Przygotowanie i prowadzenie spotkań

Podczas dobrze przygotowanego i prowadzonego spotkania można rozwiązywać problemy, przekazywać informacje, osiągać kompromisy, opracowywać nowe koncepcje, omawiać i podejmować ważne decyzje. Takie spotkania pobudzają zaangażowanie uczestników i pozwalają osiągać efekt synergii grupy. Słabo przygotowane spotkanie to zwykle strata czasu, uczestnicy są zdemotywowani, nudzą się, a sytuacje w tym czasie ulega zaostrzeniu.

Z badań prowadzonych w organizacjach biznesowych uczestnicy zauważają, że co najmniej 30% spotkań nic nie wnosi do ich pracy bieżącej. Któż z nas nie był nigdy na takim spotkaniu? Jak zatem poprawnie zorganizować spotkanie? Jak zachęcić ludzi do przygotowania się przed rozpoczęciem, jak uzyskać więcej w mniejszej jednostce czasowej, jak podzielić rolę i dbać o czas spotkania?

Na powyższe i inne pytania odpowiemy sobie podczas prezentowanych poniżej zajęć. W ciekawych formach poznamy mechanizmy zakłócające przebieg spotkania jak i te, dzięki którym spotkanie jest efektywne. Przećwiczymy prowadzenie spotkania zgodnie z pomocnymi schematami w zależności od charakterystyki spotkania, czyli jego rodzaju, celu, ilości uczestników i innych parametrów.

Uświadomimy sobie jak ważne jest przygotowanie do spotkania, prawidłowa facylitacja spotkania, plan i cele oraz jak to wpływa na efekt końcowy. Dzięki temu będziemy lepiej rozumieć dynamikę spotkań i łatwiej wykorzystywać ją do zwiększania efektywności spotkań.


Cele szkolenia:
  • Uczestnik podczas szkolenia pozna rodzaje spotkań, mechanizmy zakłócające i pomagające, główne wytyczne ułatwiające przeprowadzenie spotkania, metody prowadzenia spotkania (według modelu CPK i PESOS), sposoby reagowania na sytuacje niekorzystne, zarys czynności, zadań i ról charakteryzujących efektywne spotkania w podziale na przed, podczas i po spotkaniu.
  • Uczestnik przećwiczy podczas szkolenia typowe działania pozwalające na dobre przygotowanie do spotkania, planowanie spotkania, obieg informacji, reagowanie na dygresje, pilnowanie czasu, wyciąganie wniosków, grupowe podejmowanie decyzji, tworzenie notatki, podsumowywanie.
  • Uczestnik doświadczy na sobie skuteczności różnych rodzajów spotkań i przełożenia działań prowadzącego na efektywność oraz będzie rozumiał własny wpływ na przebieg, wnioski i zadowolenie uczestników spotkania.

Korzyści:
  • Uczestnik po szkoleniu będzie potrafił przygotować, poprowadzić i raportować spotkanie. Będzie umiał dobrać rodzaj spotkania do potrzeby, sytuacji i innych uwarunkowań. Będzie prawidłowo reagować na zakłócenia podczas spotkania.
  • Uczestnik dzięki przećwiczeniu modeli i sposobów prowadzenia spotkania będzie skoncentrowany na celu spotkania, założeniach i efektach, dbając o jakość i efektywność przebiegu spotkania.
  • Uczestnik uświadomi sobie własny wpływ na jakość i efekty spotkania nie tylko w roli prowadzącego, ale i uczestnika. Będzie zachęcony do profesjonalnego przygotowania i prowadzenia spotkań.
 
Tematyka:
  • Rodzaje spotkań i ich charakterystyka.
  • Alternatywy do spotkania.
  • Metody prowadzenia spotkania (CPK, PESOS).
  • Sposoby reagowania na sytuacje trudne podczas spotkania.
  • Czynności niezbędne (przed, w trakcie, po spotkaniu).
  • Metody planowania spotkania.
  • Narzędzia komunikacyjne ułatwiające przebieg spotkania.
  • Tworzenie agendy spotkania.
  • Obieg informacji.
  • Raportowanie wyników spotkania.
 Czas trwania: 1 dzień szkoleniowy
 
Proszę o więcej informacji
Najnowszy artykuł