Ocena 360 stopni - zbędny wydatek czy wartościowa inwestycja?

Ocena... brrr, samo słowo już piętrzy problemy w głowie. A jeśli mamy na myśli ocenę kadry zarządzającej, to wchodzimy już w etap bólu migrenowego. Po co nam ta ocena? Co oceniać? Jak? Co z tym zrobić? Jak skutecznie przekazać informację zwrotną? Jak sprawić, żeby ocena przyniosła jakiś efekt? To tylko kilka z wielu pytań, które cisną się na usta...

Ocena 360 stopni - zbędny wydatek czy wartościowa inwestycja?

Jeśli już dojdziemy do wniosku, że potrzebna jest nam ocena kompetencji - zastanawiamy się nad metodą. Coraz bardziej popularne są oceny 360 stopni, ale czy to tylko moda? Jest to na pewno metoda angażująca zarówno pieniądze, jak i cenny czas - czy warto ponieść ten koszt? A może prostszym, tańszym i równie efektywnym rozwiązaniem będzie po prostu ocena przełożonego?

Czy uruchamianie tak dużego projektu to zbędny wydatek czy wartościowa inwestycja?

Ocena przełożonego a pełna ocena otoczenia

Z dziennika Szefa: "Kto zna lepiej moich dyrektorów, kierowników niż ja sam? Przecież obserwuję ich codziennie, widzę wyniki ich pracy, mam o nich wyrobioną opinię. To ja podejmuję decyzje, ja wdrażam strategię rozwoju firmy, więc moja ocena ma tu największe znaczenie. Ocena 360 stopni jest tu stratą czasu i pieniędzy, wszystkie potrzebne dane są w mojej głowie."

Dane? A może po prostu opinie, wnioski z ułamka sytuacji, w których masz szansę zaobserwować zachowanie swoich menedżerów? Nie jesteśmy w stanie być cieniem każdego. Uczestniczymy wspólnie w wybranych sytuacjach i na nich oraz na zasłyszanych opiniach opieramy swoją ocenę. Większość swoich zadań menedżerowie wykonują bez obecności szefa, w kontakcie ze swoim zespołem, współpracownikami, klientami czy dostawcami. Jeśli nie poznamy ich oceny, nie dowiemy się, że menedżer, np.: realizuje swoje cele kosztem celów współpracowników, nie daje informacji zwrotnej swoim pracownikom i blokuje ich rozwój, klienci dzwonią tylko do niego - omijając jego dział czy też że służy pomocą wszystkim i rozwiązuje problemy leżące poza jego obszarem odpowiedzialności. Takich informacji może być wiele (pozytywnych lub negatywnych) i będą one podstawą do podejmowania decyzji dot. rozwoju menedżera czy określenia jego roli w realizowaniu strategii firmy. W ocenie 360 stopni mamy możliwość poznania różnych punktów widzenia przedstawicieli całego otoczenia menedżera, możemy wejść w sytuacje, w których nie ma nas osobiście. Szerokie spojrzenie na kompetencje menedżera będzie urealniało ocenę i pokazywało znaną nam osobę w zupełnie nowym świetle. Inwestujemy w solidną dawkę informacji, które posłużą do planowania kolejnych kroków rozwoju firmy.

Samodzielne poszerzanie punktu widzenia a ocena 360 stopni przeprowadzona przez firmę zewnętrzną

Z dziennika Szefa: "No dobrze, skoro opinie innych są takie ważne, to przecież mogę sam lub przy pomocy działu HR wypytać otoczenie menedżera o opinie o nim. Nie potrzebuję do tego zewnętrznej firmy, aplikacji on-line i przede wszystkim kolejnej faktury do zapłacenia."

Oczywiście możemy zapytać o opinię kilka zaufanych osób, ale czy wtedy otrzymamy pełny obraz? Zazwyczaj zwrócimy się wtedy do osób patrzących na świat przez podobne do naszych okulary - łatwiej będzie nam z nimi porozmawiać. Jednak nie poszerzy to dostatecznie obrazu menedżera, będziemy w tych rozmowach podświadomie szukać potwierdzenia naszych opinii.

Możemy również sami zaprojektować i przeprowadzić badanie ankietowe. Weźmy pod uwagę kilka kwestii - potrzebne są czas, zaangażowanie i wiedza w następujących obszarach:

  • przygotowanie do badania (przecież musimy wiedzieć o co pytać, co właściwie oceniamy, w jaki sposób będziemy to oceniać)
  • przeprowadzenie badania - zbieranie informacji, ankiet (tu też potrzebne będzie wsparcie informatyczne), bieżąca komunikacja, dopinanie terminów
  • opracowanie raportów na podstawie ankiet
  • przygotowanie i przeprowadzenie sesji informacji zwrotnych oraz zaplanowanie dalszych działań

Czy mamy na to odpowiednie zasoby w organizacji?

Jest jeszcze jedna istotna kwestia - poczucie bezpieczeństwa w wyrażaniu swojego zdania, które wspierane jest przez poczucie anonimowości oceny. Oczywiście możecie zapewniać, że potraktujecie tę ocenę anonimowo, jednak posiadając wszystkie dane w firmie trudno jest zbudować to poczucie u pracowników. Nie będą oni w pełni ufać tym zapewnieniom. Z mojego doświadczenia wynika, że w projektach wewnętrznych dużo łatwiej o "laurki" zamiast realnych ocen, ze względu właśnie na wątpliwości dot. anonimowości oceny. "Laurka" z samymi najlepszymi ocenami nie będzie dla nas wartościową informacją. Osoby z otoczenia zewnętrznego również chętniej podzielą się uwagami z kimś z zewnątrz niż z przedstawicielem dostawcy czy klienta (czyli z nami).

... A tak z ręką na sercu: nie korciłoby Was żeby zajrzeć do ankiet i spiąć je z autorami? Dowiedzieć się kto tak ocenił Kowalskiego, albo kto tak myśli o nas samych?

Oddanie procesu firmie zewnętrznej powoduje, że nie angażujemy tylu środków (czasu, zaangażowania, wiedzy), a badanie przygotowane jest przez ekspertów, więc możemy być spokojni o jego jakość (o ile dobrze wybraliśmy dostawcę). Dodatkowo otrzymujemy gotowe rozwiązania informatyczne i zapewnienie anonimowości badania.

To co będzie oferował nam dobry dostawca, to uzupełnienie badania ankietowego wywiadem kompetencyjnym z przedstawicielami osób oceniających. Pozwoli to na odpowiednie uszczegółowienie oceny, opacie jej na konkretnych sytuacjach i urealnienie obrazu menedżera. To jest kolejny element, który realizowany wewnętrznie, pochłonąłby dużą ilość czasu dobrego specjalisty i mógłby dać zafałszowany obraz: przecież nie będę "skarżyć" HR-owi lub pogrążę go w oczach HR-u, a jeśli wywiady prowadzi szef - to już w ogóle muszę uważać na to co mówię. Dodatkowo osoba z zewnątrz nie będzie miała wyrobionej już wcześniej opinii o osobie ocenianej i nie będzie patrzeć na nią przez pryzmat dotychczasowej współpracy.

Firma zewnętrzna zapewnia również raporty indywidualne, które są podsumowaniem badania ankietowego i wywiadów. Jest to pełne opracowanie, mogące być podstawą dalszego rozwoju managera i materiałem, do którego zawsze można będzie wrócić (nawet gdy pamięć o informacji zwrotnej się zatrze). Tak bogaty materiał zazwyczaj nie jest wypracowywany wewnętrznie - nie ma na to czasu, ani osób za to odpowiedzialnych. Dodatkowo otrzymujemy zbiorcze statystyki ocen, które pozwolą nam zastosować wyniki oceny do różnych celów.

Jeśli więc chcemy otrzymać realne wyniki i pełną ocenę kadry zarządzającej - powierzenie procesu dobremu dostawcy, będzie naszą inwestycją.

Informacja zwrotna w zwykłym trybie a informacja zwrotna po ocenie 360 stopni

Z dziennika Szefa: "Przecież mówimy o ocenie menedżerów - to są dorośli ludzie, którzy sami muszą umieć oceniać pracowników, więc ocenią też siebie, niepotrzebna im ta cała informacja zwrotna. Poza tym ja oczywiście mówię im jak coś jest nie tak, a oni jakoś nie biorą tego do siebie, nic z tego nie wynika. Po co więc za to płacić?"

Nic nie zastąpi solidnej informacji zwrotnej od przełożonego - tej bieżącej oraz okresowej. Informacja zwrotna po ocenie 360 stopni może jednak w znaczący sposób wzmocnić efekt rozmowy z szefem i przygotować obie strony na tę rozmowę. Po przeprowadzeniu badania każda ze stron otrzymuje materiał do rozmowy, informacja zwrotna jest więc oparta o konkretne dane. Podczas rozmowy z konsultantem menedżer dowiaduje się jak jest widziany innymi oczyma, jak różni się ten obraz od samooceny. Nie można tu już wykręcać się uprzedzeniami rozmówcy czy jednowymiarowym postrzeganiem, są to informacje, które trudniej odrzucić. Podczas sesji informacji zwrotnej analizujemy cały uzyskany obraz i pogłębiamy świadomość menedżera odnośnie swojej pracy. Rozmowa ta przygotowuje również do spotkania z szefem - pozwala sformułować pytania, porządkuje oczekiwania. Oczywiście sesja nakierowana jest na przyszłe działania w celu wykorzystania zidentyfikowanych mocnych stron i pracy rozwojowej.

Dzięki temu szefowi pozostaje tylko w rozmowie z menedżerem podsumować ocenę sformułować swoje oczekiwania, skonkretyzować dalsze działania i zaplanować ich monitorowanie.

Podsumowując, ocena kompetencji metodą 360 stopni, przeprowadzona profesjonalnie, jest dla nas kopalnią informacji, dużym wkładem w podnoszenie samoświadomości kadry zarządzającej i podstawą do budowania konkretnych planów rozwojowych. Planując rozwój firmy musimy go oprzeć na solidnej dawce kompetencji - inwestując w ocenę 360 stopni uzyskujemy pełny ich obraz, który możemy wykorzystać do zaplanowania sposobu realizacji strategii naszej organizacji.