Przypomina mi się taka historia

niekonczaca sie opowiesc

Abstrakcyjny absurd 

Firmowe prezentacje przepełnione są slajdową nowomową. Zdania, równoważniki zdań
i podpunkty zbudowane w oparciu o abstrakcyjny pseudoobiektywny język bezokoliczników, rzeczowników i imiesłowów. Abstrakcyjny absurd.
Jeśli do tego dodać fakt, że poszczególne slajdy przesycone są: danymi liczbowymi często w postaci tabel, treścią w formie podpunktów czy całych zdań, wykresami, na których upakowane są dziesiątki danych wówczas odbiorca, choćby nawet najlepiej nastawiony, „odpada”.  Ten uświęcony tradycją racjonalny przekaz powoduje, że odbiorca błyskawicznie przestaje spijać słowa z ust prowadzącego. Dzięki takiemu podejściu co dzień przybywają setki znudzonych takim standardem
odbiorców. W Twoje firmie także?

Historia z życia wzięta

Ten nieludzki sposób prowadzenia prezentacji ignoruje nasze pradawne, bo sięgające
czasów przedpiśmiennych, preferencje. Właśnie opowieściami przekazywaliśmy
i naturalnie nadal przekazujemy sobie wiedzę. Jeśli i Twoje prezentacje są pełne tej
slajdowej nowomowy masz niepowtarzalną okazję wyróżnić się na tle mdławego
standardu. Jak?

Stwórz okazję do opowiedzenia historyjek i opowiadaj je. Nieważne czy będziesz
opowiadać o cudzych doświadczeniach czy o własnych. Właśnie tak zrobił Krzysztof,
jeden z uczestników moich szkoleń. Krzysztof, był menedżerem w kilku projektach
i jego cykliczne spotkania z zespołem projektowym oparte były o prezentację – klasyczną, taką sprawozdawczo – inicjującą, jak ją nazywał.

Omawiał na nich postępy w pracach od ostatniego projektu i inicjował poszukiwanie
rozwiązań problemów, które ujawniły się w międzyczasie.
Przebieg prezentacji był ciągle ten sam, zmieniały się tylko liczby. Wszyscy,
łącznie z Krzysztofem mieli dosyć takiej prezentacji, ale nie umieli poprowadzić jej inaczej. Krzysztof na dzień, dwa przed prezentacją przeżywał „syndrom przed prezentacyjny”: na przemian wzdrygał się na samą myśl,
że to już pojutrze a potem zajmował się czymś innym (choć nie był prokrastynantem).
Byle potem, byle potem. A jak już przychodziło to potem, i było kilka godzin do prezentacji, szybko wprowadzał stosowne drobne zmiany na wcześniejszych slajdach, szukał zabawnego zdjęcia – które na chwilę przyciągnie uwagę i zamykał laptop.

Aż pewnego dnia wybrał się na moje szkolenie….

Po szkoleniu, Krzysztof, zamiast pokazywać podobną i znaną dobrze uczestnikom tabelę
powiedział w kilku zdaniach z pomocą flipcharta to co stanowiło różnicę, a potem
opowiedział o historii, jaka zdarzyła się w ostatnim czasie. Ponieważ, historia dotyczyła
problemu z jakim sprytnie poradził sobie jeden z członków zespołu projektowego od razu
przykuł uwagę a dodatkowo wzmocnił motywację w zespole i wiarę w to,
że każdy problem można rozwiązać. Wystąpienie szybko minęło, ludzie do końca byli obecni na prezentacji tzn. nie siedzieli z nosami w komórkach. I nie żeby od razu Standing ovation – nie o to chodziło w prezentacji ale i ludzie przyszli punktualnie na kolejną prezentację i on wcześniej zabrał się za jej przygotowywanie.
Słowem chciało się i im i jemu spotkać.

Czy Ty także, chciałbyś osiągać taki rezultat?

My, ludzie chętnie słuchamy, jeśli tylko forma przekazu jest dla nas przyjazna.
Wykorzystaj więc potęgę opowieści!  To naprawdę proste.
Jeśli chcesz wykorzystać siłę storytellingu przygotuj sobie opowieść, którą wpleciesz
w wystąpienie i sprawdź jak to zadziała na Twoich odbiorców.
Zacznij od słów. To zdarzyło się całkiem niedawno … i kontynuuj opowieść.
Opisz zgodnie z chronologią, ważne dla Twojego przesłania, wydarzenie.
Doświadcz, jak łatwo zawładnąć uwagą odbiorcy i dosłownie wciągnąć go w opowieść.
Najważniejsze i zupełnie dla Ciebie, jako prowadzącego, bezbolesne jest to,
że w opowiadaniu  to struktura wciąga i kierunkuje uwagę na kolejne słowa.
Czy nie na tym, nam jako prowadzącym, zależy najbardziej? Tu przypomina mi się następująca historia…
Prawda, że chciałeś usłyszeć dalszy ciąg?

4 istotne zasady tworzenia prezentacji

AplauzPrzepis na zmianę sposobu przygotowań prezentacji

Są prezenterzy, którzy podczas prezentacji chcą „jedynie” przedstawić odbiorcom posiadane informacje. Zmusza ich do tego funkcja jaką pełnią w organizacji, czy zadanie jakie mają do wykonania (zazwyczaj zlecone przez innych). Ci prezenterzy zazwyczaj niezbyt troszczą się o to co odbiorca zrobi z pozyskanymi informacjami. Forma i treść wystąpienia jest więc podporządkowana temu co chcą powiedzieć/przekazać. W efekcie ich prezentacje pozostawiają wiele do życzenia ale o tym jak bardzo zazwyczaj wiedzą jedynie odbiorcy.

Są jednak prezenterzy, którzy mają apetyt na więcej. Ci pragną nie tylko „zaprezentować” slajdy ale chcą na wpłynąć na swych odbiorców. Co chcą zmieniać u odbiorców? Często chcą: zmienić stosunek emocjonalny odbiorców do idei, którą prezentują. Ci ambitni prezenterzy pragną także zmieniać zachowania swoich odbiorców. Dlatego zależy im na zwiększaniu skuteczności, swojego przekazu. Troszczą się o więc zarówno o treść i formę wystąpienia. Co im w tym pomaga? Przestrzeganie czterech zaleceń:

  1. Zaczynanie od końca
  2. Dokonywanie celowej selekcji
  3. Ciągła weryfikacja czy forma pomaga w realizacji celu
  4. Artykulacja wprost idei, do której chcą przekonać odbiorców

Jeśli i Tobie zależy na zwiększaniu skuteczności prezentacji. Wykorzystaj 4 zasady przygotowywania prezentacji:

1. Zacznij od końca

By prowadzić skuteczne prezentacje warto byś rozpoczął od zdefiniowania tego do czego ma doprowadzić Twoja prezentacja. Prawie nigdy prezentacja nie służy temu by zaprezentować jedynie informacje. Prezentacja informacji służy bowiem nadrzędnemu celowi: zmianie przekonań, zmianie postaw, zmianie zachowań. Zatem dla zwiększenia skuteczności wystąpienia przygotowania warto rozpocząć do pytania o to co jest celem prezentacji. Zmiana przekonań? Zmiana emocji? A może zachowania? Zanim zaczniesz pracować nad treścią wystąpienia w pierwszej kolejności zdefiniuj rezultat jaki chcesz osiągnąć (a nie informacje, którą chcesz przekazać). Nazwij wprost co prezentowane informacje mają „zrobić” odbiorcom. Odpowiedz sobie na pytania

  • czy Twoja prezentacja ma przekonać adresatów do Twojej idei,
  • czy ma zasiać wątpliwości i zacząć erozję odmiennych i utrwalonych przekonań odbiorców,
  • czy ma zbadać rzeczywiste nastawienie uczestników spotkania do Twojej idei ma wydobyć ich rzeczywiste przekonania (także te negatywne),
  • cz ma wywołać dyskusję nad możliwością zastosowania Twojej idei,
  • czy ma zaangażować w szukanie rozwiązań wspólnego problemu,
  • a może ma uruchomić zmianę zachowań?

Pierwsza zasada oznacza, że zanim zaczniesz tworzyć jakikolwiek slajd, grafikę, zanim zaczniesz pisać jakiekolwiek zdanie treści prezentacji odpowiedz sobie na pytanie co chcesz osiągnąć w jej rezultacie. Zacznij od końca. Dzięki temu, zarówno formę jak i treść prezentacji (prezentowane informacje) będą służebne wobec celu.

2. Dokonuj celowej selekcji

Prezentacja zawsze ma skończony zakres. Jest ograniczona czasowo – tu limity wyznacza zazwyczaj odbiorca: klient, przełożony, organizator konferencji czy konieczność powrotu do pracy – jak to ma miejsce podczas wewnątrz firmowych wystąpień. Ograniczona jest także liczba informacji, którą możemy przekazać. Ograniczona jest także pamięć odbiorcy. Ze świadomości tych ograniczeń wpływa druga zasada – konieczność właściwej selekcji treści. Nie mogąc przekazać wszystkiego co wiesz w temacie prezentacji ogranicz się do tego co najważniejsze. Ale nie chodzi o to co jest najważniejsze dla pełnego zrozumienia zagadnieniu, które prezentujesz. Ten trop prowadzi do generowania nadmiernej ilości treści. Co stanowi zatem sensowne kryterium selekcji? Cel prezentacji – to co chcesz nią osiągnąć. To on pozwala pewne informacje zostawić a inne zdecydowanym gestem odrzucić.

Skuteczni prezenterzy stosują zasadę celowej selekcji. Eliminują treści wystąpienia, które nie pomagają sprzedawać ich idei. Wyrzucają slajdy, które nie pomagają w perswazji. Ambitni prezenterzy samo ograniczają swój przekaz na tworzonych slajdach do kluczowej idei, czyli przesłania (key message). Tuż po artykulacji swojego przesłania, przez większość pozostałego czasu wystąpienia prezentują argumenty za swoją tezą. Informacje nie pomagające wprost w realizacji celu, nawet jeśli są istotne dla „tematu” prezentacji, są bezlitośnie wyrzucane. Prezenterzy Ci są bezwzględni w porównaniu całej armii pozostałych prezenterów litujących się nad efektami swojej pracy: stworzoną grafiką, zapisanymi zdaniami, stworzonymi przy okazji wcześniejszych wystąpień slajdami. Proces selekcji wcale nie jest łatwy i przyjemny ponieważ, jeśli przygotowując prezentacje wpierw opracowaliśmy slajdy to wprost proporcjonalnie do wysiłku jaki w to włożyliśmy będzie nam trudniej ich pozbyć. Kiedy zatem łatwiej odrzucić własne pomysły? Na początku. Najłatwiej pozbywa się początkowych idei czy haseł a najtrudniej odrzucić gotowe, wypieszczone slajdy, zwłaszcza jeśli są … gotowe. Jeśli będziesz stosować drugą zasadę to pamiętaj, że liczyć się musisz z tym. że będziesz musieć uśmiercać własne dzieci – efekty Twojej pracy. Lecz innej drogi nie ma. W tej materii trzeba być bezwzględnym i dokonywać cięć. Twoi odbiorcy będą Ci za to wdzięczni a i Ty będziesz swobodniejszy w trakcie wystąpienia. Po selekcji będziesz musieć znacznie mniej treści zapamiętać.

3.Weryfikuj czy forma pomagają w realizacji celu

Jeśli stosujesz dwie pierwsze zasady:  wiesz co chcesz osiągnąć prezentacją a także z bólem serca dokonałeś celowej selekcji treści możesz być z siebie zadowolony. W drodze do sukcesu będzie pomocna trzecia zasada – czujności. Warto od samego początku pracy nad prezentacją a także w miarę postępów sprawdzać czy forma wystąpienia pomaga realizować cel. Co Ci w tym pomoże? Kieruj się dwoma skrajnymi wytycznymi nazywanymi przeze mnie AA. Forma prezentacji powinna być bowiem atrakcyjna i adekwatna. Atrakcyjna czyli taka, która pozwala sterować uwagą odbiorców, pozwala oddziaływać na wszystkie zmysły adresatów wystąpienia, pozwala dotrzeć zarówno do intelektu jak i emocji. Adekwatna zaś oznacza, że forma powinna być służebna wobec tego co chcesz osiągnąć czyli celu ale nie powinna przerastać nad treścią (przerost formy nad treścią). Jeśli chcesz angażować odbiorców, wpływać na ich emocje to wystąpienie nie może być pozbawione metafor, historii, emocjonalnych obrazów, manifestacji Twojego własnego przekonania do idei jaką promujesz. By przekonać innych do przesłania sam musisz być do niego przekonany i w dodatku manifestować to przekonanie na przykład w warstwie niewerbalnej. Z drugiej strony adekwatność oznacza, że nie możesz stawać na głowie, przebierać się za pajaca i w czapce klauna, biegać po scenie. Nie możesz też mówić z gigantycznym entuzjazmem jaki manifestują w tonie, głośności i melodyce głosu sprzedawcy z telezakupów. Forma powinna być adekwatna do Twojego celu a także rangi idei. Inaczej manifestuje się przekonanie o konieczności ratowania środowiska naturalnego a inaczej do użyteczności napędzanej bateriami strugaczki do kredek. Jeśli forma będzie nieadekwatna narazisz się na śmieszność i nie uda Ci się przekonać odbiorców do siebie. W zakresie formy potrzebne sa wyraźne środki wyrazu (one emocjonalnie angażują) ale warto pamiętać o umiarze by z całego wystąpienia odbiorcy nie zapamiętali jedynie Twojego stroju czy natchnienia jakim epatowałeś na scenie.

4. Artykułuj ideę do której chcesz przekonać odbiorców

Głośne artykułowanie tego do czego chcesz przekonać odbiorcę zwiększa skuteczność wystąpienia. Prezenterzy z sukcesami właśnie taką zasadę stosują z powodzeniem. Nie owijają w bawełnę do czego zmierzają, nie ukrywają swojego celu i tego do czego chcą przekonać odbiorców. Mówią o tym zaraz po tym jak zaintrygują słuchaczy a potem sukcesywnie uwalniają ich od wątpliwości – eliminują ich obiekcje i wyciszając obawy. Pokazują korzyści i wzywają do działania. Stosują call to action. Ich wezwanie jest czytelne i zero-jedynkowe. Odbiorcy albo decydują się na kupno idei, w raz z konsekwencjami zakupu – zmianą swoich zachowań albo jej nie kupują ale dają czytelnie o tym znać prowadzącemu. Nie pozostawiają mówcy złudzeń, że może ich przekonał, że może w przyszłości rozważą propozycję przedstawioną przez prezentera.

Skuteczni mówcy nie ukrywają idei do której chcą przekonać odbiorców. Wiedzą. że im szybciej powiedzą o co im chodzi tym łatwiej odnaleźć się odbiorcom w narracji jaką proponuje mówca. Rzadziej w związku z tym widzą miny odbiorców, które komunikują „do czego ona/on zmierza do cholery!”

Wymaga to jednak od mówcy odwagi.

Jeśli zatem przygotowujesz prezentacje czy wystąpienie zastanów się nad zastosowaniem wszystkich czterech zasad:

  • Zacznij od końca – byś mógł zrealizować cel a nie jedynie prezentacje
  • Dokonuj celowej selekcji – mniej znaczy więcej
  • Sprawdzaj czy forma pomaga w realizacji celu – by nie przerosła treści
  • Artykułuj wprost swój przekaz – by odbiorcy wiedzieli do czego zmierzasz

Zastosuj je wszystkie i spójrz na efekt swojej pracy. Czy Twoja prezentacja nie stanie się przez to skuteczniejsza?

I daj znać o rezultatach.