Archiwa tagu: planowanie prezentacji

Paradoks zmiany zachowań w prezentacji

Jak ulepszyć prezentację?

Wielu prezenterów koncentruje się na zmianie zachowań mało istotnych dla sukcesu prezentacyjnego, a pomija te o wiele istotniejsze. Postępują słusznie.

Dlaczego?

Bardzo wielu prezenterów, koncentruje wysiłek na eliminacji chwastów językowych – powtarzanych słów np. „tak”, „prawda”, „jakby”, „oczywiście” etc. Liczni starają się usuwać z repertuaru zachowań pozawerbalnych sławne „yyy”. Dlaczego zaczynają zmianę od tego aspektu?

Z dwóch powodów. Po pierwsze właśnie te zachowania denerwują ich najbardziej. Ich rzeczywistą skalę uświadamiają sobie często dopiero podczas analizy nagrania video swego wystąpienia. Wówczas zdają sobie sprawę z tego, jak wiele chwastów jest poza ich kontrolą. Chcą je wyeliminować. Ta obudzona awersja daje im motywację do zmiany.

Drugi powód jest taki, że właśnie te zachowania są pod ich stosunkowo dużą kontrolą. W wielu przypadkach sama ich świadomość powoduje świadomą eliminację tych zachowań. Z sukcesem przy odrobinie wysiłku zastępują te zachowania innymi. Tego, jak to jak to zrobić, uczę podczas szkoleń z prezentacji.

Zmiany takie, choć spektakularne, mają jednak charakter estetyczny, a nie pragmatyczny. Po prostu lepiej się słucha czysto mówiącego prezentera. Łatwiej podążać za głosem mówcy, jeśli nie towarzyszy wypowiadanym zdaniom „yyy” czy „eee”. Niestety żaden prezenter mówiący czystą i pozbawioną chwastów polszczyzną czy angielszczyzną nie zwiększy szans na sukces swojej prezentacji, jeśli poza tym nie zaoferuje swoim odbiorcom wartościowej idei.

Idea ta powinna być komunikowana we właściwie dobranej strukturze wystąpienia. Nie zostanie kupiona, jeśli prezenter nie będzie miał wystarczającej wiarygodności, nie będzie mówić z przekonaniem czy bez uruchamiania emocji u swego odbiorcy. Prowadzenie prezentacji w ten sposób wymaga zmian na innym niż estetycznym poziomie. Wymaga rewolucji w myśleniu o prezentacji.

Dlatego, choć rezultaty wysiłku prezenterów są spektakularne, to w mojej opinii nie są to krytyczne zachowania, których zmiana radykalnie zwiększa skuteczności prowadzonych prezentacji.

A jakie zachowania są krytyczne?

Takim zachowaniem jest na przykład brak analogowego planowania cyfrowego pokazu. Inny przykład to nieformułowanie wielkiej idei, którą chcę sprzedać swoim odbiorcom. Takim zachowaniem może być też brak dobrej struktury prezentacji, czy wreszcie brak ćwiczeń w prowadzeniu wystąpienia. Tych zachowań, krytycznych dla sukcesu prezentacyjnego, jest wiele więcej.

Mimo to uważam, że warto zacząć pracę nad doskonaleniem warsztatu prezentera nie od rewolucji w krytycznych zachowaniach, ale od inwestycji w ewolucję „mało znaczących” zachowań.

Dlaczego?

Bo do zmiany krytycznych zachowań trzeba o wiele więcej wysiłku. Zmiana ta jest możliwa w zasadzie jedynie po rewolucji, jaka musi się dokonać w głowie prezentera. Rewolucja dotyczy tego, czym jest i do czego, poza zaprezentowaniem, służy prezentacja.

Obok rewolucji w myśleniu o prezentacji powinna się dokonywać równolegle ewolucja w zmianie zachowań. A ewolucja wymaga sekwencji kroków, które powoli, a nie radykalnie, są wprowadzane w życie. Zbyt radykalne plany na zmianę kończą się częściej fiaskiem niż sukcesem. Znacznie rozsądniej jest zastosować filozofię Kaizen i wprowadzać rewolucję małymi krokami. Najmniejszymi z możliwych. A tymi możliwymi krokami są na przykład eliminacja chwastów pozawerbalnych.

Wielu prezenterów, by stać się lepszym prezenterem, musi w pierwszej kolejności wprowadzić jakiekolwiek zmiany. Zbyt wielu jedynie planuje bycie lepszym prezenterem, a w rzeczywistości daje się pochłonąć bieżączce „tasków” do wykonania na wczoraj. Prawda?

Jeśli więc Twoi współpracownicy czy bliscy sugerują Ci, że warto byś przestał w trakcie Twoich wystąpień yyy’ać lub eee’ować, to zrób coś z tym. Jeśli sobie sam nie poradzisz zapraszam na szkolenie.

Reguła 10 minut w prezentacji

10 minut prezentacji
10 minut prezentacji

10 minut

Tyle ma prezenter na klarowne wyartykułowanie swojego przekazu do odbiorców.

Wielu prezenterów przygotowuje swoje wystąpienia bez znajomości tego podstawowego faktu. Czy, to oznacza, że ich prezentacje są zbyt krótkie? Szczerze … nie spotkałem się z taką sytuacją. Jest wręcz odwrotnie. Znakomita większość prezentacji jest za długa. Z moich statystyk, które prowadzę podczas szkoleń, wynika, że te przydługie prezentacje dzielą się na dwie podstawowe kategorie.

Pierwsza, to sytuacja, gdy teza, z którą przybywa prowadzący prezentacje, jest podczas pokazu slajdów wystarczająco wyartykułowana, ale sama prezentacja w niezrozumiały sposób przedłuża się. Podczas takich prezentacji odbiorcy dość szybko uzyskują jasność do czego chce ich przekonać prowadzący, ale ten zamiast zaprosić odbiorców do wyrażenia swych opinii, zamiast wezwać do działania (call to action) przedstawia im kolejne porcje informacji. Prowadzący nie daje przestrzeni na, to by odbiorcy mogli komentować odbiór zaprezentowanych idei. Prowadzący uparcie porusza coraz, to nowe kwestie, robi dygresje nie zauważając, że uwaga publiczności już dawno została utracona. Jego wystąpienie, niczym samolot, szybko się rozpędza, gwałtownie unosi się w górę, ale nie może wylądować, choć co najmniej między lądowanie, by się przydało.

Druga kategoria sytuacji, to taka, gdy prowadzący swoją tezę ukrywa. Dużo mówi, może nawet pokazuje, ale nie bardzo wiemy do czego zmierza. Poszczególne słowa, slajdy, a nawet sekwencje pokazu są zrozumiałe, ale nie bardzo wiadomo ku czemu zmierza prowadzący. Bywa tak, że pierwsze 5-7 minut prowadzący robi wprowadzenie do tytułu wystąpienia. Bywa i tak, że opowiada o sobie i historię tego jak zdobywał wiedzę w temacie wystąpienia a dopiero po kilkunastu minutach artykułuje cel spotkania. Naturalnym jest, że w tym „złotym” czasie odbiorcy tracą nadzieję, na to, że szybko dowiedzą się, o co chodzi prowadzącemu. Czekają, więc grzecznie lub niegrzecznie końca spotkania. Dbając oczywiście o to, by nie przedłużyć żadnym pytaniem zakończenia. Ten sposób prowadzenia prezentacji można porównać do przedłużającego się startu samolotu. Najpierw długie kołowanie na pas startowy a potem powolne nabieranie prędkości do wznoszenia się. Tym czasem każdy z lecących samolotem ma nadzieję na szybki start, komfortowy lot i co najważniejsze szczęśliwe lądowanie w miejscu docelowym.

Badania psychologów nad ludzką uwagą pokazują jednoznacznie, że każdy prezenter ma 10 minut na, to by dotrzeć do odbiorcy ze swym przekazem. Jeśli tego „złotego” czasu nie wykorzysta, to straci bezpowrotnie możliwość dotarcia do serc i umysłów odbiorców. Jeśli się z tym zgadzamy pojawia się pytanie:

Co zatem zrobić, by we właściwy sposób wykorzystać tak cenne 10 minut?

  • Przygotować prezentacjePrzygotowanie wystąpienia to krytyczny element. Jeśli naszym celem nie jest „spędzenie” czasu z odbiorcą i mamy ambitny zamiar skłonić go do zaprzestania określonych działań, zmotywować do pożądanych zachowań, wywrzeć wpływu na jego myślenie, przekonać go naszych idei konieczne jest przygotowanie treści i formy wystąpienia. W tym celu warto:
    • w kategoriach behawioralnych zdefiniować swój cel, nie tylko wiedzieć na jaki temat będzie wystąpienie ale dobrze wiedzieć co chce się osiągnąć. Warto zacząć od końca (zobacz wpis na ten temat),
    • posłużyć się strukturą wystąpienia dającą szansę na wywarcie najsilniej wpływu na postawę odbiorcy. Świetnie sprawdza się tu struktura: problem-rozwiązanie,
    • zabrać, opracować i zweryfikować siłę stosowanych argumentów. Każdy z argumentów powinien  przemawiać za przedstawioną ideą a kontrargumenty także powinny być przeanalizowane i uwypuklone ich słabe strony,
  • Od początku zapowiedzieć wprost tezę, do której chcemy przekonać odbiorcę. Niech ten wie do czego chcemy go skłonić i z tym nastawieniem będzie szczególnie uważnie słuchał argumentów. Dzięki postawieniu na samym początku wystąpienia tezy budujemy u odbiorców motywację do wysłuchiwania dowodów na słuszność naszej tezy. Owszem wymaga to przemyślenia jakości naszych argumentów ale bez dwóch zdań będą one wysłuchane.
  • Przećwiczyć początek wystąpienia. Krytyczne tu jest rozpoczęcie. Jeśli należymy do osób, które mogą długo mówić na swój temat lub na temat wystąpienia to tym bardziej rygorystycznie powinniśmy podejść do ćwiczenia rozpoczęcia. Warto, podczas ćwiczeń przed wystąpieniem, sprawdzić ile czasu, tak naprawdę, zajmuje nasze rozpoczęcie. Bywa, tak, że nawet wytrawni mówcy i prezenterzy są zaskoczeni jak wiele czasu przeznaczają na autoprezentacje. Wielu z nas nie ma świadomości jak bardzo wystawia na próbę cierpliwość odbiorców.

Na koniec jeszcze jedna rada. Jak rozpoznać, upływ mijającego czasu?

Na ten, nierzadki problem jest proste pytanie. Wystarczy postawić sobie zegar. Zegar musi być na tyle duży, by prowadzący jedynie zerkając widział upływający czas. Można także poprosić kogoś z widowni lub zaprzyjaźnioną osobę o mierzenie czasu i poprosić o sygnał, który oczywiście będzie czytelny jedynie dla nas a nie dla widowni.