Przejrzyście zamiast mgliście

 I u mnie, jak i u innych chcących, za tą dobrą w sobie chęcią idzie często zły nawyk pisania i wypowiadania się w sposób skomplikowany. Wykorzystywane słownictwo (im bardziej hermetycznie tym lepiej), składnia (im bardziej skomplikowana tym lepiej), zdania (im dłuższe i wielokrotnie złożone tym lepiej) mają na każdym kroku potwierdzać erudycję i głęboką znajomość tematu. Tak głęboką, że nieprzeniknioną dla niewtajemniczonego odbiorcy komunikatów.

Ten przykry nawyk nie obcy jest także prezenterom. Ogromna większość z nich, chcąc być spostrzegana jako profesjonaliści, komplikuje swoje wypowiedzi.

Być może także Ty masz taki zwyczaj? Jeśli sam nie chcesz się do tego przyznać, to z pewnością znasz takich menedżerów w firmie czy współpracowników, którzy wręcz lubują się w komplikowaniu swoich przekazów. Prawda?



Tymczasem odbiorcy prezentacji potrzebują czegoś wręcz odwrotnego. Oczekują prostych i jasnych przekazów, które w dodatku są czytelne od samego początku spotkania. Warto iść za tym oczekiwaniem. Odbiorca Twoich prezentacji będzie Ci wdzięczny za upraszczanie ich treści.

Jak zadbać o przejrzystość prezentacji? Możesz to zrobić na kila sposobów. Ja stosuję trzy z nich:

1. Jak najwcześniej przedstawiam ideę do jakiej chcę przekonać odbiorcę.
2. Stosuję krótsze zdania zamiast dłuższych.
3. Wykorzystuję zrozumiałe dla każdego terminy i zwroty.

Dlaczego proponuję te sposoby i co możesz dzięki ich zastosowaniu zyskać?

Ad 1. Przedstawienie na początku prezentacji idei, tezy, czy wniosku z prezentacji co najmniej na dwa sposoby pomaga osiągnąć cel prezentacji: 

• Po pierwsze: porządkuje Twoją uwagę – koncentrujesz się od samego początku na tym, do czego chcesz przekonać odbiorcę minimalizując ryzyko niepowiedzenia wprost o tym, do czego chcesz go skłonić i mówienia o tym, co z perspektywy celu prezentacji jest nieistotne.
• Po drugie: analogicznie kierunkujesz uwagę odbiorcy, więc od samego początku wiedzą o co Ci “chodzi”, a wiedza ta pomaga im skupić się na argumentach jakie przedstawisz. O wiele łatwiej im podążać za Tobą i ulec Twojemu wpływowi.

Ad 2. Co z krótkimi zdaniami? Krótkie zdania pomagają także na dwa sposoby realizować cel prezentacji:

• Z jednej strony to właśnie one zwiększają przejrzystość przekazu. Im dłuższe i bardziej skomplikowane zdania, tym większe ryzyko, że między nimi ukryje się sens. Dyscyplina krótkich zdań zmusza Cię do precyzyjnego i klarownego wyrażania się.
• Z drugiej strony krótkie zdania są przyjaźniejsze dla mózgu odbiorcy. Kiedy wypowiadasz się pojedynczymi zdaniami, uwaga odbiorcy nadąża za Twoim tokiem. Jedno zdanie – jeden przekaz. Krótkie, treściwe zdania pomagają także w zapamiętaniu tego co najważniejsze. Tylko to jest wypowiadane. Reszta, czyli wata słowna znika. Im mniej słów, tym większa szansa na zapamiętanie.

Ad 3. Prosta terminologia zwiększa szansę na zrozumienie przekazu przez każdego uczestnika. Dlaczego? Z dwóch powodów:

• Czy zdarzyło Ci się, że Twoi odbiorcy pytali o wyjaśnienie użytych terminów? Większość odbiorców prezentacji nie prosi o tłumaczenie niezrozumiałych słów. Słysząc wyrazy, których nie rozumieją lub nie w pełni rozumieją po prostu milczą. A co, jeśli brak zrozumienia terminu, który jest kluczowy, powoduje że cała prezentacja staje się niejasna lub nieprzekonująca? Słownictwo, zrozumiałe dla dr hab. Kowalskiego nie musi i nie jest zrozumiałe dla Kowalskiego. W dodatku Kowalski nie piśnie nawet słówkiem, że czegoś nie rozumie.
• Nawet jeśli Twoja prezentacja jest wyzbyta z terminologii naukowej możesz odbiorcom utrudniać zrozumienie przekazu przez stosowanie branżowego czy firmowego żargonu. Bardzo wielu prezenterów ma tendencję do “zaśmiecania” swoich wypowiedzi nowomową, która jest zrozumiała w wąskich gronach – wśród specjalistów czy tej samej organizacji. Zwyczaj ten jest podstępny, gdyż zazwyczaj nieświadomy dla prowadzących. Ponieważ na co dzień słyszą i posługują się określonym słownikiem to wydaje im się, że wszyscy inni także posługują się tym samym zasobem terminów. Nawet nie przypuszczają, że może być inaczej. Po prostu mówią językiem, którym przesiąknęli. Dopiero konfrontacja z kimś z zewnątrz – z innej branży, innej organizacji uświadamia niezrozumiałość ich prezentacji. Jeśli odbiorcami Twojej prezentacji nie są naukowcy, Twoi bliscy współpracownicy czy specjaliści wąskich dziedzin, warto byś stosował proste terminy. Najprostsze z możliwych.

1. Ideę, do której chcesz przekonać odbiorców przedstawisz na początku prezentacji.
2. Będziesz używać jak najprostszych zdań. Najlepiej pojedynczych.
3. Terminy jakich użyjesz będą zrozumiałe nawet dla gimnazjalisty.

Powodzenia i daj znać jak te wskazówki działają w przypadku Twoich prezentacji.