95% prezentacji zawiera za dużo słów

Wielu prezentujących ma szczególne upodobanie do słów.

Ich prezentacje są pełne słów. Tytuły, punkty, podpunkty. Równoważniki, całe zdania i akapity. Wszystkie składają się ze słów. Bywa, że cała prezentacja to słowa. Trudno się bez nich obyć. Są konieczne w prezentacji ale znakomita większość prezentacji zawiera ich zbyt dużo.

Tymczasem niewykorzystany potencjał tkwi w liczbach. To właśnie one mogą i powinny być wykorzystane częściej. Dlaczego?

Psychologowie prawie 100 tal temu potwierdzili prawdę na temat liczb. To one są lepiej zapamiętywane a ich wykorzystanie zwiększa siłę wpływu.

Świetnie to wykorzystują marketingowcy formułując przekazy reklamowe. „97% kobiet potwierdza, że krem redukuje zmarszczki”; „Efekt bieli uzyskasz w ciągu 7 dni używania naszej pasty do zębów”; „Wystarczy 15 minut a otrzymasz kredyt” itd., itp.

Czemu więc nie wykorzystać ich mocy w prezentacji? Chyba tylko dlatego, że 2/3 prowadzących prezentację nie wie, że tak można zrobić a pozostałe 1/3 jak to zrobić. To tylko przypuszczenie ale czy nie brzmi bardziej przekonująco niż zdanie „Prowadzący prezentację nie wiedzą o tym, że liczby silniej oddziałują na odbiorcę niż słowa lub nie wiedzą też jak je wykorzystać”?

Weźmy przykład. Większość ludzi nudzi się na prezentacjach, w których uczestniczą. Jak brzmi, przekonująco?

73% uczestników prezentacji uważa je za nudne. Prawna, że brzmi mocniej?

Liczby mają tą właściwość, że uwiarygadniają przekaz. Nasz mózg odbiera je jako wniosek z rzeczywistych badań czy choćby statystyk i przez to stają się wiarygodne. Nawet jeśli żadnych badań nikt nie przeprowadził to nie zmienia to ich znaczenia jakie nadaje im nasza kora nowa. Liczba po prostu jest bardziej konkretna i rzeczywista niż liczebnik czy przymiotnik opisujący świat. Jest liczba – jest pewnik. Często nie trzeba nic więcej by argument dotarł do odbiorcy i to w sposób, który nie będzie kwestionowany. Skoro psychologowie ale i własne odczucia podpowiadają, że warto wykorzystać liczby.

Ostatnio pracując nad udoskonaleniem przekazu jednego z klientów, zamieniliśmy zdanie: „zdecydowana większość klientów preferuje opcje 2” na „83%  wybiera 2”. Tak uproszczony przekaz oddaje sedno mojego przekazu.

Zamiast sugerować Ci, drogi czytelniku: „postaraj się wykorzystać częściej w swojej prezentacji liczby” mówię „w następnej prezentacji którą będziesz prowadzić wykorzystaj świadomie 2 liczby jako argument!” Sprawdź to, proszę i daj znać jak poszło.

Jesteś niewolnikiem?

Dla wielu prezenterów prowadzenie ich to przykry obowiązek. Prowadzą prezentacje bo tego od nich oczekuje szef lub klient.

Trudno w takiej sytuacji o wewnętrzną swobodę, która jest tak potrzebna podczas spotkania z odbiorcą.
By nie być niewolnikiem obowiązku prezentacji trzeba znaleźć wewnętrzną wolność. Trudno bowiem oczekiwać, że szef zwolni Cię z obowiązku prowadzenia jej. Co zatem pozostaje? Trzeba zmienić sposób myślenia o niej, a konkretnie o swojej roli w niej. Znaleźć wewnętrzne źródła satysfakcji z prowadzenia prezentacji ( poznanie lepiej materii, mierzenie się ze swoimi lękami społecznymi, pokonywanie nieśmiałości, wzmacnianie elastyczności i kreatywnej postawy etc). Jeśli tak konstruktywnie spojrzysz na swoją rolę wówczas szybko zaskoczysz się tym jaką frajdę daje konceptualizacja idei, kreacja przebiegu spotkania i wreszcie kontakt z odbiorcą.
Bez zmiany myślenia o sobie jako prowadzącym prezentacje nie mam mowy o wewnętrznej wolności.
Można być co najwyżej sprawnym niewolnikiem: szefa, lub szefa szefów czyli klienta!

Przedstaw się

Każde spotkanie zaczyna się od pierwszego słowa.

Zwykle jest nim „Dzień” w zwrocie „Dzień dobry” lub „Witam” i dobrze. Co powinno się pojawić zaraz potem? Wg mnie przedstawienie się. Drugim słowem, zaraz po przywitaniu powinno być przedstawienie własnego imienia i nazwiska. Często obserwuję, że prowadzący prezentacje przedstawiają się niezbyt staranne, by nie powiedzieć byle jak. Tym czasem to jak się przedstawimy przekłada się na to jakie będziemy wrażenie na odbiorcach. Im bardziej zdawkowo, niewyraźnie, pośpiesznie, bez użycia pauz tym gorzej. Bywa przecież tak, że do końca prezentacji odbiorcy nie mają jak spytać o nazwisko prowadzącego.

Proponuję proste reguły przedstawienia się.

Mów wolno, bardzo wolno. Tak byś miał wrażenie, że mówisz zdecydowanie za wolno.

Mów wyraźnie, powoli artykułując każdą z liter. W szczególności zadbaj o to by samogłoski zabrzmiały donośnie.

Mówiąc wprost, samogłoski zwłaszcza z Twojego nazwiska powinny być a r t y k u ł o w a n e  teatralnie. Tobie wyda się to śmieszne ale dzięki temu odbiorcom ułatwisz usłyszenie i zapamiętanie Twojego nazwiska.

Wypowiadając swoje imię oddziel go pauzą od nazwiska: nazywam się: Tomasz – pauza – Kras – pauza. Dzięki takiemu zabiegowi zwiększysz prawdopodobieństwo, że dotrze do wszystkich Twoje nazwisko a odbiorcy go nie przekręcą.

Przedstawiając się  skieruj swoje ciało i wzrok na odbiorców – to z nimi się witasz i to oni a nie ściana, czy laptop mają usłyszeć Twoje imię i nazwisko.

Staranność i brak pośpiechy przy przedstawianiu się, dzięki efektowi aureoli, przełoży się na lepszy odbiór Ciebie i treści, które zaraz po tym będziesz przedstawiać.

Jeśli do tej pory nie zwracałeś uwagi na ten aspekt prezentacji przetestuj choć raz zaproponowane zalecenia i przekonaj się jaką siłę możesz czerpać z uwagi, jaką pozyskasz od odbiorców już w pierwszej minucie spotkania.

Powodzenia

Słowa, słowa, słowa…

Słowa jako efekt działania pióra

Prezentacja to przede wszystkim słowa. Takie przeświadczenie pewnie czai się w głowie nie jednego prezentera. Do takiego przeświadczenia dochodzić też muszą odbiorcy prezentacji. Słowa wypowiadane są bowiem przez prowadzącego, słowa są na ekranie rzutnika…
Tym czasem skuteczna prezentacja opiera się o obrazy, nie słowa. Owszem słowa mogą wywoływać obrazy wśród odbiorców ale taką umiejętność mają częściej poeci i mówcy niż przeciętny prezenter. Chcąc więc wywołać pożądane wrażenia na odbiorach zamiast na słowach warto skoncentrować swoją energię na opracowywaniu, pokazywaniu ( prezentowaniu) właściwych obrazów. Słowa jakie im będą towarzyszyć będą pełnić rolę służebną. Nie będą sednem, kolejnej, nudnej prezentacji.

Syndrom widza w prezentacji

Śpisz?

Ciekawe ile osób w trakcie prezentacji marzy o śnie. Wydaje się, że przy prezentacjach mających charakter informacyjny, które często przeradzają się w monolog prezentera wielu. Sen jest każdemu niezbędny ale dlaczego ochota nie sen przychodzi tak często podczas prezentacji?

Jestem katolikiem i chodzą do kościoła. Niezmiernie często właśnie podczas mszy ziewam. Kiedyś liczyłem było to 46 ziewnięć. Mimo tego, że starałem się nie ziewać … ziewałem. Im bardziej chciałem się opanować tym częściej ziewałem.

Jaki to ma związek ze stanem odbiorców prezentacji?

W obu przypadkach pojawił się „syndrom widza”. Syndrom ten charakteryzuje się utratą zainteresowania omawianym zagadnieniem, trudnością w utrzymaniu koncentracji na poruszanych wątkach, przy jednoczesnym słyszeniu słów, które docierają do uszu. Innymi symptomami są: ziewanie, koncentracja na wewnętrznych fizjologicznych przejawach życia wewnętrznego,  wsiąkanie we własne myśli i rozstrzyganie wewnętrznych dylematów, analiza wspomnień z przeszłości z poszukiwaniem alternatywnych rozwiązań sytuacji z których nie jesteśmy zadowoleni.

Etiologia:

Brak zaangażowania w przebieg spotkania – kazania czy prezentacji, związany ze sposobem prowadzenia spotkania.

Leczenie:

Radykalna zmiana sposobu prowadzenia spotkania. Zmiana formy prezentacji.

Rokowania:

Przy stosowaniu się do zaleceń bardzo dobre lub bardzo dobre. Uczynienie z widza uczestnika.

Prezentacja=Power Point My Point of view

Ten wynalazek Boba Gaskins’a w 1984 roku kupiony w 1987 r. przez Microsoft opanował cały świat. Zapraszam na stronę Boba Gaskinsa i poznania bliżej historii PowerPoint na http://www . robertgaskins.com Od tego czasu idea by z pomocą edytora obrazków komunikować się z odbiorcami uwiodła świat! Marka Power Point stała się synonimem prezentacji. Jest z nią jak z Adidasem. Wielu prezenterów nie wyobraża sobie prezentacji bez tego programu. Czy to dobrze? Pewnie tak, bo łatwiej można przygotować i skuteczniej komunikować się z jej odbiorcami. Jest jednak ogromne niebezpieczeństwo, które odczuwają na własnej skórze współcześni odbiorcy prezentacji. Jest nią syndrom widza! O nim w następnym wpisie…

Oczy wiście oczy

Czy osoby niewidome mogłyby prowadzić prezentacje?

Wydaje się to absurdalne. Takie pytanie może być nawet niesmaczne. Tym czasem właśnie oczy prowadzących prezentacje są często niewidome.

Pamiętamy recytacje wierszyków z podstawówki, kiedy większość z nas patrzyła w sufit, w podłogę. Nie bez powodu. Tam właśnie widzieliśmy tekst wiersza, który recytowaliśmy. Bywali i tacy, którzy patrzyli na bok prawy czy lewy a nawet musieli zamknąć oczy by nie pomylić kolejności, by nie zapomnieć słów.
Prowadząc prezentacje często powtarzamy ten sam scenariusz. Chcąc nie zapomnieć zdań, które z trudem przygotowaliśmy powtarzamy ten sam zabieg. Patrzymy w podłoże, sufit, w ściany ale najczęściej patrzymy w ekran laptoma, z którego wyświetlamy prezentacje. kierujemy się tą samą obawą byle nie zapomnieć tego co chcemy powiedzieć! Szkoda było by bowiem stracić zachwyt odbiorców, ich zadziwienie: „Jak można było tak ciekawe zdanie ułożyć”… gdybyśmy zapomnieli tych zachwycających zdań. Jaki jest efekt pomagania sobie w ten sposób? Podobnie jak przy recytacji wiersza raczej „odbębnienie” jak mawiano w mojej szkole niż zachwyt odbiorców. W obu przypadkach: przy recytacji i przy prezentacji rezygnujemy w kontaktu wzrokowego z odbiorcami. Co tracimy? Tracimy w ten sposób kontrolę nad tym jak odbiorcy naszych zabiegów reagują na nasze słowa. Tracimy także możliwość wpływu na nich. Ale z pomocą przychodzi nam współczesna technologia. Zamiast sufitu, ścian mamy przecież laptopa i Power Point z funkcją Widoku konspektu czy notatek, które są niewidoczne dla odbiorców prezentacji. Oczywiście pomaga to w pamiętaniu wszystkich kwestii. Ale jedno się nie zmienia. Nadal nie mamy kontaktu wzrokowego z odbiorcami… Niby więcej pamiętamy ale czy to co pamiętamy a potem mówimy zwiększa przez to naszą siłę wpływu? Niestety nie!
Panie i Panowie podczas prezentacji oczywiście oczy powinny przede wszystkim wpływać a nie tylko czytać. I nie ma to znaczenia czy czytamy z sufitu czy z ekranu laptopa. Zatem oczy wiście!

Zapraszam na szkolenie Mistrzowska prezentacja http://www.szkolenianakazimierzu.pl/Mistrzowska-prezentacja.html

Mistrzowska prezentacja?

Prezentujemy nieustannie. Siebie, firmę, produkty, usługi…
Każdy wcześniej czy później spotyka się z koniecznością zaprezentowania. Jedni robią to z rozmachem wzbudzając podziw inni męczą się sromotnie nad tym by powiedzieć kilka słów.
Jeśli do tego dojdzie konieczność nawiązania dialogu z odbiorcami – niezależnie czy będą to klienci, współpracownicy, szefowie czy bliscy prezentowanie staje się wyzwaniem. Ci spośród nas, którzy koncentrują się na odbiorcach osiągają sukcesy. Jedak część z nas, z różnych powodów, częściej koncentruje się na sobie. Na swoich reakcjach „ciała”, myślach czy emocjach jakich doświadczają a finalnie na tym jak wypadną. Ten „przechył” zazwyczaj uniemożliwia prowadzenie skutecznych prezentacji. A kiedy prezentacja jest skuteczna? Gdy realizuje cel. By go osiągać, w dzisiejszych czasach nie wystarczy jednak zwykła prezentacja. Potrzebna jest mistrzowska prezentacja.
Jak uczynić ją perfekcyjną? Jak być mistrzem w prezentowaniu?
Chcąc się podzielić własnymi refleksjami i pomóc Tobie w przygotowywaniu i prowadzeniu skuteczniejszych prezentacji zapraszam do śledzenia wpisów na naszym firmowym blogu.
Do zobaczenia.
Tomek Kras