W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, stagnacja kompetencyjna to pierwszy krok do utraty przewagi rynkowej. Wiemy jednak, że w dobie rosnących kosztów operacyjnych, budżety na Learning & Development są pierwszymi, które padają ofiarą cięć. To błąd, na który nie musisz sobie pozwalać.

Czy wiesz, że jako pracodawca co miesiąc odprowadzasz składki, które zasilają Krajowy Fundusz Szkoleniowy? Te pieniądze nie przepadają – one czekają na przedsiębiorców świadomych swoich praw. KFS to nie skomplikowana dotacja unijna obarczona wieloletnim monitoringiem, ale szybki i skuteczny mechanizm wsparcia, z którego co roku korzystają tysiące polskich firm.

Niestety, statystyki są nieubłagane: środki w Powiatowych Urzędach Pracy wyczerpują się błyskawicznie – w największych miastach pula znika często w ciągu kilkunastu minut od otwarcia naboru. Samodzielne przygotowanie wniosku w takim stresie, bez znajomości specyficznych wymogów lokalnego urzędu, często kończy się odrzuceniem z powodów formalnych. My zdejmujemy ten ciężar z Twoich barków. Oferujemy nie tylko szkolenia najwyższej jakości, ale przede wszystkim partnerstwo w procesie pozyskiwania finansowania – od audytu potrzeb, aż po realizację usług.

Czym dokładnie jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy i dlaczego warto z niego skorzystać?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to wydzielona część Funduszu Pracy, której wyłącznym celem jest zapobieganie utracie pracy przez pracowników poprzez ich ciągłe dokształcanie. W przeciwieństwie do wielu innych programów pomocowych, KFS jest dostępny dla każdego pracodawcy – niezależnie od branży czy kondycji finansowej – pod warunkiem zatrudniania co najmniej jednej osoby na umowę o pracę. Jest to pomoc bezzwrotna, przyznawana na zasadach pomocy de minimis. Oznacza to minimum biurokracji w porównaniu do funduszy europejskich i realny wpływ gotówki na konto firmy po zrealizowaniu usługi rozwojowej.

Kluczowym atutem tego rozwiązania jest jego elastyczność oraz wysoki poziom dofinansowania, który zależy od wielkości Twojego przedsiębiorstwa:

• Jesteś mikroprzedsiębiorcą? (zatrudniasz do 9 osób) Możesz liczyć na sfinansowanie 90% kosztów kształcenia. Oznacza to, że za profesjonalne szkolenia, kursy czy studia podyplomowe Twoich pracowników nie zapłacisz 10 % wartości z firmowej kasy. Jedynym limitem jest kwota 200% przeciętnego wynagrodzenia na jednego uczestnika w danym roku, co daje ogromną swobodę w wyborze nawet bardzo drogich, specjalistycznych kursów.

• Reprezentujesz sektor MŚP lub dużą korporację? (powyżej 10 osób) W Twoim przypadku Urząd Pracy pokryje aż 70% kosztów, co nadal stanowi potężną oszczędność. Twój wkład własny to jedynie 30%. Taka dźwignia finansowa pozwala przeszkolić pięciokrotnie więcej pracowników w ramach tego samego budżetu, który planowałeś wydać komercyjnie.

Na co Urzędy Pracy chętnie przyznają środki? Poznaj priorytety KFS.

KFS nie rozdaje środków na „jakiekolwiek” szkolenia. Aby wniosek został pozytywnie rozpatrzony, musi wpisywać się w tzw. priorytety wydatkowania środków, ustalane corocznie przez Ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z Radą Rynku Pracy. To właśnie na tym etapie odpada większość źle przygotowanych wniosków – gdy uzasadnienie potrzeby szkoleniowej nie koreluje z celami państwowymi. Naszą rolą jest takie zdefiniowanie Twoich potrzeb szkoleniowych, aby idealnie rezonowały z aktualnymi wytycznymi.

Choć priorytety mogą ulegać lekkim modyfikacjom, od lat obserwujemy stałe trendy, które są „pewniakami” w procesie rekrutacyjnym. W nadchodzącym naborze kluczowe szanse na dofinansowanie mają działania obejmujące:

1. Wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych technologii i narzędzi pracy. Jeśli planujesz wdrożenie nowego systemu CRM, automatyzację produkcji, czy wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) w marketingu – to jest idealny priorytet dla Ciebie.

2. Kształcenie w zidentyfikowanych zawodach deficytowych. Każdy powiat i województwo posiada listę zawodów, w których brakuje rąk do pracy. Przeszkolenie pracownika w tym kierunku (np. kierowca C+E, programista, specjalista ds. księgowości) jest niemal gwarancją sukcesu.

3. Wsparcie dla osób po 45. roku życia. Państwo promuje aktywizację zawodową i aktualizację wiedzy osób dojrzałych, aby zapobiegać ich wykluczeniu cyfrowemu i zawodowemu.

4. Kompetencje cyfrowe. W dobie transformacji cyfrowej, wszelkie szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa, analizy danych czy obsługi zaawansowanego oprogramowania są traktowane priorytetowo.

Pamiętaj, że Urząd Pracy ocenia racjonalność wydatku. Co prawda nie piszemy za Ciebie wniosku ale pomagamy „ubrać w słowa” Twoje plany biznesowe tak, aby urzędnik nie miał wątpliwości, że to szkolenie jest niezbędne dla utrzymania miejsc pracy w Twojej firmie.

Chcesz rozwijać swoją firmę korzystając z dotacji w 2026?

Czym jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy?

KFS, czyli Krajowy Fundusz Szkoleniowy, działa w Polsce od 2014 roku i jest jednym z wielu źródeł, z których można pozyskać dotacje na rozwój. Jego celem jest dofinansowanie szkoleń dla pracowników oraz pracodawców w kierunku dostosowania kompetencji zawodowych do zmieniających się wymagań rynku pracy.

Planowany budżet Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) na 2026 rok wynosi łącznie około 417-420 milionów złotych

Środki te zostaną rozdystrybuowane między urzędy pracy w województwach, z największymi kwotami dla Mazowsza, Śląska i Wielkopolski, na finansowanie szkoleń, kursów i studiów podyplomowych dla pracowników i pracodawców. Wprowadzono nowe zasady, które umożliwiają dużym firmom pozyskanie nawet 200% przeciętnego wynagrodzenia, obejmując także samozatrudnionych (JDG) i pracowników na umowach cywilnoprawnych. 

Oto kilka najważniejszych cech programu:

• KFS udziela pomocy firmom na zasadzie bezzwrotnego wsparcia.
• Pracodawca może uzyskać aż 70% dofinansowania do szkoleń dla swoich pracowników (pozostałe 30% musi opłacić samodzielnie).Wyjątkiem są mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające do 10 osób – one mogą uzyskać dofinansowanie nawet na poziomie 90%.
• Środki KFS są przyznawane przez Powiatowy Urząd Pracy i mogą być przeznaczone wyłącznie na szkolenia i egzaminy podnoszące kompetencje pracowników.
• Z dofinansowania mogą korzystać firmy, urzędy, fundacje i wszystkie podmioty zatrudniające pracowników na podstawie umowy o pracę, które prowadzą swoją działalność na terenie Polski.

ProOptima może być realizatorem wsparcia szkoleniowego dla Ciebie

Dofinansowanie obejmuje tylko i wyłacznie usługi szkoleniowe wpisane do BUR

Od 2016 roku stosujemy standardy Polskiej Izby szkoleniowej i w listopadzie 2025 ponownie przeszliśmy recertyfikację i otrzymaliśmy SUS.30!

Potwierdzeniem jest certyfikat przyznawany przez DEKRA ważny do 26 grudnia 2028!

Priorytety wydatkowania na 2026

Na co Urzędy Pracy chętnie przyznają środki? Poznaj priorytety KFS.

KFS nie rozdaje środków na „jakiekolwiek” szkolenia. Aby wniosek został pozytywnie rozpatrzony, musi wpisywać się w tzw. priorytety wydatkowania środków, ustalane corocznie przez Ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z Radą Rynku Pracy. To właśnie na tym etapie odpada większość źle przygotowanych wniosków – gdy uzasadnienie potrzeby szkoleniowej nie koreluje z celami państwowymi. Naszą rolą jest takie zdefiniowanie Twoich potrzeb szkoleniowych, aby idealnie rezonowały z aktualnymi wytycznymi.

Choć priorytety mogą ulegać lekkim modyfikacjom, od lat obserwujemy stałe trendy, które są „pewniakami” w procesie rekrutacyjnym. W nadchodzącym naborze kluczowe szanse na dofinansowanie mają działania obejmujące:

1. Wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych technologii i narzędzi pracy. Jeśli planujesz wdrożenie nowego systemu CRM, automatyzację produkcji, czy wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) w marketingu – to jest idealny priorytet dla Ciebie.

2. Kształcenie w zidentyfikowanych zawodach deficytowych. Każdy powiat i województwo posiada listę zawodów, w których brakuje rąk do pracy. Przeszkolenie pracownika w tym kierunku (np. kierowca C+E, programista, specjalista ds. księgowości) jest niemal gwarancją sukcesu.

3. Wsparcie dla osób po 45. roku życia. Państwo promuje aktywizację zawodową i aktualizację wiedzy osób dojrzałych, aby zapobiegać ich wykluczeniu cyfrowemu i zawodowemu.

4. Kompetencje cyfrowe. W dobie transformacji cyfrowej, wszelkie szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa, analizy danych czy obsługi zaawansowanego oprogramowania są traktowane priorytetowo.

Pamiętaj, że Urząd Pracy ocenia racjonalność wydatku. My pomagamy „ubrać w słowa” Twoje plany biznesowe tak, aby urzędnik nie miał wątpliwości, że to szkolenie jest niezbędne dla utrzymania miejsc pracy w Twojej firmie.

Priorytety Ministra do spraw pracy wydatkowania Krajowego Funduszu Szkoleniowego w roku 2026 (zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 r. poz. 620) minister właściwy do spraw pracy realizuje zadania związane z Krajowym Funduszem Szkoleniowym, w szczególności ustala plan wydatkowania środków oraz nie więcej niż cztery priorytety wydatkowania środków KFS na dany rok po zasięgnięciu opinii Rady Rynku Pracy)

1. Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego, partycypacji pracowniczej i wspierania integracji w miejscu pracy.
2. Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie, tj. w powiecie lub w województwie.

3. Wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, AI oraz tzw. umiejętności zielonych, zwłaszcza gdy powyższe czynniki stanowią zagrożenie utratą pracy.

4. Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji niezbędnych w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych oraz wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji członków lub pracowników spółdzielni socjalnych oraz pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwach społecznych wskazanych na liście/rejestrze przedsiębiorstw społecznych prowadzonym przez MRPiPS.

Jednym słowem jakie obszary są preferowane?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) jest przeznaczony dla wszystkich firm płacących składki na Fundusz Pracy

Wsparcie z KFS jest szczególnie dla Twojej firmy, jeśli:

• wprowadzacie nowe technologie lub narzędzia pracy,
• rozwijacie kompetencje cyfrowe (w tym AI) lub tzw. umiejętności zielone (ESG, transformacja energetyczna),
• wyzwaniem dla Was jest pozyskanie pracowników na stanowiska deficytowe w regionie,
• reprezentujecie sektor usług zdrowotnych i opiekuńczych,
• chcecie doskonalić zarządzanie ludźmi i komunikację w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi.

Co trzeba zrobić, żeby otrzymać środki z KFS?

Firma (pracodawca) musi złożyć wniosek o przyznanie środków z KFS na kształcenie ustawiczne do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności zgodnie z terminami naboru określonymi przez PUP.

W większości urzędów nabory KFS odbywają się w pierwszym kwartale roku i są bardzo krótkie – trwają bowiem zwykle kilka dni. Wniosek KFS należy złożyć na szkolenia, które ma zrealizować konkretna firma szkoleniowa.

Baza Urzędów Pracy

>> znajdź swój Urząd Pracy i skontaktuje się z nim

Wnioski – KFS szkolenia – dofinansowanie 2026

W celu uzyskania dofinansowania kosztów kształcenia ustawicznego, pracodawca musi złożyć wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności. Każdy Urząd Pracy posiada własny wzór wniosku. Z tego też powodu wniosek trzeba pobrać ze strony swojego Urzędu. Większość wniosków KFS posiada również część, którą musi wypełnić firma szkoleniowa.

Wniosek wypełniony w postaci elektronicznej należy:

• podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub
• podpisać potwierdzonym profilem zaufanym elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Wniosek pobrany w postaci elektronicznej można również wydrukować, podpisać ręcznie i złożyć w formie papierowej do właściwego powiatowego urzędu pracy.

Do wniosku na szkolenia finansowane z Krajowego Fundusz Szkoleniowego należy dołączyć:

• dokumenty pozwalające na ocenę spełniania warunków dopuszczalności pomocy de minimis (w przypadku pracodawcy będącego przedsiębiorcą)
• kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności – w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej
• program kształcenia ustawicznego
• wzór zaświadczenia wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego
• dokument potwierdzający wpis firmy szkoleniowej do Rejestru Instytucji Szkoleniowych prowadzony przez WUP
• certyfikat jakości usług szkoleniowych realizatora szkolenia

Baza Urzędów Pracy

>> znajdź swój Urząd Pracy i skontaktuje się z nim

Zaufali nam w poprzednich latach

Na przestrzeni lat, ze szkoleń i usług doradczych finansowanych z dotacji, skorzystali pracownicy m.in takich firm jak:

AON, PromoTraffic, Farmona, Gąska, Smay, Travelinc, Tirsped,

Opinia klienta: „Dzięki wsparciu ProOptima przeszkoliliśmy cały dział handlowy praktycznie za darmo. Nigdy byśmy, bazując tylko na naszym budżecie nie zrealizowali rozwoju na taką skalę!”

Sekcja FAQ (Najczęstsze pytania)

• Czy jednoosobowa działalność gospodarcza może skorzystać? (Tak, jeśli zatrudnia choć jednego pracownika na umowę o pracę).

• Kiedy ruszają nabory? (Zwykle styczeń/luty, ale każdy Urząd Pracy ustala własne terminy).

• Czy muszę wykładać pieniądze z góry? (Tak, KFS działa na zasadzie refundacji – najpierw opłacasz fakturę, Urząd zwraca Ci pieniądze w ciągu kilku dni po szkoleniu).

• Czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) mogę skorzystać z KFS? Kluczowym kryterium jest bycie pracodawcą. Jeśli prowadzisz JDG, ale nie zatrudniasz nikogo na umowę o pracę – niestety KFS nie jest dla Ciebie. Jeśli jednak zatrudniasz choćby jedną osobę na choćby część etatu na umowę o pracę – stajesz się pracodawcą w rozumieniu ustawy i możesz wnioskować o środki zarówno na szkolenie tego pracownika, jak i na szkolenie dla siebie jako właściciela.

• Czy muszę wyłożyć własne pieniądze przed szkoleniem? Tak, mechanizm KFS opiera się na zasadzie refundacji (lub rzadziej – bezpośredniego przelewu na konto instytucji szkoleniowej, zależnie od Urzędu). Standardowa ścieżka wygląda tak: podpisujesz umowę z Urzędem -> realizujemy szkolenie -> opłacasz naszą fakturę -> składasz wniosek o rozliczenie do Urzędu -> Urząd przelewa Ci pieniądze. Cały proces zwrotu trwa zazwyczaj od 14 do 30 dni.

• Co jeśli pracownik zwolni się po szkoleniu? To jedna z największych obaw pracodawców. Ustawa nie narzuca pracownikowi obowiązku przepracowania określonego czasu po szkoleniu, ALE jako pracodawca masz prawo (a Urząd Pracy często to zaleca) podpisać z pracownikiem umowę lojalnościową. Jeśli pracownik odejdzie z własnej woli w określonym czasie, będzie zobowiązany do zwrotu kosztów szkolenia (w części, której nie pokrył KFS, lub całości – zależnie od konstrukcji umowy wewnętrznej).

• Czy mogę wybrać dowolną firmę szkoleniową? Teoretycznie tak, o ile firma ta prowadzi działalność szkoleniową. W praktyce jednak Urzędy Pracy weryfikują jakość dostawców. Wymagane są często certyfikaty jakości (np. ISO, MSUES) lub wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS). Nasza firma posiada wszystkie niezbędne akredytacje, co jest dla urzędnika gwarancją, że środki publiczne zostaną wydane rzetelnie.

• Kto może skorzystać z dofinansowania?
  Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Czy należy mi się dofinansowanie? A: Kluczowym warunkiem jest status pracodawcy. Jeśli prowadzisz JDG i zatrudniasz przynajmniej jedną osobę na umowę o pracę (nawet na część etatu), możesz ubiegać się o środki KFS – zarówno na szkolenie dla pracownika, jak i dla siebie jako właściciela. Jeśli nikogo nie zatrudniasz (jesteś samozatrudniony) lub współpracujesz tylko na B2B/umowy zlecenie – niestety, KFS nie jest dla Ciebie.

• Czy wielkość firmy ma wpływ na wysokość dofinansowania? A: Tak, to podstawowe kryterium.

  • Mikroprzedsiębiorstwa (zatrudniające do 10 osób): mogą otrzymać 100% dofinansowania.

  • Pozostałe firmy (MŚP i duże przedsiębiorstwa): otrzymują 80% dofinansowania (20% to wkład własny). W obu przypadkach limit na jednego uczestnika to 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku.

• Czy mogę przeszkolić pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie lub B2B? A: Nie. Środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego przeznaczone są wyłącznie dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Wymiar etatu nie ma znaczenia (może to być 1/8 etatu), ale forma zatrudnienia musi być kodeksowa.

• Kiedy otrzymam pieniądze? Czy muszę płacić za szkolenie z góry? A: KFS działa najczęściej na zasadzie refundacji. Procedura wygląda następująco:

1. 1. Składasz wniosek i podpisujesz umowę z Urzędem Pracy.

   2. Opłacasz fakturę za szkolenie z własnych środków.

   3. Po szkoleniu przedstawiasz dowód zapłaty i certyfikaty ukończenia.

   4. Urząd zwraca Ci pieniądze na konto (zazwyczaj w ciągu 30 dni). Uwaga: Niektóre Urzędy Pracy dopuszczają możliwość bezpośredniego przelewu środków do firmy szkoleniowej, co zdejmuje z Ciebie konieczność angażowania własnej gotówki, ale zależy to od indywidualnych regulaminów PUP.

• Co z VAT-em? Czy dofinansowanie pokrywa kwotę brutto czy netto? A: To zależy od Twojego statusu jako podatnika VAT.

  • Jeśli Twoja firma może odliczyć VAT – Urząd Pracy dofinansuje kwotę netto (VAT pokrywasz we własnym zakresie i go odliczasz).

  • Jeśli Twoja firma nie może odliczyć VAT-u (np. branża medyczna, edukacyjna) – dofinansowanie obejmuje kwotę brutto. Ważne: Szkolenia finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych są z mocy prawa zwolnione z VAT. Oznacza to, że nasza faktura dla Ciebie może być wystawiona ze stawką „zw”, co rozwiązuje problem dopłacania VAT-u.

• Czy dofinansowanie stanowi pomoc de minimis?
  Tak. Środki z KFS są pomocą de minimis. Oznacza to, że musisz zmieścić się w limicie pomocy publicznej przyznawanej przedsiębiorstwom (limit ten wynosi obecnie 300 tys. EUR w ciągu 3 lat). Dla większości firm nie stanowi to bariery, ale wymagane jest dołączenie odpowiedniego oświadczenia do wniosku.

• Co jeśli pracownik zwolni się zaraz po drogim szkoleniu?
  Jako pracodawca masz prawo zabezpieczyć się tzw. umową lojalnościową. Możesz zobowiązać pracownika do przepracowania w firmie określonego czasu (np. 12 miesięcy) po zakończeniu szkolenia. Jeśli pracownik odejdzie wcześniej z własnej inicjatywy, będzie musiał zwrócić proporcjonalną część kosztów dofinansowania. Urzędy Pracy często wręcz zalecają stosowanie takich umów.

• Czy wniosek jest trudny do wypełnienia?
  Formularz wymaga precyzji biurokratycznej. Najczęstsze błędy to: złe uzasadnienie potrzeby szkoleniowej (brak powiązania z priorytetami Ministra), błędy w wyliczeniach pomocy de minimis lub brak wymaganych załączników. Nasz zespół przejmuje ten proces – przygotowujemy treść uzasadnienia tak, by była zgodna z „kluczem” urzędniczym, co drastycznie zwiększa szanse na sukces.

• Jakie szkolenia mają największą szansę na akceptację w 2026 roku? A: Choć pełna lista priorytetów jest ogłaszana przez Ministra pod koniec roku poprzedniego, pewniakami są:

• • Kompetencje cyfrowe (AI, cyberbezpieczeństwo).

  • Szkolenia związane z nowymi technologiami w firmie.

  • Praca w zawodach deficytowych (określonych dla danego powiatu).

  • Szkolenia dla osób powracających na rynek pracy oraz osób po 45. roku życia. Analizujemy Twój profil i dobieramy szkolenie tak, by wpisało się w najwyżej punktowane priorytety.

• Kiedy ruszają nabory na 2026 rok?
  Nie ma jednej, ogólnopolskiej daty. Każdy Powiatowy Urząd Pracy (PUP) ogłasza nabór indywidualnie po otrzymaniu środków z rezerwy ministerialnej. Zazwyczaj „gorący okres” to styczeń i luty. Nabory trwają bardzo krótko (często 1-3 dni) lub do wyczerpania alokacji. Dlatego tak ważne jest, by mieć przygotowany wniosek jeszcze zanim nabór zostanie oficjalnie ogłoszony.