W jaki sposób lider może wzbudzić zaangażowanie i budować motywację całego zespołu?
Oto kilka gotowych pomysłów:
Przydzielać zadania odpowiednie do umiejętności, talentu czy kompetencji danego pracownika
Dobry lider będzie potrafił tak rozłożyć zadania pomiędzy pracowników, aby dostosować dane zadanie do możliwości pracownika. Oznacza to w praktyce, że nie powinno się dawać ani zadań zbyt prostych – gdyż szybko staną się nudne, a po pewnym czasie przy ciągłej powtarzalności pracownik może popaść w rutynę; ani zbyt trudnych, gdyż to zagraża, że postawiony przed ścianą braku kompetencji pracownik szybko się demotywuje.
Karol od zawsze interesował się techniką. Po skończonym technikum elektronicznym zapisał się do specjalistycznej szkoły zawodowej kształcącej go w zawodzie technika-elektronika. Niedawno został zatrudniony z firmie produkcyjnej zajmującej się produkcją pneumatyki przemysłowej. Jako młody, bystry, wykształcony pracownik był bez wątpienia ciekawym kandydatem na stanowisko samodzielnego operatora obrabiarek. Zostały przekazane mu obowiązki – działania, wśród których były nie tylko zadania wykonawcze, ale również rozwiązywanie różnych problemów technicznych. Podczas pierwszych dni pracy okazało się jednak, że mimo sporej wiedzy Karola i początkowo wysokich chęci do pracy, nie posiada on dostatecznych kompetencji do wykonywania powierzonych mu zadań. To wpłynęło nieco na motywację Karola – zaczął pobłażliwie podchodzić do obowiązków, wymigiwać się, starając, aby dzień jakoś minął bez komplikacji. Nie obyło się również beż błędów Karola, które miały wpływ na pracę innych powiązanych z nim osób.
Karol – młody i bystry pracownik, sfrustrowany brakiem własnych kompetencji w obliczu zadań jakie zostały mu powierzone na nowym stanowisku pracy przestał się w nie angażować. Ze względu na świetne przygotowanie jakie Karol wykazał podczas rekrutacji, nikt specjalnie nie inwestował czasu na doszkolenie, tymczasem jego wiedza okazała się niewystarczająca do wykonywania pracy. Nie oznacza to, że nie sprosta on ostatecznie temu zadaniu – tylko że zadaniem lidera w tej sytuacji jest udzielić mu wsparcia, nauczyć, pokazać jak wykonywać dane czynności i dawać konkretne instrukcje i polecenia, dotyczące tego co ma być zrobione. Szczególnie w początkowej fazie adaptacji do stanowiska pracy jest to niezbędne, aby nabyć odpowiednich kwalifikacji.
Delegować zadania na odpowiednich ludzi w firmie
Umiejętności delegowania jest jedną z najważniejszych cech lidera. Jest ona nie tylko przydatna jemu samemu – w końcu dzięki delegowaniu można przerzucić część obowiązków na swoich podwładnych. Jest niezbędna także do motywowania pracowników – nic bowiem tak nie zaangażuje jak świadomość tego, że szef powierzył nam odpowiedzialność za coś ważnego, coś, co do tej pory robił tylko on sam. Dzięki temu pracownik ma szanse „rozwinąć skrzydła”: wykazać się, zrealizować swoje pomysły, zrobić coś zupełnie innego niż zawsze. To co tu ważne, to umieć w taki sposób „sprzedać” zadanie, aby nie zostało to odebrane jako obowiązek, jako coś uciążliwego – tylko jako wyzwanie.
Prowadzić w kierunku przyszłości i potrafić ją zakomunikować
Często w firmach zdarza się, że Liderzy to osoby będące łącznikiem pomiędzy pracownikami (bezpośrednio im podległymi zespołami), a wyższą kadrą zarządzającą. Oznacza to w praktyce, że to oni muszą przekazywać informacje dotyczące różnych zmian na poziomie organizacyjnym. Te zmiany nie zawsze są korzystne dla wszystkich – czasami są to trudne do zakomunikowania informacje. Bez względu jednak na ich zawartość, w umiejętności bycia liderem strategicznie ważne i wpływające na motywację są dwie kwestie: informowanie i umiejętność przekazywania informacji. Informowanie oznacza, że żaden komunikat – idący z góry , czy z dołu, nie pozostaje bez przekazania i z powrotem – informacji zwrotnej.
W firmie produkcyjnej X zajmującej się produkcją komponentów oświetleniowych, podczas badania potrzeb szkoleniowych, jednym z problemów był brak komunikacji wewnętrznej. Pracownicy skarżyli się, że ich komunikaty przechodziły od nich do ich Lidera, on szedł z tym dalej, jednak nie otrzymywali oni już żadnych informacji zwrotnych na temat tego, co się z daną sprawą stało. Poproszeni o przykład opowiedzieli o swoim pomyśle na niewielkie udoskonalenie procesu technologicznego na jednej z linii – związane to było z cykliczną awarią tej linii. Ich pomysł został przekazany do Lidera Zmiany, który miał wybrać się z tą informacją do Działu Utrzymania Ruchu lub innych osób umożliwiających realizację tego przedsięwzięcia (zatrzymanie linii, zakup inwestycyjny nowych komponentów itd.). Nie wróciła do nich żadna informacja o dalszych postanowieniach. W dalszych rozmowach konsultantów z pracownikami firmy okazało się, że pomysł został przyjęty, jednak Kierownik Produkcji i Kierownik Logistyki zgodzili się na tą zmianę dopiero po zakończeniu większego zamówienia, jakie właśnie było realizowane. Ta informacja jednakże już nie dotarła z powrotem do pracowników. To wpłynęło na ich morale, chęć do dalszego angażowania się i komunikowania swoich pomysłów.
Dobry Lider w tej sytuacji wie, że nie tylko on jest zainteresowany i zaangażowany w istnienie i działanie firmy. Jego zadaniem jest także przekazywać informacje dalej – zwłaszcza do osób mu podległych, które chociaż nie zaangażowane w proces decyzyjny, informacją mogą być żywo zainteresowane. A to on jest ich łącznikiem i głównym informatorem. Druga kwestia zajmującej się to umiejętność przekazywania informacji.
Pani Elżbieta pracuje na hali produkcyjnej od 13 lat. Zaraz po skończeniu szkoły włókienniczej wraz z dwoma koleżankami dostała się do zakładu, w którym pracuje do dziś. Przez wszystkie te lata przyjaźnie zawiązały się, a często były jednym z głównych czynników motywacyjnych, wpływających na chęć przychodzenia do zakładu i samej wykonywanej pracy. Tymczasem w latach 2008-2010 w zakładzie zaszło wiele „niekorzystnych” dla pracowników zmian. Począwszy od zmiany głównego dyrektora (który pochodzi z innego kraju i nie rozumie języka polskiego), aż po zmiany strategiczne, przychodzące z centrali w Niemczech, dotyczące sporych redukcji zatrudnienia związanych z kryzysem gospodarczym. Cięcia dotyczyły 25% pracowników i w ich ramach straciły pracę między innymi obydwie koleżanki Elżbiety. Od tego czasu jest ona negatywnie nastawiona do swojej pracy, do której chodzi „bo musi”, zdemotywowana i obrażona na takie zachowanie wobec, jak mówi, „lojalnych i dobrych pracowników”.
W tym przypadku dokładnie można zauważyć, jakie są efekty braku komunikacji dotyczących działań wewnątrz firmy. Nawet jeśli pewne zmiany, jak ta wymieniona w powyższym przypadku, są niezależne od Lidera, to do niego należy umiejętne zakomunikowanie ich tak, aby jak najłagodniej przejść okres, w którym zachodzą przeobrażenia. Komunikowanie i przekazywanie informacji oznacza, że pracownicy nie tylko wiedzą co zostanie zrobione, ale mają też świadomość dlaczego podjęte zostały dane decyzje i jaki to ma wpływ na całą organizację. W powyższym przypadku od decyzji redukcji zatrudnienia zależało „być albo nie być” tej firmy. Pracownicy pozostali w firmie jednak nie zdawali sobie sprawy, że to dla utrzymania działalności całej produkcji zdecydowano się na takie kroki – ta informacja z ust Lidera pomogłaby mu utrzymać ich motywację.
Koncentrować się na silnych stronach pracownika
Mieć wiedzę o kompetencjach ludzi, umieć wspierać i rozwijać ich talenty. Dobry Lider nie tylko umie zaangażować zespół w wykonywanie zadań, ale także ma świadomość dotyczącą tego na jakim etapie swojego rozwoju oraz potrzeb z tym związanych jest pracownik. Zazwyczaj koncentrujemy się i wspieramy rozwój młodych pracowników, a tych którzy pracują od lat „lekceważymy” nieco, pozostawiając ich samym sobie.
Pan Jan jest pracownikiem dużej międzynarodowej firmy produkującej systemy profili z tworzyw, w oddziale z centralnej Polski. Pracuje w tej firmie od blisko 15 lat, jest przyzwyczajony do swojej pracy, kultury organizacyjnej, spotykanych codziennie ludzi. Firma umiejscowiona jest w jednym z mniejszych miast, które nie daje wielu innych warunków zatrudnienia – tak więc Jan, jak i każdy pracujący w firmie, jest dość mocno przywiązany do swojego stanowiska pracy i to zawsze było jego główną motywacją, aby jej nie zmieniać. Po tylu latach spędzonych na hali produkcyjnej, dodatkowo w stosunkowo nie zmieniającym się środowisku i relatywnie niewielkich zmianach dotyczących jego stanowiska, czuje się znudzony wykonywanymi zadaniami. Rutyna, w jaką popada, wpływa na wyniki jego pracy – kiedyś uznawany za bardzo dobrego i kompetentnego pracownika, obecnie coraz słabiej wypada w ocenie całego zespołu.
Motywowanie polega także na umiejętności zrozumienia i rozróżnienia ja jakim etapie jest pracownik. Należy znaleźć balans pomiędzy tym, że dajemy komuś wolna rękę, a tym, kiedy przychodzi moment, że ta osoba potrzebuje znów naszej uwagi, tak aby nie stracić zaangażowania i motywacji, gdy pracownik znudzony już swoją pracą potrzebuje zmiany. I nie chodzi tu o nic wielkiego – czasami po prostu nowe zadanie, niewielkie wyzwanie – pozwoli oderwać się od sztampowej pracy i utrzymać wysoki poziom motywacji. Ludzie cenią sobie Liderów, którzy pozostają z nimi w ciągłej interakcji – co oznacza w praktyce, że są ich szefem, ale też mentorem i przewodnikiem.
Budować silne związki między ludźmi i utrzymywać zespołowe zaangażowanie
Lider jest w równym stopniu skoncentrowany na ludziach, jako podmiotach w organizacji, jak też na realizacji wytyczonych celów. Potrafi zauważać zespołowe konflikty i wychodzić im naprzeciwko – tak aby zespół tworzył jedną zwartą całość.
W firmie X po ocenie rocznej wypłacane są premie zależne od wyników ocen. Podczas ostatnich rozliczeń okazało się, że z zespołu produkcyjnego tylko część pracowników otrzymała premię. To spowodowało poruszenie z zespole: rozpoczęły się ciche rozmowy na przerwach i w szatniach wśród pracowników niżej ocenionych, dywagacje dotyczące powodów przyznania premii pozostałym członkom zespołu. Plotki zaczęły rodzić konflikty pomiędzy pracownikami – coraz częstsze kłótnie, donoszenie na siebie nawzajem do Mistrza Zmiany, spychanie odpowiedzialności za zadania zespołu, a nawet skargi do wyższej kadry zarządzającej jednych pracowników na innych.
Lider w tym zespole mógł zaradzić temu konfliktowi już na etapie wypłat – gdyby pojawiła się jasna i klarowna informacja dotycząca tego kto i za co będzie nagradzany. Na etapie konfliktu natomiast ważna jest interwencja, skonfrontowanie zwaśnionych stron i wzmacnianie zespołu jako całości. Grupa skonfliktowanych ludzi przestaje bowiem tworzyć zespół, tracimy więc tym samym efekt synergii, a więc i efektywność zespołu. A dodatkowo: bądź uczciwy wobec zespołu. Obiecuj, tylko to co jest możliwe do zrealizowania. Obietnice nie zrealizowane będą pamiętane najbardziej!
Co jednak najważniejsze, poza wymienionymi tu przykładami, lider to wzór. Cechą charakterystyczną lidera jest to, że ludzie chcą go naśladować oraz łatwo poddają się jego przywództwu. To jednak on przede wszystkim powinien być przykładem tego jak się zachowywać w pracy, jak postępować w relacjach, jakim być w stosunku do firmy w której pracuje. Jeśli postawa lidera nie będzie wykazywała zaangażowania, jeśli nie będzie on zmotywowany pracy, jeśli nie będzie wierzył w swoich ludzi i okazywał im tego – ciężko oczekiwać, że silny będzie jego zespół. Ludzie oczekują od swych przywódców pomocy w wykonaniu wspólnego zadania, wypracowania zasad współdziałania w zespole oraz reakcji na poszczególnych członków grupy i zaspokojenia ich potrzeb. Nie można jednak myśleć o przywództwie bez dawania przykładu. Może ono przybierać różne formy, ale musi mieć miejsce. Lider powinien dawać przykład, a nie stawiać siebie za przykład. Może bowiem dawać przykład w sposób nieświadomy, jako wyraz tego kim jest, w przeciwieństwie do zachowania zmierzającego do wywołania skrupulatnie obliczonego efektu. I pamiętaj, że identyfikacja z zespołem motywuje do działania sama w sobie!
