowaną prezentację podpowiadają jak i co moglibyśmy zmodyfikować w przebiegu prezentacji by skuteczniej dotrzeć do nich. Czy może ktoś lepiej podpowiadać jak do niego trafić niż sam adresat? Tymczasem im mniej prezentujący widzi i słyszy sygnałów od swoich odbiorców tym trudniej będzie mu adekwatnie zareagować. Im bardziej skupi się na przykład na swoich objawach stresu związanego z wystąpieniem później, jeśli w ogóle, spostrzeże, że coś idzie nie tak, elastycznie zmieni opracowany plan. Pocieszeniem jest to, że ćwiczenie przerzucenia uwagi z siebie na odbiorców szybko przynosi nagrodę. Coraz mniej sygnałów umyka, coraz więcej widzą i szybciej reagują na potrzeby zebranych osób. Dzięki temu w skuteczny sposób umożliwiamy sobie dotarcie z przygotowanym przesłaniem do odbiorcy. Odwracając uwagę od odbiorców w trakcie prowadzenia prezentacji skazujemy się często na sztywną realizację, często skrupulatnie i w detalach opracowanego planu. Ale czy to umożliwia dotarcie z przesłaniem? Wątpię.

ZE SWYM – czy przesłanie jest Twoje?

By skutecznie realizować cel prezentacji konieczne jest przekonanie prezentującego dotyczące wartości proponowanego produktu, usługi, rozwiązania. Z niezbyt dużym ryzykiem można postawić tezę, że siła wpływu rośnie proporcjonalnie do uczynienia danego przesłania WŁASNYM przesłaniem. Przesłaniem do którego jest się przekonanym i w które się wierzy. Świetnym przykładem tego jak angażować odbiorców w swoje opowieści są pasjonaci. Wszyscy mamy w swoim otoczeniu jakiś pasjonatów. Ci, często niezależnie od tego do kogo, gdzie opowiadają, jeśli mówią o swojej fascynacji bardzo szybko zarażają nią innych. Prawda? Podobnie w prezentacji. Od tego jak silne i autentyczne jest przekonanie o skuteczności danego rozwiązania, wartości danego produktu czy usługi zależy siła wpływu.

Ta fascynacja i przekonanie wobec odbiorcy prezentacji daje nam jeden z najbardziej istotnych argumentów wpływu – wiarygodność. Wiarygodność ta oznacza, że braki w treści, pomyłki, błędy, niedoskonałość formy przekazu nie mają takiego znaczenia. Tak więc skuteczniejsza okazuje się nawet niedoskonała pod względem jakości slajdów prezentacja fascynata niż nawet bardzo efektowna prezentacja kogoś, kto nie jest przekonany do przedstawianego przesłania. Jeżeli prezentujący nie ma przekonania a także jest „jedynie” neutralny wobec przedmiotu prezentacji jego siła wpływu gwałtownie maleje. Nawet jeśli wykorzysta całą gamę rytuałów retoryki werbalnej i technik niewerbalnego oddziaływania. Receptą jest wiara w przesłanie, uczynienie go własnym. Ale czy można wzbudzić wiarę której nie ma?

Często wydaje mi się że tu jest przyczyna wszystkich przyczyn. Firmy wysyłają na szkolenia, menedżerowie czy trenerzy wewnętrzni uczą technik, a handlowcom brak wiary w produkt, który prezentują. Jeżeli sprzedający nie „kupili” produktu, który oferuje firma to jak mogą być skuteczni w kontakcie z klientem. Jak przedmiot prezentacji mogą uczynić swoim?

PRZESŁANIEM -czy wiesz co chcesz przekazać?

Przesłanie to coś więcej niż informacje do przekazania. To określona teza, którą chce się za pomocą prezentacji zaszczepić w umysłach odbiorców. To naczelny komunikat - „mesage”, który ma dotrzeć do odbiorców. PRZESŁANIE jest jak slogan reklamowy – jeżeli towarzyszy prezentacji zostanie w pamięci odbiorców. Jeśli go nie ma lub jeśli przesłanie nie jest wyrażone wprost ryzykujemy, że w głowie odbiorcy nie zostanie nic lub zostanie tysiąc innych informacji, ale w natłoku zginie to najważniejsze przesłanie. By przesłanie dotarło, musi być wyartykułowane, zawarte tylko w określonej liczbie wypowiadanych słów, przekazywanych treści. Przesłaniu powinny także towarzyszyć symbole, metafory tak, by dotrzeć także do nieracjonalnej części mózgu odbiorców. Tymczasem dla większości prezenterów ambicją staje się prezentowanie jak największej liczby informacji.

Bardzo często wiedza prezentujących osób jest tak rozległa, że ich problemem, nieoczywistym, ale będącym istotną przyczyną braku oczekiwanego sukcesu, jest nadmiar prezentowanych informacji. Brak im umiejętności właściwej selekcji. By właściwie dobrać zakres prezentowanych informacji, które nie zagłuszą przesłania, warto dobrać treści nie pod kątem tego co wiem na dany temat, ale pod kątem celu prezentacji i tego co jest istotne dla konkretnych odbiorców. Jak mówi przysłowie: „mądry wie co mówi, a głupi mówi co wie”. Taka mądra selekcja nie jest możliwa bez zdefiniowania celu, jaki chcemy osiągnąć prezentacją. Krytyczna jest tu także znajomość odbiorcy. Innych bowiem informacji oczekuje nowicjusz a innych profesjonalista. Innych klient a jeszcze innych współpracownik, kontrahent, szef … Prawda?

Selekcjonujemy zatem: każdy slajd, każdy wątek, zdanie, obraz. Zadając sobie pytanie czy to może zainteresować odbiorcę? Czy to odnosi się do jego sytuacji, potrzeb, oczekiwań? Tuż za tymi pytaniami powinniśmy sobie stawiać kolejne pytanie: czy to pomoże zrealizować mój cel? Jeżeli te dwie perspektywy uda się nam uwzględnić i powiązać wówczas można być pewnym, że osiągniemy sukces: będziemy realizować swój cel odpowiadając tym samym na potrzeby adresata. Czy nie o to chodzi w skutecznej prezentacji?

DO ODBIORCY – komu prezentujesz?

Mimo tego, że kwestia adresata pojawia się na końcu nie oznacza to, że jest to ostatnia w kolejności rzecz jaką powinniśmy się zająć. Jest odwrotnie. By skutecznie dotrzeć ze swym przesłaniem musimy od początku wiedzieć DO KOGO się zwracamy. Tymczasem bywa tak, że raz opracowana prezentacja Power Point, jedne materiały opracowane przez dział marketingu, służą do spotkań z wieloma grupami odbiorców. Gdy pytam, dlaczego ktoś posługuje się jednym szablonem prezentacji pada odpowiedź, że to niby jest ta sama prezentacja, ale ja na co innego kładę akcent spotykając się z tą czy tamtą grupą odbiorców. Niemniej jednak taka strategia oznacza wybór półśrodka.

By moje przesłanie podczas prezentacji dotarło do odbiorcy trzeba wyraźnie określić kim jest odbiorca, ile ma lat, jakiej jest płci, wykształcenia, profesji, jak dobrze zna przedmiot prezentacji, do czego mu aktualnie potrzebna obecność na prezentacji, co dla niego w tej dziedzinie jest szczególnie ważne, a co nieistotne, jakie ma potrzeby, jak mój produkt, usługa, rozwiązanie ma się do jego potrzeb, na które odpowiada, a na które nie, dlaczego odbiorca miałby chcieć się ze mną spotkać, jaką ma motywację do spotkania, czy to będzie dogodny moment, czy będzie miał wystarczającą ilość czasu, ile go będzie miał i wiele innych. Stawiając sobie te pytania umożliwiamy opracowanie pożądanego profilu adresata. Profilu, który po tylu pytaniach nie powinien się powtórzyć przy innej prezentacji. To pozwala opracować treści istotne dla tego konkretnego odbiorcy i dobrać optymalną dla niego formę przekazu.

Im bardziej konkretny i szczegółowy portret, tym łatwiej o precyzowanie celu prezentacji w kontekście tego, co chcę osiągnąć i w kontakcie z tym konkretnym odbiorcą, co z kolei pozwala na dobór treści i formy przekazu w sposób umożliwiający dotarcie z naszym przesłaniem. W ten sposób można opisać sprzężenie między wymienionymi dotąd elementami. W ten sposób możesz radykalnie zwiększyć skuteczność twoich prezentacji. Jeśli na tym Co zależy?

Zapraszam na najbliższe szkolenie: Mistrzowska prezentacja!

do góry

Tomasz Kras