Co to jest feedback. Praktyczne porady i metody udzielania informacji zwrotnej

Feedback to informacja zwrotna, która pomaga zrozumieć mocne i słabe strony oraz poprawić działania. W artykule znajdziesz metody na skuteczne udzielanie i przyjmowanie feedbacku dla rozwoju osobistego i zawodowego.

Najważniejsze Informacje o feedbacku

• Feedback to po prostu informacja zwrotna – nie traktuj tego jak konfrontacji, bo to nie wywiad z policją!
• Pozytywny feedback powinien być konkretny jak instrukcja obsługi pralki – ogólne ‘dobra robota’ nie wystarczy, trzeba mówić o konkretach!
• Nie bój się negatywnego feedbacku! To jak brokuły lub szpinak  – może na początku nie smakuje, ale w dłuższej perspektywie doda Ci siły do rozwoju!

Definicja feedbacku

Feedback, czyli inaczej informacja zwrotna, to reakcja na pracę, zachowanie lub produkt, która może przybierać różne formy – od ustnych uwag po pisemne raporty. Dzięki feedbackowi możemy poznać nasze mocne i słabe strony oraz zrozumieć, jak nasze działania wpływają na otoczenie. To właśnie umożliwia nam rozwój, zarówno zawodowy, jak i osobisty.

Pojęcie feedbacku ma swoje korzenie w psychoterapii grupowej. Rozwinęło się również w kontekście szkoleń z zakresu komunikacji interpersonalnej. To narzędzie, które pozwala zdobyć wiedzę o ocenach naszych działań przez otoczenie i zmienić nieprawidłowe zachowania. Na podstawie uzyskanej informacji zwrotnej możemy wprowadzać zmiany, które ułatwią nam osiąganie zamierzonych celów.

Feedback można podzielić na dwa główne rodzaje: pozytywny i negatywny.

Pozytywny feedback

Pozytywny feedback to nic innego jak pozytywna ocena, na przykład za udany proces zakupowy. Wzmacnia on pozytywne zachowania i jest istotny dla budowania poczucia własnej wartości. Kto z nas nie lubi usłyszeć miłych słów, które potwierdzają, że jesteśmy na dobrej drodze? Jednak brak pozytywnego feedbacku w przypadku pozytywnego feedbacku może prowadzić do obaw pracowników i poczucia, że ich wysiłki są niedoceniane.

Aby pozytywny feedback był skuteczny, musi być konkretny i szczery. Oto kilka wskazówek, jak go udzielać:

1. Zamiast ogólnych komplementów, warto skupić się na konkretnych osiągnięciach i zachowaniach.
2. Na przykład, zamiast mówić “Dobra robota”, powiedzmy “Świetnie poradziłeś sobie z tym projektem, szczególnie podoba mi się, jak rozwiązałeś problem z dostawcami”.
3. Taki feedback nie tylko motywuje, ale także wskazuje, co dokładnie było zrobione dobrze.

Dzięki tym wskazówkom, pozytywny feedback stanie się bardziej wartościowy i efektywny.

Negatywny feedback

Negatywny feedback, choć trudny do przyjęcia, jest kluczowy dla rozwoju. Powinien być jednak konstruktywny feedback i skupiać się na możliwościach poprawy, a nie na krytyce samej w sobie. Przekazując feedback, warto unikać negatywnych emocji i obraźliwych sformułowań, które mogą wprowadzać negatywną atmosferę. Zamiast tego, skoncentrujmy się na rozwiązaniach i dawajmy wskazówki, jak poprawić dane zachowanie.

Konstruktywna informacja zwrotna wskazuje na obszary do poprawy, podkreślając jednocześnie pozytywne aspekty pracy. Oto kilka przykładów, jak można to zrobić:

1. Zamiast mówić “Znowu źle to zrobiłeś”, powiedz “Zauważyłem, że miałeś trudności z tym zadaniem, ale widzę, że starałeś się znaleźć rozwiązanie”.
2. Możesz zasugerować: “Może spróbujmy innego podejścia następnym razem”.
3. Taki sposób przekazywania informacji zwrotnej buduje zdrowe relacje i sprzyja efektywnej komunikacji.

W wielu trudnych rozmowach liderowi przydają się rozwinięte umiejętności komunikacyjne (można je rozwijać podczas szkoleń menedżerskich z komunikacji).

Dobre praktyki udzielania informacji zwrotnej

Udzielanie informacji zwrotnej to sztuka, która wymaga odpowiedniego podejścia i przygotowania. Kluczowe jest, aby feedback był konkretny, skupiał się na działaniach, a nie na osobie, i był dostosowany do indywidualnych potrzeb odbiorcy. Warto również pamiętać, że udzielania feedbacku powinno być w odpowiednim czasie i miejscu, aby uniknąć niepotrzebnego stresu i niepokoju.

Istnieje wiele metod udzielania informacji zwrotnej, takich jak metoda kanapki czy metoda STAR. Każda z tych metod ma swoje zalety i może być stosowana w różnych sytuacjach. W dalszej części artykułu omówimy te metody i pokażemy, jak z nich skutecznie korzystać.

Metoda kanapki

Metoda kanapki polega na rozpoczynaniu i kończeniu negatywnej krytyki pozytywnymi uwagami. Taki sposób udzielania informacji zwrotnej ułatwia odbiór konstruktywnej krytyki i sprawia, że jest ona mniej bolesna dla odbiorcy.

Przykładem może być:

• “Świetnie sobie radzisz z obsługą klienta.
• Jednak zauważyłem, że czasami brakuje Ci cierpliwości w trudnych sytuacjach.
• Jestem pewien, że z Twoimi umiejętnościami możesz to poprawić”.

Konstruktywna informacja zwrotna wskazuje na obszary do poprawy, podkreślając jednocześnie pozytywne aspekty pracy. Dzięki temu pracownik czuje się doceniony i motywowany do dalszego rozwoju.

Metoda kanapki to prosty, ale skuteczny sposób na budowanie relacji i zachęcanie do poprawy. O ile metoda jest bardzo popularna to nad jej skutecznością toczą się polemiki.

Metoda STAR

Metoda STAR pomaga strukturalizować informację zwrotną poprzez jasne określenie:

1. Sytuacji (Situation)
2. Zadania (Task)
3. Działań (Action)
4. Rezultatów (Result)

Dzięki temu feedback jest bardziej zrozumiały i konkretny. Na przykład: “W sytuacji, gdy musieliśmy szybko dostarczyć projekt (Situation), Twoim zadaniem było zarządzanie zespołem (Task), świetnie pokierowałeś pracą zespołu (Action), co pozwoliło nam dostarczyć projekt na czas (Result)”.

Zastosowanie metody STAR sprawia, że informacja zwrotna jest bardziej przejrzysta i łatwiej zrozumiała dla odbiorcy. Pomaga to pracownikom lepiej zrozumieć, co zrobili dobrze, a co mogą poprawić. Metoda STAR to doskonałe narzędzie do udzielania konstruktywnego feedbacku.

Więcej o metodach udzielania informacji zwrotnej dowiesz się na szkoleniach temu poświęconych.

Jak przyjmować feedback?

Przyjmowanie feedbacku może być trudne, ale jest kluczowe dla rozwoju osobistego i zawodowego. Ważne jest, aby podejść do feedbacku z otwartym umysłem i chęcią nauki. Skup się na zachowaniu, a nie na osobie, aby uniknąć brania informacji zwrotnej osobiście.

Aktywne słuchanie, które obejmuje pełne skupienie i empatyczne podejście, jest kluczowe w procesie odbierania feedbacku. Wyrażanie wdzięczności za feedback pomaga w budowaniu pozytywnych relacji i zachęca do dalszej komunikacji. Po otrzymaniu feedbacku warto poświęcić czas na refleksję i wyciąganie konkretnych wniosków.

Najczęstsze błędy w udzielaniu feedbacku

W udzielaniu feedbacku łatwo popełnić błędy, które mogą zniweczyć jego pozytywny efekt. Jednym z najczęstszych błędów jest przekazywanie informacji zwrotnej w sposób, który skupia się na osobie, a nie na jej działaniach. Innym błędem jest brak spójności w udzielaniu informacji zwrotnej, co może prowadzić do nieprawidłowego obrazu mocnych i słabych stron pracownika.

Z feedbackiem jak z rozmowami w parach z dłuższym stażem. Warto również unikać przypominania o przeszłych błędach oraz porównywania osoby do innych, co tylko pogłębia negatywne odczucia. Długoletnia praktyka i badania pokazują, że nie powinniśmy także łączyć informacji zwrotnej z wynagrodzeniem, aby uniknąć zaburzenia jej celu rozwojowego. Emocje powinny być neutralne lub pozytywne, a obraźliwe sformułowania są absolutnie niedopuszczalne.

Warto unikać:

• przypominania o przeszłych błędach
• porównywania osoby do innych, co tylko pogłębia negatywne odczucia
• łączenia informacji zwrotnej z wynagrodzeniem, aby uniknąć zaburzenia jej celu rozwojowego

Emocje powinny być neutralne lub pozytywne, a obraźliwe sformułowania są absolutnie niedopuszczalne.

Rola feedbacku w rozwoju pracowników

Feedback odgrywa kluczową rolę w rozwoju pracowników i organizacji. Właściwie udzielona informacja zwrotna działa jako drogowskaz, wskazując, jak poprawić swoje działania. Regularne udzielanie feedbacku przez pracodawcę umożliwia szybką korektę działań i zwiększa zaangażowanie pracowników.

Kultura otwartej komunikacji, wspierana przez regularny feedback, buduje zaufanie i sprzyja efektywnej współpracy w zespole. Aktywne poszukiwanie feedbacku i regularne proszenie współpracowników o opinie pomagają w rozwoju oraz w śledzeniu postępów. Zastosowanie metody kanapki sprzyja budowaniu atmosfery współpracy i zaufania w zespole.

Feedback od klientów - szczególny typ informacji zwrotnej

Feedback od klientów jest równie ważny, jak feedback wewnętrzny. Aktywne słuchanie klienta pozwala na lepsze zrozumienie jego perspektywy oraz potrzeb. Regularne analizowanie feedbacku od klienta (w ramach procesu zwanego Voice of Customer) umożliwia identyfikację obszarów wymagających poprawy działania firmy. Odpowiednia reakcja na informację zwrotną klientów może zwiększyć ich lojalność (w ramach projektów klasy Customer Experience Management).

Wprowadzanie zmian na podstawie feedbacku może dać firmie przewagę konkurencyjną opartą o doskonalenie produktu, usługi ale szerzej Customer Experience. Informacje zwrotne od klientów mogą prowadzić do lepszego dostosowania oferty do ich potrzeb. Narzędzia i metodyki takie jak NPS, TrustPilot, Hotjar, Webankieta mogą wspierać proces zbierania i analizowania opinii klientów. Więcej o temacie feedbacku klienckiego znajdziesz w rozdziale dotyczącym Customer Experience.

Narzędzia do zbierania feedbacku

Narzędzia do zbierania feedbacku są niezwykle pomocne w procesie udzielania informacji zwrotnej. Na polskim i światowym rynku jest wiele narzędzi IT, platform HRowych. Webankieta to platforma do tworzenia i analizy ankiet online, oferująca łatwe w obsłudze narzędzie do zbierania feedbacku. GetFeedback pozwala na zbieranie opinii z różnych kanałów, w tym poprzez stronę internetową i e-maile. Prócz wymienionych jest wiele innych, w tym zaawansowane oprogramowanie HRM. Aktualnie, nie tak jak dawniej, można proces stałego i okresowego zbierania a potem zarządzania pozyskanymi informacjami zwrotnymi w organizacji i poza nią znacząco usprawnić.

Plan działania po otrzymaniu feedbacku

Narzędzia narzędziami ale otrzymywanie feedbacku to dopiero początek. Ważnym krokiem po otrzymaniu informacji zwrotnej jest podjęcie działań na jej podstawie, co wspiera osobisty rozwój pracowników. Każdy feedback powinien kończyć się ustalonym wspólnie z pracownikiem planem działania, który określa kompetencje do doskonalenia oraz kroki do podjęcia.

Plan działania powinien być realistyczny i oparty na konkretnych celach. Warto również regularnie monitorować postępy i wprowadzać ewentualne korekty. Dzięki temu feedback stanie się narzędziem do ciągłego doskonalenia i rozwoju.

Podsumowanie

Feedback to potężne narzędzie, które może znacząco wpłynąć na rozwój osobisty i zawodowy. Dzięki odpowiedniemu udzielaniu informacji zwrotnej możemy wzmocnić pozytywne zachowania, poprawić obszary wymagające uwagi i budować silne relacje zarówno w miejscu pracy, jak i w życiu osobistym. Kluczowe jest, aby feedback był konkretny, szczery i dostosowany do odbiorcy. Metody takie jak kanapka czy STAR mogą pomóc w skutecznym przekazywaniu informacji zwrotnej.

Nie zapominajmy również o roli feedbacku od klientów, który może dostarczyć cennych informacji na temat potrzeb i oczekiwań rynku. Korzystanie z odpowiednich narzędzi do zbierania feedbacku oraz tworzenie planów działania na podstawie otrzymanych informacji sprawia, że feedback staje się dynamicznym narzędziem do ciągłego doskonalenia.

Pamiętajmy, że feedback to nie tylko krytyka, ale przede wszystkim możliwość rozwoju i doskonalenia.

Najczęściej Zadawane Pytania dotyczące feedbacku

Jakie są korzyści z regularnego otrzymywania informacji zwrotnej przez pracowników?

Otrzymywanie regularnej informacji zwrotnej to jak dieta witaminowa dla rozwijającego się pracownika – skok w karierze gwarantowany! Pracownik z feedbackiem rozwija się dziesięć razy szybciej, co sprawia, że “tradycyjne dokształcanie” szybko może przerodzić się w “superbohatera biurowego”!

Jakie są najważniejsze zasady udzielania informacji zwrotnej?

Najważniejsza zasada to, aby informacja zwrotna była jak najlepszy prezent – przemyślana i skierowana na osobę, a nie tylko na ogólnikowe stwierdzenia. Pamiętaj, że to nie jest starcie na słowa, lecz przyjacielska pomoc w rozwoju!

Jakie są błędy w udzielaniu feedbacku?

Największym błędem w udzielaniu feedbacku jest mylenie konstruktywnej krytyki z emocjonalnym chaosem – zamiast pomagać, można tylko popsuć nastrój! Więc zamiast strzelać z armaty, lepiej dać kilka mądrych wskazówek!

Co powinno być zawarte w planie działania po udzieleniu feedbacku?

Plan działania po feedbacku powinien zawierać ustalone razem z pracownikiem kompetencje do rozwijania oraz konkretną listę kroków do podjęcia – bo wiecie, wszyscy chcemy być lepsi, a nie tylko mieć zebrane na kartce!

Jakie są konsekwencje braku pozytywnego feedbacku?

Brak pozytywnego feedbacku to jak kanapka bez masła – sucha i nikomu nieprzyjemna. Pracownicy mogą czuć się jak na pustyni, zastanawiając się, czy ich starania są w ogóle zauważane!