Jak być wirtuozem zarządzania czasem?

Problemy z czasem w jakimś stopniu dotyczą każdego. Kto nie powiedział nigdy „Nie mam czasu”,„Nie zdążyłem”, „Zabrakło mi na to czasu” czy „Gdyby tylko doba była dłuższa…” albo „Chciałabym nie musieć spać…”? Jak każdy masz do dyspozycji 24 godziny na dobę.

To, jak je wykorzystasz, jest już sprawą indywidualną. Co sprawia, że tak trudno nie zmarnować tego czasu i wywiązać się ze wszystkich obowiązków?

Przyjrzyjmy się kontroli i perspektywie – dwóm czynnikom, które mogą wspierać lub utrudniać skuteczne zarządzanie sobą w czasie, podnosić lub obniżać produktywność menedżerów w życiu zawodowym, a co za tym idzie również ich pracowników.

Kiedy życie jest zbyt kontrolowane, robi się go coraz mniej do kontrolowania – Cla­ris­sa Pin­ko­la Estés

Poznajmy Michała – lidera pięciodobowego zespołu analityków finansowych.

Doskonale panuje nad swoimi obowiązkami, nic mu nie umyka. Ma jednak wrażenie, że członkowie jego zespołu mogliby mieć bardziej uporządkowane podejście do swoich zadań. O bałaganie na biurkach już im nie ma siły wspominać, ale innych spraw tak łatwo nie odpuści. Nie może zrozumieć, że musi im za każdym razem przypominać, żeby szczegółowo planowali dzień pracy i wykonywanie zadań. Przecież wszystko można przewidzieć i zaplanować, prawda? Dlaczego nie jest oczywiste, że każda czynność powinna być szczegółowo opisana w raporcie? I jeszcze te krzywe spojrzenia, gdy pyta jak im idzie, czy w czymś pomóc albo ma cenną wskazówkę.

Mocno kontrolujący menedżer może przeszkadzać swoim podwładnym nieustannymi pytaniami o postępy, ofertami pomocy czy radami, jak lepiej wykonać zadanie. Żądanie szczegółowych planów i raportów może sprawić, że pracownicy spędzą lwią część swojego czasu pracy nie na najważniejszych zadaniach, ale na przygotowywaniu tych dokumentów. Oczywiście tworzenie struktury jest ważne i potrzebne dla porządku i efektywności. Jednak w przesadnej formie prowadzi do hamowania twórczości, braku wizji i spadku motywacji zespołu.

Czy pracownik męczący się nad kolejnym sprawozdaniem, a później spieszący się z wykonaniem najważniejszych zadań, znajdzie czas i chęć na zaproponowanie nowej przydatnej idei?

Czy w takim razie odległe cele, wizja i perspektywa to najlepsze rozwiązanie?

Przyjrzyjmy się i tej perspektywie.

The sky is the limit, czyli niekończące się możliwości

Krzysztof to wizjoner.

Na razie zarządza niewielką firmą usługową, ale lubi myśleć o sobie, jako przyszłym polskim Stevie Jobsie. W jego firmie jedyną stałą rzeczą jest zmiana, gdyż nieustannie wpada na obiecujące pomysły. Chce je natychmiast przetestować, przecież nie ma na co czekać. W związku z tym cele i strategia często się zmieniają, a pracownicy muszą elastycznie na te zmiany reagować. Nie lubi ich kontrolować, więc nie traci czasu na poznawanie ich celów czy czytanie sprawozdań. Krzysztof nie rozumie tylko, dlaczego entuzjazm zespołu jest mniejszy niż jego własny.

Dlaczego oni krzywią się na taki rewolucyjny pomysł? Przecież jest o niebo lepszy od tego z ubiegłego tygodnia.

Menedżer i zarząd tworzą środowisko pracy, od którego w znacznym stopniu są zależni pracownicy. W chaotycznym środowisku bez naczelnego celu trudno jest im uporządkować swoje zadania. Nie mogą wiele zaplanować, bo strategia często się zmienia. Menedżer, który nie planuje strategicznie w dłuższej perspektywie czasowej, nie wymaga planowania od swoich podwładnych, więc nie wszyscy znają swoje cele i priorytety w pracy. Bardziej zorganizowani pracownicy zrobią to na własną rękę, ale będzie to działanie mało efektywne w zmiennych warunkach.

Brak satysfakcji z ukończenia zadań i dewaluowanie aktualnych projektów demotywują. Oczywiście trwanie w miejscu jest przepisem na stagnację, nie na sukces. Jednak to ogólna strategia wyznacza kierunek działań i porządkuje pracę.

Brak struktury i zmieniające się priorytety sprawiają, że nie wiadomo jaki poziom wykonania jest wystarczająco dobry. Perfekcjoniści tracą czas nad doskonałym wykonaniem zadań, które nie są kluczowe, podczas gdy mniej dokładni nie przykładają się nawet do strategicznego zadania, bo nie mają świadomości jego aktualnego znaczenia.

Co w takim razie sprzyja produktywności zespołu?

O Katarzynie, liderce zespołu sprzedażowego, można powiedzieć, że jest wirtuozem zarządzania sobą w czasie.

Potrafi elastycznie dostosować się do wymogów sytuacji. Jest trochę wizjonerem, gdy pracuje nad strategią, generuje nowe pomysły i wyznacza śmiałe dalekosiężne cele. Jednak ma w sobie też trochę kontrolującego menedżera, gdy dba o bieżące wykonywanie zadań. Posługuje się listami zadań, by mieć pewność, że nic nie umknie jej uwadze. Jeśli czegoś nie robi, to w skutek świadomej decyzji, nie zaś przez przeoczenie czy zaniedbanie. Mocniej kontroluje pracę nowych członków zespołu, gdy jeszcze się uczą lub stają przed wymagającym zadaniem. Z drugiej strony stymuluje do kreatywności pracowników, którzy sprawnie działają, lecz nie mogą ani na chwilę wyjść poza sztywne ramy swojej rutyny.

Złotym środkiem jest rozsądny poziom kontroli i perspektywy, który daje wiedzę dokąd zmierzam, ale jednocześnie pozwala kontrolować sytuację i wykonywać zadania prowadzące do celu.

Od czego zacząć zmianę, by zostać wirtuozem zarządzania czasem?

Zupełne podstawy to wiedza o metodach zarządzania czasem oraz znajomość swoich mocnych i słabych stron w tym zakresie. Tego można nauczyć się na intensywnym szkoleniu lub wyczytać w inspirującej książce i samodzielnie sobie przemyśleć. Niestety zmiany nawyków nie dzieją się same. Jeśli masz motywację do działania w tym obszarze, to może Ci to wystarczyć, by wprowadzić zmianę w swoim życiu. Ale czy wystarczy Ci zapału, gdy pojawią się trudności?

Czy nie wrócisz wtedy do doskonale Ci znanych wcześniejszych nawyków?

Wsparciem dla Twojej motywacji w zmienianiu sposobu zarządzania sobą w czasie może mentor – bardziej doświadczony pracownik, który podobne zmiany przeszedł z sukcesem i teraz może wspierać Twój rozwój. Jeśli nie możesz skorzystać z pomocy mentora, poproś kolegę na podobnym stanowisku o pomoc. Już systematyczne pytanie o Twoje postępy i szukanie rozwiązań pojawiających się trudności będzie wzmacniało Twoją motywację, by nie poddać się w procesie zmiany.

Od czego zaczniesz?

Wszystko w Twoich rękach.