Mapowanie procesów biznesowych – klucz do optymalizacji
Współcześnie funkcjonujące organizacje muszą mierzyć się z dynamicznym i konkurencyjnym otoczeniem. Wymaga to efektywnego zarządzania procesami biznesowymi. Jak zatem wspierać rozwój i optymalizację podejścia procesowego? Jednym z kluczowych elementów doskonalenia operacyjnego jest mapowanie procesów. Umożliwia to lepsze zrozumienie struktury organizacyjnej, identyfikację obszarów wymagających usprawnień oraz wdrażanie skutecznych strategii automatyzacji.
Czym jest mapowanie procesów?
Mapowanie procesów to graficzne przedstawienie przebiegu działań i zasobów w ramach procesów w organizacji. Możemy określić to jako „mapa drogowa” pozwalająca zobaczyć cały przepływ pracy, wskazać wąskie gardła i obszary do poprawy.
Dzięki mapowaniu możemy:
- Zidentyfikować i usunąć zbędne kroki w procesie,
- Usprawnić komunikację między zespołami,
- Skrócić czas realizacji zadań,
- Wdrożyć narzędzia automatyzacji.
Jakie dodatkowe korzyści przynosi mapowanie procesów?
Mapowanie procesów to nie tylko sposób na wizualizację działań w firmie, ale przede wszystkim narzędzie do ich optymalizacji. Wdrożenie tej metody może przynieść szereg korzyści:
- Większa przejrzystość procesów – pracownikom łatwiej zrozumieć jakie kroki są wymagane na poszczególnych etapach, co zmniejsza ryzyko błędów i nieporozumień. Ważne również na etapie szkolenia nowych pracowników.
- Ułatwienie rozwiązywania problemów – opis stanu aktualnego organizacji sprzyja podejmowaniu właściwych decyzji przez menadżerów.
- Standaryzacja procesów – istotnym punktem, w szczególności dla dużych organizacji lub tych, w których wiedza jest rozproszona, może być ustandaryzowanie działań poprzez zmapowanie procesów i wdrożenie procedur.
- Redukcja kosztów – analizując przygotowane mapy procesowe, możemy znaleźć wąskie gardła i nieefektywne obszary, co pozwoli na identyfikację możliwych oszczędności.
O co warto zadbać podczas mapowania procesów?
Organizacja chcąca skutecznie wdrożyć mapowanie procesów powinna w pierwszej kolejności zidentyfikować kluczowe obszary swojej działalności. Dobrą praktyką w tworzeniu diagramów jest mapowanie „od ogółu do szczegółu”. Jesteśmy w stanie wskazać kilka poziomów szczegółowości mapowania, ale na początek dobrze zacząć od przeglądu procesów firmy na wysokim poziomie tzw. „high level” – ilustrując relacje organizacyjne. Następnie należy zajrzeć głębiej, mapując procesy i podprocesy.
Poniżej znajduje się kilka wskazówek, które warto wziąć pod uwagę podczas mapowania:
- Określ cel – przystępując do mapowania procesów biznesowych organizacji, dobrze jest określić cel naszych działań. Tworzenie mapy nie może być celem samym w sobie, warto przemyśleć czy zależy nam na optymalizacji procesu, stworzeniu dokumentacji, analizie problemu, a może automatyzacji czynności wykonywanych manualnie.
- Zaangażuj właściwe osoby – włącz w to pracowników, którzy faktycznie wykonują dane zadania, dzięki temu uzyskasz rzetelny obraz rzeczywistości.
- Mapuj stan rzeczywisty – pamiętajmy, że tworząc wizualizację aktualnego procesu, nie możemy zakłamywać rzeczywistości. Diagram ten musi odzwierciedlać stan faktyczny, a nie stan docelowy.
- Określ zasoby i odpowiedzialność – wskaż konkretne zadania i działy/osoby, które je wykonują. Pomocne w tym może być wykorzystanie macierzy odpowiedzialności RACI.
- Zadbaj o prostą i czytelną wizualizację – zaprezentuj mapę w przyjazny dla użytkowników sposób. Warto zastosować jednolity rodzaj i standard mapowania dla wszystkich diagramów.
Zachęcamy do wzięcia udziału w bezpłatnym webinarze na temat mapowania procesów biznesowych, podczas którego uczestnicy dowiedzą się m.in.:
- Dlaczego warto mapować procesy swojej organizacji.
- Jak wykorzystać mapowanie do poprawy efektywności i automatyzacji procesów.
- Jakie techniki i narzędzia pomagają w skutecznym mapowaniu.
Webinar poprowadzi Jakub Strojek – konsultant o profilu analityka biznesowego, z kilkuletnim doświadczeniem przy optymalizacji i automatyzacji procesów.
15 kwietnia 2025 r. godz. 9:00 (45 min)
