„Lepiej zarządzając czasem możemy tylko zyskać” – to dość popularne stwierdzenie o korzyściach płynących z lepszej kontroli czasu, jako jedynych efektach lepszego zarządzania czasem. Jest jednak nieprawdziwe.
Większa wydajność, większe zyski, większa oszczędność, same plusy, ale czy na pewno? Czy skuteczniejsze zarządzanie czasem przynosi tylko zyski?
A jeśli efektywniej zarządzając czasem tracimy pewne rzeczy, pewne nieoczywiste korzyści naszego nie najlepszego zarządzania czasem? A może nie ma nieefektywnego zarządzania czasem? W rzeczywistości każdy z nas traci określone, często ukryte korzyści braku lepszego zarządzania czasem. Jakie to są korzyści? Może to być wielość czy częstotliwość kontaktów towarzyskich, wizerunek przepracowanego, zawalonego robotą, bardzo zajętego, a może nawet oddanego pracownika. Mogą to być czas na innego rodzaju zajęcia osobiste w czasie przeznaczonym na pracę. Mogą to być dziesiątki innych korzyści. Jakich? Sami sobie Państwo odpowiedzcie, jakie korzyści moglibyście utracić zmieniając styl funkcjonowania.
Funkcjonując w określony sposób, organizując swój czas świadomie lub nie, w sposób mniej lub bardziej planowany, stale robimy rachunek zysków i strat. Dzieje się to najczęściej automatycznie, nieświadomie. Wynik tego bilansu decyduje o tym, czy wprowadzamy zmiany w swe życie, czy też nie. Możemy nawet walczyć o zachowanie status quo. O to by nawet jeśli coś się zmienia, nic się nie zmieniło. Do trwałej zmiany dochodzi wówczas, gdy swoją dietę przykrości i przyjemności zmodyfikujemy, znajdując zastępniki dla traconych korzyści lub znajdując zupełnie nowe korzyści, które subiektywnie będą bardziej znaczące od tych traconych.
Jeśli nie wiesz dokąd zmierzasz każda droga tam prowadzi. Waga misji roli i celów.
To czy szkolenie z zarządzania czasem sprzyjać będzie Twojej większej efektywności, zależy w dużej mierze od tego, czy wiesz jaka jest misja Twojej roli w firmie, jakie są cele strategiczne, jaka jest misja Twego stanowiska. Rolą każdego pracownika jest realizacja nie tylko bieżących celów i zadań na danym stanowisku, ale także tworzenie wartości dodanej dla firmy. Odnosząc się do nomenklatury Eisenhowera pierwsze wyznacza to co jest pilne do wykonania w miejscu pracy. Najważniejszą korzyścią z posiadania misji, roli i celów jest fakt, że umożliwia nam łatwo podejmować decyzje najmocniej związane z zarządzaniem czasem: co robić, a czego nie robić w danym miesiącu, tygodniu, dniu, godzinie, danej chwili … Misja określa także, co należy do zakresu działań innych osób, czego nie można delegować, a co z definicji należy do zakresu obowiązków innych osób. Jeżeli misja jest dla mnie zrozumiała i akceptuję ją, wówczas łatwo o określenie celów długoterminowych, strategicznych i związanie z nimi celów, krótkoterminowych, operacyjnych. Znajomość misji roli pozwala także definiować cele w kategoriach zapewniających ich realizację: określonych w czasie, nastawionych na rezultaty (te związane z tworzeniem wartości dodanej), precyzyjnych (określające jakość i ilość Twojego wkładu zapewniającego sukces w ich realizacji). Cele powinny być także pozytywne, ekologiczne i wymierne (by wiedzieć po czym poznamy, że udało się je zrealizować z sukcesem).
Misja stanowiska i wypływające z niej cele pozwalają skutecznie zarządzać sobą w czasie, ale czy Ty czytelniku znasz misję swego stanowiska? Czy potrafisz nazwać dzięki niej priorytety swej aktywności, czy też nie? Czy cele Twojej pracy wypływają wprost z tej misji, czy też skazany jesteś na próby formułowania celów o charakterze bardziej operacyjnym? By szkolenie z zakresu zarządzania czasem było naprawdę efektywne, by pomagało lepiej zarządzać czasem, niezbędne jest by znać misje swej roli i związane z nią cele. W innym przypadku warto na własny użytek zdefiniować misje swego stanowiska by ułatwić sobie podejmowanie decyzji dotyczącej tego w co i w jakim stopniu w sposób najbardziej produktywny angażować swą energię.
Zarządzanie czasem – tylko czyim?
Bezpośrednio ze znajomością misją roli związany jest dylemat: zarządzamy czasem czy raczej zarządzamy sobą w czasie? Mówiąc o zarządzaniu czasem zazwyczaj mamy na myśli swój czas, a także domyślnie mówimy o tym co My możemy zrobić, by lepiej zarządzać czasem, swoim czasem. No właśnie, ale w jakim stopniu jesteśmy panami swego czasu? Można pomyśleć, że to nasi szefowie, pracownicy, współpracownicy, kontrahenci czy klienci są właścicielami naszego czasu. Naturalną konsekwencją takiego przekonania będzie kolejne – że nie mając wpływu na nich, nie mamy wpływu na czas. Podobnie jest ze zdarzeniami losowymi, kryzysami, zdarzeniami nieprzewidzianymi, które pożerają nasz czas. Ale jeżeli przyjąć za możliwy fakt, że jedyne czym zarządzamy to zarządzamy sobą w tym „ich” czasie, to zyskujemy coś na czym nam najbardziej zależny: wpływ, kontrolę. Paradoksalnie czas w zasadzie nie należy nawet do wymienionych osób, jest niczyj i wszystkich. Ale przez fakt, że pracujemy z innymi ludźmi, lepiej mieć na uwadze fakt, że inni tak nie myślą i o ile są naszymi klientami, przełożonymi, podwładnymi będą traktować nasz czas jako „swój” czas i będą chcieli jak najwięcej skraść „naszego” czasu.
Zarządzenie czasem – kiedy szkolenia działają?
Szkolenia klasyczne, sprowadzające kwestie zarządzania czasem do znajomości narzędzi zarządzania czasem bez uwzględniania całego wachlarza sprzężonych i prowadzących do stosowania tych metod umiejętności mogą być nieskuteczne.
By szkolenie było efektywne, sposobem na bardziej skuteczne zarządzanie czasem jest spojrzenie na nie jak na element większej układanki. Oznacza to branie pod uwagę szerszego kontekstu, w którym są i będą wykorzystywane umiejętności rozwijane na szkoleniu. Wynika z tego również konieczność stosowania nie tylko jednej metody, ale całego wachlarza sposobów na zarządzanie czasem, optymalnych dla danej osoby. Dla ich wyboru konieczne jest uwzględnienie motywacji do zmian w życiu, zakresu i charakteru traconych przy zmianie profitów, których często nie jesteśmy świadomi, a także przekonań na temat czasu, siebie, świata.
