Reguła 10 minut w prezentacji

10 minut prezentacji
10 minut prezentacji

10 minut

Tyle ma prezenter na klarowne wyartykułowanie swojego przekazu do odbiorców.

Wielu prezenterów przygotowuje swoje wystąpienia bez znajomości tego podstawowego faktu. Czy, to oznacza, że ich prezentacje są zbyt krótkie? Szczerze … nie spotkałem się z taką sytuacją. Jest wręcz odwrotnie. Znakomita większość prezentacji jest za długa. Z moich statystyk, które prowadzę podczas szkoleń, wynika, że te przydługie prezentacje dzielą się na dwie podstawowe kategorie.

Pierwsza, to sytuacja, gdy teza, z którą przybywa prowadzący prezentacje, jest podczas pokazu slajdów wystarczająco wyartykułowana, ale sama prezentacja w niezrozumiały sposób przedłuża się. Podczas takich prezentacji odbiorcy dość szybko uzyskują jasność do czego chce ich przekonać prowadzący, ale ten zamiast zaprosić odbiorców do wyrażenia swych opinii, zamiast wezwać do działania (call to action) przedstawia im kolejne porcje informacji. Prowadzący nie daje przestrzeni na, to by odbiorcy mogli komentować odbiór zaprezentowanych idei. Prowadzący uparcie porusza coraz, to nowe kwestie, robi dygresje nie zauważając, że uwaga publiczności już dawno została utracona. Jego wystąpienie, niczym samolot, szybko się rozpędza, gwałtownie unosi się w górę, ale nie może wylądować, choć co najmniej między lądowanie, by się przydało.

Druga kategoria sytuacji, to taka, gdy prowadzący swoją tezę ukrywa. Dużo mówi, może nawet pokazuje, ale nie bardzo wiemy do czego zmierza. Poszczególne słowa, slajdy, a nawet sekwencje pokazu są zrozumiałe, ale nie bardzo wiadomo ku czemu zmierza prowadzący. Bywa tak, że pierwsze 5-7 minut prowadzący robi wprowadzenie do tytułu wystąpienia. Bywa i tak, że opowiada o sobie i historię tego jak zdobywał wiedzę w temacie wystąpienia a dopiero po kilkunastu minutach artykułuje cel spotkania. Naturalnym jest, że w tym „złotym” czasie odbiorcy tracą nadzieję, na to, że szybko dowiedzą się, o co chodzi prowadzącemu. Czekają, więc grzecznie lub niegrzecznie końca spotkania. Dbając oczywiście o to, by nie przedłużyć żadnym pytaniem zakończenia. Ten sposób prowadzenia prezentacji można porównać do przedłużającego się startu samolotu. Najpierw długie kołowanie na pas startowy a potem powolne nabieranie prędkości do wznoszenia się. Tym czasem każdy z lecących samolotem ma nadzieję na szybki start, komfortowy lot i co najważniejsze szczęśliwe lądowanie w miejscu docelowym.

Badania psychologów nad ludzką uwagą pokazują jednoznacznie, że każdy prezenter ma 10 minut na, to by dotrzeć do odbiorcy ze swym przekazem. Jeśli tego „złotego” czasu nie wykorzysta, to straci bezpowrotnie możliwość dotarcia do serc i umysłów odbiorców. Jeśli się z tym zgadzamy pojawia się pytanie:

Co zatem zrobić, by we właściwy sposób wykorzystać tak cenne 10 minut?

  • Przygotować prezentacjePrzygotowanie wystąpienia to krytyczny element. Jeśli naszym celem nie jest „spędzenie” czasu z odbiorcą i mamy ambitny zamiar skłonić go do zaprzestania określonych działań, zmotywować do pożądanych zachowań, wywrzeć wpływu na jego myślenie, przekonać go naszych idei konieczne jest przygotowanie treści i formy wystąpienia. W tym celu warto:
    • w kategoriach behawioralnych zdefiniować swój cel, nie tylko wiedzieć na jaki temat będzie wystąpienie ale dobrze wiedzieć co chce się osiągnąć. Warto zacząć od końca (zobacz wpis na ten temat),
    • posłużyć się strukturą wystąpienia dającą szansę na wywarcie najsilniej wpływu na postawę odbiorcy. Świetnie sprawdza się tu struktura: problem-rozwiązanie,
    • zabrać, opracować i zweryfikować siłę stosowanych argumentów. Każdy z argumentów powinien  przemawiać za przedstawioną ideą a kontrargumenty także powinny być przeanalizowane i uwypuklone ich słabe strony,
  • Od początku zapowiedzieć wprost tezę, do której chcemy przekonać odbiorcę. Niech ten wie do czego chcemy go skłonić i z tym nastawieniem będzie szczególnie uważnie słuchał argumentów. Dzięki postawieniu na samym początku wystąpienia tezy budujemy u odbiorców motywację do wysłuchiwania dowodów na słuszność naszej tezy. Owszem wymaga to przemyślenia jakości naszych argumentów ale bez dwóch zdań będą one wysłuchane.
  • Przećwiczyć początek wystąpienia. Krytyczne tu jest rozpoczęcie. Jeśli należymy do osób, które mogą długo mówić na swój temat lub na temat wystąpienia to tym bardziej rygorystycznie powinniśmy podejść do ćwiczenia rozpoczęcia. Warto, podczas ćwiczeń przed wystąpieniem, sprawdzić ile czasu, tak naprawdę, zajmuje nasze rozpoczęcie. Bywa, tak, że nawet wytrawni mówcy i prezenterzy są zaskoczeni jak wiele czasu przeznaczają na autoprezentacje. Wielu z nas nie ma świadomości jak bardzo wystawia na próbę cierpliwość odbiorców.

Na koniec jeszcze jedna rada. Jak rozpoznać, upływ mijającego czasu?

Na ten, nierzadki problem jest proste pytanie. Wystarczy postawić sobie zegar. Zegar musi być na tyle duży, by prowadzący jedynie zerkając widział upływający czas. Można także poprosić kogoś z widowni lub zaprzyjaźnioną osobę o mierzenie czasu i poprosić o sygnał, który oczywiście będzie czytelny jedynie dla nas a nie dla widowni.