Są pytania?

Pytajnik

Prowadzący prezentacje marzą często o tym by po zakończeniu prezentacji usłyszeć grad pytań. Zamiast tego często słyszą, niestety, milczenie.
Źródłem kłopotów jest tu sposób prowadzenia prezentacji. Często już od początkowych minut spotkania.

Prowadząc szkolenia z prezentacji obserwuje uczestników i to jak prowadzą prezentacje. Mogę powiedzieć, że milczenie odbiorców prezentacji na końcu spotkania to często konsekwencja sposobu ich traktowania przez prowadzących od momentu rozpoczęcia. Trudno bowiem oczekiwać, że odbiorcy będą garnąć się do zadawania pytań, jeśli od samego początku jakakolwiek aktywność z jego strony spotykała się z negatywną reakcją prowadzącego. Jak inaczej bowiem odbiorca ma traktować zrywanie kontaktu wzrokowego przez prowadzącego w odpowiedzi na zgłaszaną subtelnie próbę uzyskania wyjaśnień. Jak inaczej odbiorca ma interpretować brak jakiegokolwiek kontaktu wzrokowego ze strony prowadzącego… . A to tylko najsubtelniejsze zabiegi, którymi prowadzący skutecznie zniechęca odbiorców do dalszego angażowania się w spotkanie. Dzięki tym i o wiele bardziej jednoznacznym zachowaniom prowadzący może od pierwszej minuty skutecznie zniechęcać odbiorców do tego stopnia, że na końcu, ci tylko marzą o tym by wyjść z sali.

Jakie zabiegi – bardziej jednoznaczne – stosują jeszcze prowadzący?

  • Zapowiedź na początku prezentacji: „Pytania, poproszę na końcu prezentacji”
  • Reagowanie zmarszczeniem brwi i ściągnięciem ust na pytanie wypowiadane przez odbiorcę.
  • Komentowanie pytania słowami, które kwestionują zdolności umysłowe pytającego.
  • Nieodpowiadanie na pytanie, lub zbywanie go  krótką odpowiedzią.
  • Mówienie bardzo szybkim tempem, które uniemożliwia „wejście” w słowo prowadzącemu ( brak pauz i przerw)
  • Wyśmianie pytania zadanego przez innego odbiorcę
  • Zadawanie pytań w stylu „Rozumiecie?”
  • Zadanie pierwszego pytania dopiero na końcu spotkania
  • Zadanie pytania na koniec prezentacji w formie „Czy są jakieś pytania?”

I wiele innych.

Jeśli zatem zależy Ci na tym by po na końcu prezentacji Twoi odbiorcy zadawali Ci pytania musisz od początku spotkania posługiwać się pytaniami kierowanymi do odbiorcy – w formie retorycznej i nie, niewerbalnie zachęcać do zadawania pytań i wystrzegać się niewerbalnych wyrazów dezaprobaty, nagradzać zadających pytanie słowami w stylu „Dziękuję za to pytanie”,”To ważne pytanie” , no i oczywiście z szacunkiem odpowiadanie na te, nawet najbardziej oczywiste pytania.

Reguła 3 – możesz ją wykorzystać!

Liczba trzy jest liczbą magiczną. Fascynuje od tysięcy lat ludzkość. Może zafascynować i   Ciebie, jeśli robisz prezentację, jeśli występujesz publicznie.

Często słyszę, że prowadzący prezentację szukają prostych i skutecznych zasad przygotowywania naprawdę dobrych prezentacji. Jedna z nich jest właśnie reguła „3”. Stosował ją m.in Steve Jobs w swoich słynnych prezentacjach  będących swoistym show wokół produktów, którymi się fascynował. Kto jak kto ale właśnie on mógł naprawdę dużo mówić na temat iPoda, iPada czy iPhona. Jednak nie robił tego. Bardzo często skupiał się na 3 tematach. Tak jak w słynnej prezentacji 3 produktów: iPod, telefon komórkowy i komunikator internetowy, która okazała się prezentacją iPhona.

Reguła 3 pomaga ograniczyć do łatwo przyswajalnej ilości informacje dla odbiorców ale pomaga także nam prowadzącym w tym, by nasze wystąpienie było o czymś konkretnym a nie o wszystkim co wiemy. W takim wypadku w percepcji odbiorów będzie to prezentacja o niczym.

Kluczem do zrozumienia siły reguły 3 jest jej porządkująca funkcja. Nie zależnie od tego:

  • ile wiesz na temat produktu, który prezentujesz,
  • jak skomplikowania jest idea, którą chcesz zarazić Twoich odbiorców,
  • ile czasu mogą Ci poświęcić odbiorcy

zawsze możesz zastosować regułę 3 i poruszyć 3 najważniejsze zagadnienia. Nie dwa, nie siedem ani nawet nie cztery a 3.

Kiedy zatem czekać Cię będzie kolejna prezentacja ogranicz się do trzech poruszanych zagadnień. Zaplanuj i zapowiedz w trakcie rozpoczęcia prezentacji, że powiesz o 3 rzeczach. Doświadcz tego jak trzymanie się tej reguły pomaga w prowadzeniu swobodnej, krótkiej i rzeczowej prezentacji.