Mówisz czy czytasz swoje prezentacje?

Konferencja branżowa

gomułkaWyobraź sobie, że jesteś uczestnikiem konferencji naukowej. Jest piątkowe przedpołudnie. Już dwie osoby miały swoje wystąpienia. Na katedrę wychodzi trzeci naukowiec, jakiś doktorant, w zastępstwie profesora  i … zaczyna czytać tekst wystąpienia. Zdanie po zdaniu, akapit po akapicie. Czytając stara się akcentować niektóre myśli – bo jesteś niemal pewien, że sam nie przygotował tekstu, który czyta. Chcąc być wiernym oryginałowi nie zmienia ani jednego słowa. Mija mniej więcej 3 minuta, gdy widzisz, że sięga ręką by odwrócić kartkę, a w Twojej głowie pojawia się myśl “dużo jeszcze mu zostało?” Niestety dużo i po kolejnych 7 minutach czytania masz wrażenie, że minęło już 20 minut. W tym czasie zdążyłeś już: pomyśleć o tym, co organizator przygotował na lunch, o tym, że musisz w końcu zmienić opony, że ten wczorajszy film wcale nie był taki dobry, że żona powinna więcej czasu poświęcić dla dzieci, a może nawet postanowiłeś, że tego popołudnia to Ty wynagrodzisz dzieciom swoją nieobecność w ciągu tygodnia. Zaraz potem przypomniało Ci się, że Twój kolega z pracy winien Ci jest przysługę i chyba zapomniał o tym, a jutro nadarzy się okazja o tym przypomnieć, tylko jakimi słowami…. może zacznę od: “Jakoś tak jest w życiu, że kiedy inni potrzebują pomocy zawsze pamiętają o człowieku, ale kiedy człowiek jej potrzebuje, to jakoś innych nie ma na horyzoncie” On z pewnością odpowie: “To nie prawda (…)”

Ale zaraz zaraz, co doktorant właśnie przeczytał? Nie usłyszałem, a zresztą … i tak to samo co konferencja: cele naszych badań były szczytne, procedura skomplikowana a wyniki niejednoznaczne, każące zadać sobie kolejne pytania badawcze, na które odpowiedzi będziemy szukać w kolejnych badaniach…  . Zaraz po tym występujący skończył czytać i dalsza część konferencji konferencji szybko minęła.

Czy ten obraz przypomina Ci to, co dzieje się na firmowych prezentacjach?

Niestety bardzo często prowadzący prezentację postępują podobnie. Prowadzący czyta przygotowaną prezentację mniej lub bardziej skrupulatnie, ale czyta. Występujący na konferencji bywa, że musi przeczytać wystąpienie napisane przez profesora, gdy ten nie może wystąpić. Ma to oczywiste konsekwencje dla jakości wystąpienia – nigdy nie zastąpi profesora, choćby nie wiem jak wiele energii włożył  w interpretowania napisanych słów i ujawnił cały talent lektorski. Pisane wystąpienie zostanie pisanym wystąpieniem i kropka.

Stąd moje pytanie: czy prowadzący firmowe prezentacje muszą czytać swoje wystąpienia? Z pewnością nie muszą. Powiem więcej: by nie musieć ich czytać nie powinni ich nawet pisać!

Tymczasem wielu prowadzących firmowe prezentacje popełnia błąd spisując treść swojego wystąpienia. Zwłaszcza jeżeli nie mają w tym doświadczenia i nie poświęcą na to wystarczającej ilości czasu, wówczas powstaje ciąg myśli, które są spójne w logice i formie, ale kompletnie nie nadają się na prezentację. Podobnie jak treść wystąpią profesora. Świetnie nadaje się do indywidualnej lektury, ale nie na publiczne wystąpienie. W przypadku większości tekstów wystąpień czy listów dominuje w nich logika języka pisanego, a ta różni się znacząco od języka mówionego. Tylko ten ostatni nadaje się do prowadzenia dynamicznych, wciągających i skłaniających do zmiany poglądów i zachowań prezentacji.

Wróćmy na konferencje.

Jest już po południe. Lunch minął, był nawet zaskakująca smaczny. Ty jako głodny wiedzy uczestnik konferencji pojawiasz się na niej w poszukiwaniu inspiracji a nie nudy. I tego popołudnia nie zawiodłeś się.
Na scenę wchodzi zdecydowanie młodszy naukowiec i od pierwszej chwili wiesz, że mówi do Ciebie. Skąd? Patrzy na Ciebie i mówi wprost do Ciebie. Mówi krótkimi zdaniami. Zawiesza co chwilę głos. Akcentuje! Zadaje pytanie i milczy po nim chwilę. Wszystko po to, byś słuchał i śledził słowo po słowie to, co do Ciebie mówi. Z ciekawością. Byś zwrócił uwagę na to, co ważne. Byś wciągnął się w opowieść. Ten sposób sprawdza się. Słuchasz go, odpowiadasz sobie na pytania. Zastanawiasz się do czego zmierza. Nie masz czasu na nic innego.

Teraz zadaj sobie, retoryczne przecież, pytanie: Co Ci bardziej odpowiada?

A odbiorcom prezentacji, o których myślisz?

Skąd taka siła w wygłaszanym a nie odczytywanym przemówieniu?

Jej źródło tkwi w języku, który jest wykorzystywany w jego trakcie. To drugie jest od początku przygotowane, a potem prowadzone z wykorzystaniem języka mówionego, nie zaś pisanego. W tym tkwi sekret dobrego wystąpienia. Jeśli wystąpienie jest odczytem, wówczas radykalnie spada możliwość oddziaływania na odbiorcę. Język pisany jest do pisania, nie do mówienia. Wszystkie porywające wystąpienia są budowane z wykorzystaniem języka mówionego. Taki też język powinieneś wykorzystać podczas prezentacji i wystąpień, o ile je prowadzisz.

Co prawda kosztuje to znacznie więcej wysiłku, ale rezultat jest niewspółmierny.

Co Hedwig von Restorff może zrobić dla Ciebie?

Skończyła się pierwsza wojna światowa ale daleko było jeszcze do drugiej. Był rok 29 może 30, XX wieku. Z zaciszu swego gabinetu Hedwig Von Restorff badała właściwości pamięci ludzkiej. W owym czasie psychologowie prowadzili wiele tego typu badań. Jednak jej badania zasługują na Twoją uwagę ze względu na to co odkryła ta niemiecka badacz.
Otóż odkryła ona, że przy uczeniu się listy bezsensownych słów łatwiej zapamiętuje się te, które w jakiś sposób wyróżniają się spośród innych (na przykład są napisane większymi literami lub mają inny kolor). To oczywiste, powiesz, przecież od lat stosuję taką metodę by lepiej zapamiętać to co czytam….

Pewnie nie jest to dla Ciebie odkrycie. Być może ucząc się jeszcze w szkole  średniej lub na studiach robiłeś notatki i zakreślałeś lub podkreślałeś ważne zdania. Być może, podobnie jak ja, zakreślałeś ważne słowa zółtym fluorescencyjnym flamastrem. lub PISAŁEŚ WAŻNE ZDANIA DUŻYMI LITERAMI. Mogłeś jeszcze na dziesiątki innych sposobów wyróżniać zdania i słowa i ułatwiać sobie ich zapamiętanie. Pewnie nadal praktykujesz te metody. Jeśli tak to robiąc to dowodzisz, że efekt izolacji a inaczej Von Restorffa działa.
Większość z nas świadomie lub nie organizuje dane, które chce zapamiętać izolując je od tła. Jedne ze sposobów są skromne inne spektakularne. Ja sam raczej należę do grupy ascetów ale pamiętam, jak dziś zeszyty kolegi z technikum. Wielobarwność jego notatek wręcz mnie śmieszyła. Jego zeszyt w porównaniu do mojego wyglądał jak film w 3 D w porównaniu do filmu czarno-białego. Z pewnością jeśli chodzi o treść oba filmy mogą opowiadać tę samą historię ale zapamiętany bardziej będzie film w 3 D. Jakoś dziwnym trafem, jeśli miałem okazję to przed sprawdzianem zerkałem do jego zeszytu … jakoś tak łatwiej można było uchwycić najważniejsze kwestie. Z moich monochromatycznych trudniej było się szybko uczyć. Teraz, po latach na swych szkoleniach, wracam z uśmiechem do tego wspomnienia .

Podobnie rzecz ma się z prezentacją biznesową. Ich niska skuteczność bierze się często stąd, że sposób prezentowania w nich informacji pomija efekt von Restroffa. Zawarte w nich treści nie są w żaden sposób wyróżnione. Wyświetlane podczas nich slajdy to często ciąg zdań lub i wypunktowań  epatujących odbiorcę. Taka forma nie jest przyjazna dla odbiorcy a ponadto nie jest skuteczna. Odbiorca nie wie co jest szczególnie ważne i warte zapamiętania z zapamiętuje często nie to co chciałby prowadzący.

Znaczna część prezentacji biznesowych jest jednak obciążona jeszcze gorszym grzechem. Jeszcze częściej zdarza się, że prowadzący znając znaczenie wyróżniania nie może się powstrzymać od akcentowania. Mamy wówczas do czynienia z sytuacją odwrotną – wyróżnianiu nie ma końca. Prowadzący prezentację wykorzystują w karykaturalny sposób wspomniany efekt izolacji. Na ich prezentacjach wyróżnień jest zbyt wiele. Są i podkreślenia, wytłuszczenia, kapitaliki. Jest wiele kolorów i rodzajów czcionek oraz rozmiarów. Są animacje, śmieszne, „urozmaicające” treść zdjęcia, efektowne tła, trójwymiarowe wykresy o dziesiątki innych zabiegów mających w intencji zwrócić uwagę odbiorcy. Jednak w efekcie prezentacje takie przypominają krzyczącą od reklam ulice. Na takiej ulicy trudno się wyróżnić nową reklamą. Tam tło już jest „krzyczące”. Jedynym sposobem na to by zostać zapamiętanym jest zwiększenie formatu reklamy, użycie bardziej „krzyczących” barw, ruchu i zapachu. Takie zabiegi w przypadku ulicy czasem przynoszą pożądany skutek. Jednak o ile na wygląd reklam konkurentów nie mamy dużego wpływu to wpływ na to co jest tłem naszej prezentacji mamy bardzo duży wpływ.

W przypadku prezentacji biznesowych możemy więc znacznie skuteczniej sterować efektem izolacji i wyróżniać ważne informację poprzez …”wygaszanie” pozostałych informacji.

Jak to zrobić? Można na wiele sposobów, Warto zacząć od najprostszych metod. Użyć spokojnego, pozbawionego motywów graficznych tła slajdów. Zamiast niego zastosować jedną – silnie kontrastującą z czernią liter. – barwę tła. Slajdy pozbawić firmowego loga. Słowa zapisywać jednorodną rozmiarowo i rodzajowo czcionką, w dodatku o tej samej barwie. Jeśli na tak „jednorodnym” tle pojawią się starannie wybrane pojedyncze słowa czy zdanie wówczas łatwo o wyróżnienie.

Więc by Hedwig von Restorff mógła coś zrobić dla Ciebie wpierw musisz jej pomóc. Przemyśl co tak naprawdę chcesz by Twoi odbiorcy zapamiętali z Twojej prezentacji i wyróżnij te i tylko te informacje. Reszta niech będzie tłem. Bo jak mawiają muzycy, by nuty brzmiały właściwie muszą je przedzielać pauzy.

Poukładana prezentacja

Wiele prezentacji wygląda tak: Prowadzący rozpoczyna spotkanie od przestawienia siebie i opowiedzenia kilu słów o firmie. Potem przedstawia ciąg informacji, które zmierzają do zaprezentowania w miarę kompleksowo tematu czy zagadnienia. Im bardziej skomplikowane zagadnienie, tym więcej informacji pojawi się na slajdach. Na końcu zadaje pytanie: „Czy są pytania?” Oczywiście najczęściej słyszy milczenie.

Z perspektywy odbiorcy wygląda to tak. Przychodzi gość czy kobieta i przechwala się jaka to jego firma nie jest globalna i znakomita. Potem mówi wszystko co wie w danej materii i na koniec pyta czy są jakieś pytania. Oczywiście nie zadajemy mu pytań. Jak bowiem zadać pytanie skoro nie wiemy po co pytać. Nie wiemy bowiem o co tak na dobrą sprawę chodziło prowadzącemu. Po co to wszystko pokazywał, mówił czy mówiła. Możemy zadać mu pytanie ale jedynie z grzeczności, by nie robić mu przykrości. Jeśli jednak wywód trwał zbyt długo to po co przedłużać sobie mękę. Lepiej zakończyć spotkanie.

Skąd ta rozbieżność? Najczęściej stąd, że w trakcie wystąpienia prowadzący był jedyną osobą, która wiedziała dokąd zmierza prezentacja. Takie podejście nie pomaga w większości prezentacji biznesowych. Na takich prezentacjach nie pojawiają się bowiem miłośnicy kina, którzy przychodzą z nastawieniem, ze film ogląda się dla samej przyjemności oglądania. Wręcz przeciwnie. Na prezentacjach biznesowych pojawiają się odbiorcy, którzy od samego początku chcą wiedzieć do czego zmierza prowadzący, do czego chce ich przekonać.
Jeśli od początku prezentacji Twój odbiorca nie wie do czego zmierzasz to szybko jego ciekawość przerodzi się w negatywne odrzucie braku sensu i straty czasu. W głowie odbiorcy pojawią się pytania „o co mu chodzi” i „do czego on/a zmierza”. Jeśli ta kwestia szybko się nie wyjaśni wówczas pojawi się bądź znużenie a nawet awersja do prowadzącego. Jeśli więc zamiast na początku na końcu prezentujesz swoją tezę to narażasz się na to, że Twoi odbiorcy mówiąc kolokwialnie „nie dotrwają do końca”.

Co zrobić zamiast tego?

Skrócić do maksimum czas na prezentowanie firmy, działu czy siebie a zaraz po tym zaprezentować tezę z jaką przychodzisz do odbiorców. Jeśli chcesz ich przekonać do swojego produktu czy usługi – powiedz o tym. Jeśli chcesz ich przestrzec przed konsekwencjami aktualnej sytuacji – powiedz o tym. Jeśli chcesz ich zniechęcić do określonych zachowań – powiedz im o tym. Jeśli chcesz im sprzedać jakąś ideę – tym bardziej powiedz o tym.
Wszystko to zanim cokolwiek merytorycznego powiesz w temacie prezentacji.

Kolejność biznesowych prezentacji wyglądać powinna następująco:

  • Przedstawienie – budujące Twoją wiarygodność.
  • Teza z jaką przychodzisz.
  • Dowody na poparcie tej tezy.
  • Podsumowanie – powrót śladem dowodów do przedstawionej na początku tezy.
  • A na końcu pytanie odbiorców o to czy są przekonani.

Prosty schemat prawda?

Rewolucyjne w tym schemacie jest to, że zachęcam Cię do przedstawienia swej tezy na początku spotkania.
Dlaczego tak? Ponieważ:

  • Komfort odbiory jest lepszy od niepokoju. Odbiorcy Twojej prezentacji wiedzą, że chcesz ich do czegoś przekonać. Wiedzą, że jako prowadzący masz swój cel. Z definicji więc czekają na to by wiedzieć do czego zmierzasz, co chcesz osiągnąć tą konkretną prezentacją. Jeśli im tego nie powiesz to będą i tak się nad tym zastanawiać – a to oznacza odciągnięcie uwagi od tego co mówisz. Ponadto jeśli będziesz zwlekać z mówieniem im do czego zmierzasz budzisz w nich niepokój, że Twoja intencja jest nie czysta, Ten niepokój nie sprzyja w dłuższej perspektywie komfortowemu odbiorowi. Nie pozwól im więc na to czekali zbyt długo! Im szybciej powiesz odbiorcom co chcesz osiągnąć swą prezentacją tym szybciej Ci będą mogli się skupić na analizie przekazywanych informacji. Zrób to więc zaraz na początku prezentacji. Prawda, że Ty jako odbiorca też chciałbyś mieć taki komfort podczas prezentacji adresowanej do Ciebie?
  • Pamięć zawodzi. Mózg Twoich odbiorców przetwarza skończoną liczbę informacji. Jeśli jest ich zbyt dużo to naturalnie dokonuje selekcji. Jeśli Twoje przesłanie będzie niejasne a prezentacja zawierać dużo informacji to jaką masz pewność, że dotrze a potem zostanie w głowie odbiorcy to co chcesz by zostało? W komunikacji istnieje coś takiego jak komenda sterująca. Jeśli poprzedza ona właściwy przekaz, rośnie prawdopodobieństwo zapamiętania tego przekazu. Jeśli jej nie ma wówczas odbiorcy pamiętają to na co zwrócą sami uwagę. Jednak możesz sterować ich uwagą mówiąc im po co mają Cię słuchać – to właśnie komenda sterująca. Dla ukierunkowania uwagi często nie trzeba niczego więcej. Wykorzystaj więc prostą formułę: „Produkt, który zaprezentuję Państwu jest …. ( tu wpisz odpowiednią tezę). W dalszej części pokażę dlaczego tak uważam.(…)” Dzięki takiej zapowiedzi ukierunkujesz uwagą i pomożesz pamięci odbiorców. Ponad to Ci, wiedząc do czego chcesz ich przekonać, będą zwracać uwagę na trafność prezentowanej argumentacji. Będą bowiem chcieli zweryfikować Twoje argumenty jako dowody na przedstawioną tezę. Nie da się weryfikować trafności argumentów bez ich wysłuchania. Będą więc skoncentrowani na tym co mówisz. Czy nie na tym Co zależy?
  • Właściwa interpretacja. Ludzka komunikacja pełna jest historii nieporozumień. Ludzie co chwila są świadkami sytuacji gdy ich rozmówca słuchając ich słyszy coś innego niż mówiący ma na myśli. Możemy na tę rozbieżność zareagować. Możemy dopytać, zweryfikować zrozumienie a potem wyjaśnić, ująć innymi słowami tę samą myśl aż w końcu … mamy poczucie, że nasze słowa zostały właściwie zinterpretowane. W ten sposób dochodzi do porozumienia. Takiego komfortu niestety nie ma prowadzący prezentację. Przekaz jest z definicja bardziej jednostronny. Jeśli odbiorca zrozumie Twoje słowa inaczej niż byś chciał to dowiesz się o tym z dużym opóźnieniem np. pod koniec prezentacji. Bywa jednak że w ogóle się o tym dowiesz. Skoro tak to wygląda, to powstaje pytanie czy nie lepiej zwiększyć szansę na właściwe zrozumienie Twoich słów wcześniej? Szansą na to jest właśnie przedstawienie tezy na samym początku spotkania. Teza przedstawiona na początku prezentacji tworzy ramy interpretacyjne wszelkim informacjom przedstawianym w dalszej kolejności. Jeśli przedstawiasz coś jako przewagę to tak będą interpretowane słowa opisujące cechy przedmiotu prezentacji. Jeśli Twoje argumenty nie będą jednoznacznie potwierdzać Twojej tezy będą prowokować do zgłaszania wątpliwości czy krytyki. Stąd już tylko krok do dialogu z odbiorcą. Ten zaś ,wprost lub jedynie mową ciała, zasygnalizuje, że dany argument go nie przekonuje. Ty w odpowiedzi będziesz mógł zareagować wyjaśnieniami, które doprowadzą do porozumienia, czyli pożądanej przez Ciebie interpretacji. To chyba lepsze, niż ułuda porozumienia?

Zwiększ więc swoją szansę na to, by Twoi odbiorcy mieli komfort odbioru, pamiętali po prezentacji to co chcesz by zapamiętali oraz właściwie zinterpretowali Twoje słowa.
Przedstawiaj na początku prezentacji swoją tezę i przekonaj się jak bardzo zwiększy to Twoją skuteczność.