Zarządzanie czasem – dlaczego szkolenia nie działają?

Czemu służą szkolenia z zarzązenia czasem?

Chcesz być bardziej efektywnym, skutecznym, produktywnym, dostępnym, uchwytnym?

Chcesz bardziej komfortowo pracować, mniej się stresować, mieć więcej czasu dla siebie a może bliskich? Czego oczekuje do Ciebie Twój szef, współpracownicy, podwładni?

Czego oczekują Twoi bliscy?

Czego pragniesz Ty sam?

Niezależnie jakie są powody tego, że czytasz te słowa, niezależnie od tego jakiej zmiany aktualnie pragniesz, jednym z częściej wybieranych sposobów na osiąganie takich rezultatów jest praca nad doskonaleniem zarządzania czasem.

Służyć temu mają szkolenia z zarządzania czasem. Co jednak zrobić, by faktycznie były skuteczne?

Oczekiwany efekt w postaci efektywniejszego zarządzania czasem wymaga, oprócz znajomości narzędzi i technik zarządzania czasem, wzięcia pod uwagę wielu innych czynników, paradoksów m.in.: faktu, że zarządzanie czasem to nie pojedyncza umiejętność, ale wypadkowa posiadania określonej kombinacji umiejętności; motywacji do zmiany stylu życia; profitów, na których utratę jesteśmy narażeni w skutek zmiany aktualnego sposobu organizowania swej aktywności.

Warto wziąć pod uwagę posiadanie indywidualnej wizji lub fakt jej braku, posiadanie lub nie celów długoterminowych i jasności roli stanowiska na którym się pracuje. Istotne są również indywidualne przekonania na temat siebie i świata, w tym w szczególności przekonania dotyczącego czasu i zarządzania czasem, którym chcemy zarządzać. Ponadto warto uwzględnić indywidualny sposób przeżywania czasu i związaną z nim specyfikę zarządzania czasem. Z takiej perspektywy klasyczne szkolenia prezentujące jedynie narzędzia i techniki zarządzania czasem nie są skutecznym sposobem na lepsze zarządzanie czasem. W przeciwieństwie do nich szkolenia ekologiczne, obejmujące powyższe zagadnienia, gwarantują większe prawdopodobieństwo pożądanych zmian w tym obszarze.

Gwarantują, że prócz metod i technik zarządzania czasem dotkniemy tego, co warunkuje ich wykorzystanie: motywacji i kierowania sobą w życiu. Przyjrzyjmy się w skrócie poszczególnym paradoksom.

Od tego jak przeżywasz czas zależy jak będziesz nim zarządzać. Fenomenologia czasu.

Od tego jak przeżywasz czas zależy jak będziesz nim zarządzać

Czy czas jest dla Ciebie czwartym wymiarem, czy też abstrakcją podzielaną przez wszystkich ludzi? Abstrakcją której jesteśmy niewolnikami, a może panami? Odpowiedzi na te pytania są ważne, ponieważ od tego jak indywidualnie przeżywasz czas, jak go odbierasz, od tego jak o nim myślisz, zależy to, jaką masz nad nim kontrolę czy zarządzanie czasem Ci „się uda”.

Wyznaczanie celów, realizację zadań. Każdy z nas inaczej spostrzega następstwo zdarzeń, inaczej też spostrzega siebie w stosunku do czasu a to wpływa na skuteczność realizacji celów

Jedni potrafią wyraźnie spostrzegać przeszłość, teraźniejszość i przyszłość. Innym przeszłość lub przyszłość nagle wyłania się z nicości. W konsekwencji w różny sposób podejmujemy decyzje dotyczące teraźniejszości – tego co tu i teraz robić, inaczej przewidujemy, inaczej też uczymy się z wcześniejszych doświadczeń. To, co jednym przychodzi z dużą łatwością, dla innych jest prawie niemożliwe, nieosiągalne. Ocena wagi zbliżających się zdarzeń dla jednych jest prosta, intuicyjna, nawykowa. Te osoby potrafią szybko i trafnie podejmować decyzje związane z tym, co w danej chwili się zaangażować. Umieją, używając nomenklatury Eisenhowera (macierz Eisenhowera), zidentyfikować zadania niepilne, ale ważne, w które zaangażują swą energię, ale i te, które jako pilne, ale nieważne delegują. Dla innych jest to nie lada wyzwanie w zarządzaniu czasem.

Od tego jak przeżywasz czas zależy w dużej mierze powodzenie w zarządzaniu swym czasem. Możesz znać techniki zarządzania, ale bez świadomości czym dla Ciebie jest czas, jak go doświadczasz, nie uda się dobrać metod, narzędzi i skutecznie ich wykorzystać na co dzień.

Wymagają natychmiastowego działania! Rozwój umiejętności to punkt wyjścia i dojścia

Mówiąc o zarządzaniu czasem często myślimy w kategoriach pojedynczej umiejętności. Jednak zarządzanie czasem jest efektem wykorzystania określonej kombinacji posiadanych umiejętności. Budowanie wizji, formułowanie celów, planowanie i ustalanie priorytetów, organizacja własnej aktywności w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca – to tylko kilka z nich. Dla stałego podnoszenia efektywności przydatne jest także uczenie się, obserwacja skutków, analiza i określanie pożądanych zmian, ale także np. delegowanie, asertywność. Złożony efekt w postaci skutecznego zarządzania czasem wymaga pracy na wielu obszarach. Przyglądając się temu jak do tej pory funkcjonowaliśmy w czasie, jak nim zarządzaliśmy, możemy odnaleźć określone wzorce, nawyki, emocje im towarzyszące oraz zidentyfikować sposób myślenia, przekonania na temat świata, innych ludzi i siebie. Idąc tą drogą można odnaleźć jedną, dwie kluczowe płaszczyzny, czy obszary, w których praca przyniesie spektakularne zmiany. Które obszary są kluczowe?

U każdego inne. U jednych osób będzie to problem z podejmowaniem decyzji dotyczącej naczelnego wyboru: w co zaangażować swą energię kiedy alternatywy są równie atrakcyjne. Dla innych osób może to być trudność w sformułowaniu osobistej wizji i celów z niej wynikających. I nie chodzi o jakiekolwiek sformułowanie, ale takie, które wydatnie zwiększa prawdopodobieństwo realizacji. Dla części osób kluczowy obszar to trudność w planowaniu. Dla jeszcze innych osób może to być nieumiejętność powiedzenia „nie”: współpracownikom, klientom, podwładnym etc. Dla jeszcze innych (tych osób jest statystycznie najwięcej) kluczowym wyzwaniem będzie jak chcieć i systematycznie, krok po kroku, realizować plan osiągania celów wypływających nawet z bardzo porywającej wizji.

Uczestnicy szkoleń, to nie są te osoby które z zarządzaniem czasem mają największe problemy. Kwestia motywacji do zmiany.

Bez wielkiego ryzyka postawiłbym tezę, że osoby uczestniczące w szkoleniach to nie jest ta grupa, która najbardziej potrzebuje lepszego zarządzania czasem (nim efektywnie zarządzać). Ci z nas, którzy dobrze kontrolują czas, intuicyjnie stosują wypracowane przez siebie sposoby na “ujarzmienie” czasu. Uczą się tych sposobów z doświadczeń własnych, współpracowników, znajomych. Motywacja ich jest tak duża że … pojawiają się na szkoleniach, by jeszcze lepiej zarządzać czasem. Mają oczywiście niezwykle ważne dla skuteczności szkolenia przekonanie, że można kierować sobą w czasie, że to JA mogę to zrobić, że są na to sposoby, a poznanie ich pozwoli zrealizować ten cel. Oczywiście ci z nas, którzy należą do tej grupy korzystają ze szkoleń z zarządzania czasem, ale dzieje się to w ograniczonym zakresie. W znakomitej większości przypadków nawet bez szkolenia całkiem nieźle radzilibyśmy sobie formułując osobistą wizję i cele swych dążeń, planując, ustalając priorytety i podejmując optymalne czasowo decyzje podczas realizacji planu. Szkolenie u tych osób wzmacnia coś w czym i tak są sprawni. Jednak dla tych, którzy w mniejszym stopniu panują nad swoim czasem, szkolenie to nie będzie już tak skuteczne.

Zarządzanie czasem to także determinacja w formułowaniu i weryfikacji swej wizji, celów, a co szczególnie trudne dla niektórych osób – planowanie oraz dzień, po dniu, miesiąc po miesiącu i realizowanie tych planów. Motywacja jest jednym z bardziej niedocenianych czynników skutecznego zarządzania czasem. Bez pracy nad motywacją trudno oczekiwać efektów w postaci stosowania choćby i najbardziej sprawdzonych narzędzi i metod zarządzania czasem. Paradoksalnie na ten aspekt zarządzania czasem często nie wystarcza czasu na szkoleniach. Zamiast tego mamy przegląd metod bez pracy nad ich wdrożeniem. W efekcie wiemy, co moglibyśmy wykorzystać, ale nie wiemy jak.

Większa wydajność, większe zyski, większa oszczędność, same plusy, ale czy na pewno?

Czy efektywne zarządzanie czasem przynosi tylko zyski?

A jeśli efektywniej zarządzając czasem tracimy pewne rzeczy, pewne nieoczywiste korzyści naszego nie najlepszego zarządzania czasem?

A może nie ma nieefektywnego zarządzania czasem? Może nie ma co liczyć na skuteczną realizację zadań. W rzeczywistości każdy z nas traci określone, często ukryte korzyści braku lepszego zarządzania czasem.

Jakie to są korzyści z efektywnego zarządzania?

Może to być wielość czy częstotliwość kontaktów towarzyskich, wizerunek przepracowanego, zawalonego robotą, bardzo zajętego, a może nawet oddanego pracownika. Mogą to być czas na innego rodzaju zajęcia osobiste w czasie przeznaczonym na pracę. Mogą to być dziesiątki innych korzyści.

Jakich?

Sami sobie Państwo odpowiedzcie, jakie korzyści moglibyście utracić zmieniając styl funkcjonowania.

Funkcjonując w określony sposób, organizując swój czas świadomie lub nie, w sposób mniej lub bardziej planowany, stale robimy rachunek zysków i strat. Dzieje się to najczęściej automatycznie, nieświadomie. Wynik tego bilansu decyduje o tym, czy wprowadzamy zmiany w codzienną realizację zadań, w swe życie, czy też nie. Możemy nawet walczyć o zachowanie status quo. O to by nawet jeśli coś się zmienia, nic się nie zmieniło. Do trwałej zmiany dochodzi wówczas, gdy swoją dietę przykrości i przyjemności zmodyfikujemy, znajdując zastępniki dla traconych korzyści lub znajdując zupełnie nowe korzyści, które subiektywnie będą bardziej znaczące od tych traconych.

Czy wymagają natychmiastowego działania? Jeśli nie wiesz dokąd zmierzasz każda droga tam prowadzi. Waga misji roli i celów a zarządzanie czasem

To czy szkolenie z zarządzania czasem sprzyjać będzie Twojej większej efektywności, zależy w dużej mierze od tego, czy wiesz jaka jest misja Twojej roli w firmie, jakie są cele strategiczne, jaka jest misja Twego stanowiska. Rolą każdego pracownika jest realizacja nie tylko bieżących celów i zadań na danym stanowisku, ale także tworzenie wartości dodanej dla firmy. Odnosząc się do nomenklatury Eisenhowera pierwsze wyznacza to co jest pilne do wykonania w miejscu pracy. Najważniejszą korzyścią z posiadania misji, roli i celów jest fakt, że umożliwia nam łatwo podejmować decyzje najmocniej związane z zarządzaniem czasem (pozwala nim efektywnie zarządzać): co robić, a czego nie robić w danym miesiącu, tygodniu, dniu, godzinie, danej chwili … Misja określa także, co należy do zakresu działań innych osób, czego nie można delegować, a co z definicji należy do zakresu obowiązków innych osób. Jeżeli misja jest dla mnie zrozumiała i akceptuję ją, wówczas łatwo o określenie celów długoterminowych, strategicznych i związanie z nimi celów, krótkoterminowych, operacyjnych. Znajomość misji roli pozwala także definiować cele w kategoriach zapewniających ich realizację: określonych w czasie, nastawionych na rezultaty (te związane z tworzeniem wartości dodanej), precyzyjnych (określające jakość i ilość Twojego wkładu zapewniającego sukces w ich realizacji). Cele powinny być także pozytywne, ekologiczne i wymierne (by wiedzieć po czym poznamy, że udało się je zrealizować z sukcesem).

Misja stanowiska i wypływające z niej cele pozwalają skutecznie zarządzać sobą w czasie, a szerzej na efektywne zarządzanie sobą ale czy Ty czytelniku znasz misję swego stanowiska? Czy potrafisz nazwać dzięki niej priorytety swej aktywności, czy też nie? Czy cele Twojej pracy wypływają wprost z tej misji, czy też skazany jesteś na próby formułowania celów o charakterze bardziej operacyjnym? By szkolenie z zakresu zarządzania czasem było naprawdę efektywne, by pomagało lepiej zarządzać czasem, niezbędne jest by znać misje swej roli i związane z nią cele. W innym przypadku warto na własny użytek zdefiniować misje swego stanowiska by ułatwić sobie podejmowanie decyzji dotyczącej tego w co i w jakim stopniu w sposób najbardziej produktywny angażować swą energię.

Efektywne zarządzanie czasem – tylko czyim?

Bezpośrednio ze znajomością misją roli związany jest dylemat: zarządzamy czasem czy raczej zarządzamy sobą w czasie?

Mówiąc o zarządzaniu czasem zazwyczaj mamy na myśli swój czas, a także domyślnie mówimy o tym co My możemy zrobić, by lepiej zarządzać czasem, swoim czasem. No właśnie, ale w jakim stopniu jesteśmy panami swego czasu? Można pomyśleć, że to nasi szefowie, pracownicy, współpracownicy, kontrahenci czy klienci są właścicielami naszego czasu. Naturalną konsekwencją takiego przekonania będzie kolejne – że nie mając wpływu na nich, nie mamy wpływu na czas. Podobnie jest ze zdarzeniami losowymi, kryzysami, zdarzeniami nieprzewidzianymi, które pożerają nasz czas. Ale jeżeli przyjąć za możliwy fakt, że jedyne czym zarządzamy to zarządzamy sobą w tym „ich” czasie, to zyskujemy coś na czym nam najbardziej zależny: wpływ, kontrolę. Paradoksalnie czas w zasadzie nie należy nawet do wymienionych osób, jest niczyj i wszystkich. Ale przez fakt, że pracujemy z innymi ludźmi, lepiej mieć na uwadze fakt, że inni tak nie myślą i o ile są naszymi klientami, przełożonymi, podwładnymi będą traktować nasz czas jako „swój” czas i będą chcieli jak najwięcej skraść „naszego” czasu.

Zarządzenie czasem – kiedy szkolenia z zarządzania czasem działają?

Szkolenia klasyczne z zarządzanie czasem, sprowadzające kwestie zarządzania czasem do znajomości narzędzi zarządzania czasem bez uwzględniania całego wachlarza sprzężonych i prowadzących do stosowania tych metod umiejętności mogą być nieskuteczne.

By szkolenie z zarządzanie czasem było efektywne, sposobem na bardziej skuteczne zarządzanie czasem jest spojrzenie na nie jak na element większej układanki. Oznacza to branie pod uwagę szerszego kontekstu, w którym są i będą wykorzystywane umiejętności rozwijane na szkoleniu. Wynika z tego również konieczność stosowania nie tylko jednej metody, ale całego wachlarza sposobów na zarządzanie czasem, optymalnych dla danej osoby. Dla ich wyboru konieczne jest uwzględnienie motywacji do zmian w życiu, zakresu i charakteru traconych przy zmianie profitów, których często nie jesteśmy świadomi, a także przekonań na temat czasu, siebie, świata.

Autor: Wiesław Porosło