Grzech nadmiaru prowadzi do śmierci … lub zgagi

Trawienie dużej ilości informacji trwa

Niestrawione fragmenty przyczyną zgagi

Krowa, podobnie jak inne roślinożerne, dysponuje kilkoma żołądkami. To dzięki nim może „przerabiać” tony trawy czy siana na mleko czy mięso. Taka krowa może pozwolić sobie na powolne metabolizowanie konsumowanej trawy. Oczywiście trwa to długo. Człowiek nie dysponuje ani żołądkami ani czasem. Przeciążony informacjami człowiek dużo lepiej trawi przetworzoną żywność. Jego nadmiernie obciążony mózg potrzebuje wysoko przetworzonych i skondensowanych treści. Wniosków popartych argumentami, które dostarczone w atrakcyjnej, przemawiającej do wyobraźni formie pomogą mu szybciej podjąć właściwe decyzje.

Co jednak dostaje podczas firmowej prezentacji?

Najczęściej mix niestrawionych przez prezenterów fragmentów informacji. Są to zwykle ciągi, raczej mniej niż bardziej przetworzonych danych, które w formie tabel, całych zdań a rzadziej wykresów. Te ostatnie prawie zawsze są także przeładowane informacyjnie. Slajdy, którymi karmione są mózgi odbiorców firmowych prezentacji, dość szybko powodują zgagę a z pewnością uczucie ciężkości. Nie jest to przyjemne odczucie i długo pozostawia niesmak. Tymczasem może być inaczej. Ktoś jednak musi odrobić zadanie domowe i nie jest to odbiorca prezentacji.

Wzrost efektywności pracy przez efektywniejsze prezentacje

Współczesny polski pracownik nadal jest mało efektywny, na tle pracowników zachodu. Jedną z przyczyn niskiej efektywności jest prowadzenie mało efektywnych prezentacji. Jestem wciąż pod wrażeniem jak uparcie i konsekwentnie pracownicy polskich firm przygotowują przeładowane treścią pokazy slajdów a potem … męczą się sami i męczą odbiorców. Tymczasem by zwiększyć efektowność pracy wystarczy z większą starannością podejść do firmowych prezentacji. Nie wystarczy Ctrl+C a potem Ctrl+V by zrobić dobrą prezentację. Nie wystarcza wyczerpująco przedstawić temat „zmuszając” jednocześnie odbiorców do tego, by sami wyciągali wnioski. By zwiększyć efektywność firmowych prezentacji zachęcam do tego, by to prowadzący wyciągali wnioski i właśnie je prezentowali podczas publicznych pokazów. To wnioski powinny być sednem prezentacji i to o wnioskach powinno się mówić podczas spotkania.

O ile wzrośnie efektywność spotkania, jeśli od jego początku prowadzący przedstawi konkluzje do jakiej doszedł pracując nad „tematem” prezentacji. Ile czasu oszczędzi odbiorcom, jeśli od początku będzie wiadomo do czego zmierza? Oczywiście wymaga to odwagi i wzięcia odpowiedzialności za poczynioną analizę. Ktoś może zakwestionować prezentowane wnioski – naszą syntezę. Słowem trzeba sporo przemyśleć, by zrobić sensowną prezentację. Kto ma czas na przygotowania? Ale czy nie za myślenie nam płacą?

Co dalej?

Proponuję udział w szkoleniu, które w pierwszej kolejności pozwoli na zrewidowanie dotychczasowego podejścia do tworzenia prezentacji w a drugiej na zweryfikowanie nawyków prezentacyjnych. Szkolenie, dzięki sprawdzonej formule, pozwoli na uzyskanie świeżego spojrzenia na przygotowywanie skuteczniejszych prezentacji oraz zainicjowanie zmiany nawyków komunikacyjnych podczas prowadzenia prezentacji.

Czy jesteś gotów na podjęcie wyzwania?

Wykonaj pierwszy krok na drodze do zwiększenia skuteczności wywierania wpływu podczas Twoich wystąpień. Uchroń swoich odbiorców i siebie przed śmiercią a przynajmniej przed zgagą.

De-motywujące rozpoczęcie wystąpienia

Wielu prezenterów rozpoczyna swoje wystąpienia od dokładnego określenia tematu prezentacji, niszcząc tym samym szansę na zbudowanie zaangażowania.  Jak rozpocząć prezentację by skutecznie przykuć uwagę słuchacza?

Jeśli rozpoczynasz swoje wystąpienie od słów „Dzień dobry. Miło mi Państwa powitać na prezentacji, która dotyczy…”? lub zaraz po przedstawieniu mówisz  „Ta prezentacja jest o” lub „To prezentacja na temat…” to określasz jedynie temat prezentacji ale nie budujesz motywacji do uczestniczenia w niej.

Czy to źle?

Przecież każda prezentacja czegoś dotyczy, ma jakiś temat lub kilka tematów. To prawda, ale nie oznacza to, że tak dosłownie powinno rozpoczynać się wystąpienie. W mojej opinii to błąd. Dlaczego? Każde rozpoczęcie prezentacji to zapowiedź tego, co czeka odbiorcę. Jest ono jak nagłówek artykułu. Albo przyciągnie uwagę, albo sprawi, że tekst pozostanie niezauważony. Zwyczajowe rozpoczęcie słowami: „prezentacja będzie na temat…” powoduje, że choć odbiorca wie, czego dotyczy spotkanie, nie dowiaduje się czy powinien w nim uczestniczyć. „Tematyczne” wprowadzenie słabo bowiem motywuje uczestnika do odbioru prezentacji, a bywa, że zniechęca. W efekcie bardzo szybko tracimy uwagę odbiorców. W ich głowach rodzi się przekonanie, że jest to kolejna nudna i niewnosząca nic nowego prezentacja w jakiej uczestniczą…. Może lepiej sprawdzić pocztę czy napisać zaległego sms’a…

Rozpoczynanie prezentacji jedynie od przedstawienia tematu niszczy szansę na budowanie zaangażowania.

Dlaczego tak często prezentujący popełniają ten błąd?

Z powodu odmiennej perspektywy. Każdy prezentujący przez stres towarzyszący wystąpieniu jest silnie skoncentrowany na tym, co będzie mówił za chwilę. Chce mówić i pokazywać, chce prezentować od pierwszej sekundy spotkania. Z perspektywy odbiorcy sytuacja wygląda wręcz odwrotnie. Większość z nich nie jest zadowolona z tego, że poświęca swój czas, który mogłaby lepiej wykorzystać. Niebywałe, jak często prezentujący jednak zapominają, że żeby ich wysiłek związany z przygotowaniem prezentacji nie poszedł na marne muszą zmotywować odbiorców do tego, by uczestniczyli w spotkaniu. W tej sytuacji mówienie jedynie o tym, czego dotyczy prezentacja, bez wyraźnego odwołania się do korzyści, jakie odbiorca będzie mieć z uczestniczenia w prezentacji, przypomina wystawianie sztuki bez pewności, że na widowni znajdują się widzowie. A może są i śpią? Jaki możesz wywołać efekt rozpoczynając od słów „Ta prezentacja będzie o … ”? Najczęściej odwrotny do zamierzonego – zniechęcenie. Odbiorca otrzymuje komunikat „nie ty i twoje potrzeby są najważniejsze, ale to co ja przygotowałem. Nie do końca mnie interesuje co z tego będziesz mieć. Patrz i słuchaj i sam się zastanów po co ci to”.

Jak uniknąć tego błędu?

Kluczem jest przedstawienie jednej zasadniczej lub kilku istotnych korzyści, jakie odbiorcy ma dostarczyć prezentacja, ta konkretna prezentacja, tym konkretnym odbiorcom. Rozpoczynaj więc swoją prezentację na przykład takim zdaniem: „Dzięki tej prezentacji będą Państwo mogli…”, czy „Spotkanie to umożliwi Państwu…” Możesz także rozpocząć prezentację do opowiedzenia pewnej historii, która obrazuje korzyści, które są ważne dla Twojego odbiorcy. Przedstawienie korzyści z uczestniczenia w prezentacji to znakomity sposób na uaktywnienie uczestników. Jest to warunek konieczny udanej prezentacji.

 RADA

Kolejną prezentację rozpocznij przedstawiając co najmniej jeden powód, dla którego odbiorcy mieliby Cię słuchać.

Wpis ten jest fragmentem ebooka pt:  7 błędów głównych popełnianych przez  prowadzących prezentacje.

Chcesz go mieć? Możesz go pobrać zostawiając na namiary na siebie. Wejdź na stronę.

7 błędów głównych popełnianych przez prowadzących prezentacje
7 błędów głównych popełnianych przez prowadzących prezentacje

Tomasz Kras ProOptima Sp. z o.o.

www.prooptima.pl