Zarządzanie czasem – dlaczego szkolenia nie działają? – cz. 1

Czemu służą szkolenia z zarzązenia czasem

Chcesz być bardziej efektywnym, skutecznym, produktywnym, dostępnym, uchwytnym? Chcesz bardziej komfortowo pracować, mniej się stresować, mieć więcej czasu dla siebie a może bliskich? Czego oczekuje do Ciebie Twój szef, współpracownicy, podwładni? Czego oczekują Twoi bliscy?

Czego pragniesz Ty sam?

Niezależnie jakie są powody tego, że czytasz te słowa, niezależnie od tego jakiej zmiany aktualnie pragniesz, jednym z częściej wybieranych sposobów na osiąganie takich rezultatów jest praca nad doskonaleniem zarządzania czasem.

Służyć temu mają szkolenia z zarządzania czasem. Co jednak zrobić, by faktycznie były skuteczne?

Oczekiwany efekt w postaci efektywniejszego zarządzania czasem wymaga, oprócz znajomości narzędzi i technik zarządzania czasem, wzięcia pod uwagę wielu innych czynników, paradoksów m.in.: faktu, że zarządzanie czasem to nie pojedyncza umiejętność, ale wypadkowa posiadania określonej kombinacji umiejętności; motywacji do zmiany stylu życia; profitów, na których utratę jesteśmy narażeni w skutek zmiany aktualnego sposobu organizowania swej aktywności.

Warto wziąć pod uwagę posiadanie indywidualnej wizji lub fakt jej braku, posiadanie lub nie celów długoterminowych i jasności roli stanowiska na którym się pracuje. Istotne są również indywidualne przekonania na temat siebie i świata, w tym w szczególności przekonania dotyczącego czasu, którym chcemy zarządzać. Ponadto warto uwzględnić indywidualny sposób przeżywania czasu i związaną z nim specyfikę zarządzania czasem. Z takiej perspektywy klasyczne szkolenia prezentujące jedynie narzędzia i techniki zarządzania czasem nie są skutecznym sposobem na lepsze zarządzanie czasem. W przeciwieństwie do nich szkolenia ekologiczne, obejmujące powyższe zagadnienia, gwarantują większe prawdopodobieństwo pożądanych zmian w tym obszarze.

Gwarantują, że prócz metod i technik zarządzania czasem dotkniemy tego, co warunkuje ich wykorzystanie: motywacji i kierowania sobą w życiu. Przyjrzyjmy się w skrócie poszczególnym paradoksom.

Od tego jak przeżywasz czas zależy jak będziesz nim zarządzać. Fenomenologia czasu.

Czy czas jest dla Ciebie czwartym wymiarem, czy też abstrakcją podzielaną przez wszystkich ludzi? Abstrakcją której jesteśmy niewolnikami, a może panami? Odpowiedzi na te pytania są ważne, ponieważ od tego jak indywidualnie przeżywasz czas, jak go odbierasz, od tego jak o nim myślisz, zależy to, jaką masz nad nim kontrolę.

Każdy z nas inaczej spostrzega następstwo zdarzeń, inaczej też spostrzega siebie w stosunku do czasu.

Jedni potrafią wyraźnie spostrzegać przeszłość, teraźniejszość i przyszłość. Innym przeszłość lub przyszłość nagle wyłania się z nicości. W konsekwencji w różny sposób podejmujemy decyzje dotyczące teraźniejszości – tego co tu i teraz robić, inaczej przewidujemy, inaczej też uczymy się z wcześniejszych doświadczeń. To, co jednym przychodzi z dużą łatwością, dla innych jest prawie niemożliwe, nieosiągalne. Ocena wagi zbliżających się zdarzeń dla jednych jest prosta, intuicyjna, nawykowa. Te osoby potrafią szybko i trafnie podejmować decyzje związane z tym, co w danej chwili się zaangażować. Umieją, używając nomenklatury Eisenhowera, zidentyfikować zadania niepilne, ale ważne, w które zaangażują swą energię, ale i te, które jako pilne, ale nieważne delegują. Dla innych jest to nie lada wyzwanie.

Od tego jak przeżywasz czas zależy w dużej mierze powodzenie w zarządzaniu swym czasem. Możesz znać techniki zarządzania, ale bez świadomości czym dla Ciebie jest czas, jak go doświadczasz, nie uda się dobrać metod, narzędzi i skutecznie ich wykorzystać na co dzień.

Rozwój umiejętności to punkt wyjścia i dojścia

Mówiąc o zarządzaniu czasem często myślimy w kategoriach pojedynczej umiejętności. Jednak zarządzanie czasem jest efektem wykorzystania określonej kombinacji posiadanych umiejętności. Budowanie wizji, formułowanie celów, planowanie i ustalanie priorytetów, organizacja własnej aktywności w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca – to tylko kilka z nich. Dla stałego podnoszenia efektywności przydatne jest także uczenie się, obserwacja skutków, analiza i określanie pożądanych zmian, ale także np. delegowanie, asertywność. Złożony efekt w postaci skutecznego zarządzania czasem wymaga pracy na wielu obszarach. Przyglądając się temu jak do tej pory funkcjonowaliśmy w czasie, jak nim zarządzaliśmy, możemy odnaleźć określone wzorce, nawyki, emocje im towarzyszące oraz zidentyfikować sposób myślenia, przekonania na temat świata, innych ludzi i siebie. Idąc tą drogą można odnaleźć jedną, dwie kluczowe płaszczyzny, czy obszary, w których praca przyniesie spektakularne zmiany. Które obszary są kluczowe? U każdego inne. U jednych osób będzie to problem z podejmowaniem decyzji dotyczącej naczelnego wyboru: w co zaangażować swą energię kiedy alternatywy są równie atrakcyjne. Dla innych osób może to być trudność w sformułowaniu osobistej wizji i celów z niej wynikających. I nie chodzi o jakiekolwiek sformułowanie, ale takie, które wydatnie zwiększa prawdopodobieństwo realizacji. Dla części osób kluczowy obszar to trudność w planowaniu. Dla jeszcze innych osób może to być nieumiejętność powiedzenia „nie”: współpracownikom, klientom, podwładnym etc. Dla jeszcze innych (tych osób jest statystycznie najwięcej) kluczowym wyzwaniem będzie jak chcieć i systematycznie, krok po kroku, realizować plan osiągania celów wypływających nawet z bardzo porywającej wizji.

Uczestnicy szkoleń, to nie są te osoby które z zarządzaniem czasem mają największe problemy. Kwestia motywacji do zmiany.

Bez wielkiego ryzyka postawiłbym tezę, że osoby uczestniczące w szkoleniach to nie jest ta grupa, która najbardziej potrzebuje lepszego zarządzania czasem. Ci z nas, którzy dobrze kontrolują czas, intuicyjnie stosują wypracowane przez siebie sposoby na “ujarzmienie” czasu. Uczą się tych sposobów z doświadczeń własnych, współpracowników, znajomych. Motywacja ich jest tak duża że … pojawiają się na szkoleniach, by jeszcze lepiej zarządzać czasem. Mają oczywiście niezwykle ważne dla skuteczności szkolenia przekonanie, że można kierować sobą w czasie, że to JA mogę to zrobić, że są na to sposoby, a poznanie ich pozwoli zrealizować ten cel. Oczywiście ci z nas, którzy należą do tej grupy korzystają ze szkoleń, ale dzieje się to w ograniczonym zakresie. W znakomitej większości przypadków nawet bez szkolenia całkiem nieźle radzilibyśmy sobie formułując osobistą wizję i cele swych dążeń, planując, ustalając priorytety i podejmując optymalne czasowo decyzje podczas realizacji planu. Szkolenie u tych osób wzmacnia coś w czym i tak są sprawni. Jednak dla tych, którzy w mniejszym stopniu panują nad swoim czasem, szkolenie to nie będzie już tak skuteczne.

Zarządzanie czasem to także determinacja w formułowaniu i weryfikacji swej wizji, celów, a co szczególnie trudne dla niektórych osób – planowanie oraz dzień, po dniu, miesiąc po miesiącu i realizowanie tych planów. Motywacja jest jednym z bardziej niedocenianych czynników skutecznego zarządzania czasem. Bez pracy nad motywacją trudno oczekiwać efektów w postaci stosowania choćby i najbardziej sprawdzonych narzędzi i metod zarządzania czasem. Paradoksalnie na ten aspekt zarządzania czasem często nie wystarcza czasu na szkoleniach. Zamiast tego mamy przegląd metod bez pracy nad ich wdrożeniem. W efekcie wiemy, co moglibyśmy wykorzystać, ale nie wiemy jak.

Autor: Wiesław Porosło